La planificación del calendario vacacional ha evolucionado. La creación de softwares de gestión laboral automatizan los registro de horarios y además, la coordinación de las vacaciones.
Hacer el calendario de vacaciones es una tarea del departamento de Recursos Humanos de cada empresa. Así como, el registro laboral del cumplimiento de la jornada. En los sistemas de registro se logra integrar una gestión completa de horarios, turnos y vacaciones.
La planificación del calendario vacacional y el registro laboral
Con los cambios en las leyes se ha logrado ofrecer mayor seguridad laboral a los trabajadores. Por ello, es obligatorio que la empresa lleve un registro de entrar y salida a la jornada laboral. Entonces, al emplear un sistema automatizado, se crean tarjetas virtuales para almacenar el registro.
Con el registro de las tarjetas virtuales en el sistema se integran la planificación de vacaciones y el cálculo de días. Permitiendo a la empresa lograr ahorrar tiempo en la gestión de coordinación y evitar errores. Todo el proceso cumple con la normativa vigente.
El Real Decreto 8/2019 obliga al registro de la jornada laboral diariamente, donde deben quedar almacenados los datos de ingreso y egreso del trabajador. Además de esta información, se exige que la información se conserve durante 4 años como mínimo. Así como se debe llevar este control de horario de forma obligatoria, el registro y control de las vacaciones es del mismo modo importante.
Cada compañía implementa el sistema de registro de jornada laboral que le conviene, pero debe cumplir ciertos parámetros. Usualmente, estos sistemas son configurados para dar o no acceso a algún empleado. Al tener un sistema que permite el registro de las vacaciones, se puede programar para que no otorgue permisos de entrada a ciertos empleados. Es decir, que los días de descanso el empleado por ningún motivo podrá ingresar a la compañía con sus datos de acceso.
¿Cómo planificar el calendario vacacional?
No es una tarea sencilla, el equipo que conforma Recursos Humanos debe conciliar de manera efectiva los intereses de la empresa y los empleados. Que todos queden completamente satisfechos con el resultado final.
Anteriormente, era común que las empresas cerraran sus puertas durante el mes de agosto, así todos los empleados tomaban sus días libres. Pero al final esto no es conveniente para la empresa, por lo que se comenzaron a organizar estos días en diferentes semanas o quincenas. Y es justo allí dónde comienza el conflicto.
Algunos querrán compartir con sus parejas, que las vacaciones coincidan con las escolares, otros ya tendrán el paseo planificado para el verano. Pero no todos podrán estar libres en los días que tienen pensado, es por ellos que existe la planificación del calendario laboral.
La ley española contempla las normas que rigen la planificación y aplicación de las vacaciones. Sin embargo, esto también queda de parte de la empresa y los empleados, pues deben acordar un arreglo que convenga a ambos.
Base legal
En el marco legal laboral, las vacaciones y días libres forman parte de los derechos más importantes para los trabajadores. Y se encuentran reguladas en el Estatuto de los Trabajadores, un conjunto de normas bajo las que se rigen empresas y empleados.
El Estatuto de los Trabajadores es una ley española que regula todos los temas y sanciones referentes al mundo laboral. Fue aprobada en 1980 y desde entonces ha pasado por varios cambios, siendo su más reciente modificación en noviembre del año 2015. Dispone de tres títulos y cada uno dividido en capítulos y secciones que contemplan y agrupan varios artículos.
Su función es recopilar todo lo relacionado con el proceso de realizar un contrato de trabajo; incluyendo firma, obligaciones, derechos, entre otros aspectos. Así como la jornada laboral, horas a cumplir, registro de la jornada, sueldos y salarios, y representación de los trabajadores.
Igualmente, se establece en este documento, que el empleado debe ser notificado de sus vacaciones al menos con un mes de anticipación.
Estatuto de los Trabajadores y las vacaciones: ¿Qué dice?
Para determinar de forma más expedita el momento más adecuado para que cada trabajador tome sus días de descanso, la ley dicta las normas. En el Estatuto de los Trabajadores están las reglas que se deben seguir para evitar sanciones por vulnerar los derechos de los trabajadores. A continuación algunas de estas normas.
Duración
Sobre la duración de las vacaciones, establece que no puede ser menor a 30 días naturales, aunque esto se habrá determinado en el contrato colectivo. De cualquier manera, se debe negociar con el empleado, de modo que sea beneficioso para él también.
Al hablar de 30 días naturales, se incluyen los domingos y días festivos no laborables, de modo que sería igual a 22 días laborables. En la actualidad, no se puede comenzar este período vacacional en un día marcado como festivo.
¿Se puede elegir los días de vacaciones?
Tal y como se ha mencionado en el apartado anterior, las mismas deben ser acordadas entre el empresario y su empleado. Sin dejar pasar, por supuesto, los convenidos anteriormente en las normativas de la empresa, ya que en algunos casos hay estatutos que las regulan.
Cambios a la planificación del calendario laboral
Esto solo puede hacerse en casos muy excepcionales, como eventos de gravedad, y deben presentarse pruebas que demuestren su veracidad. Pero como norma general, no se puede modificar la planificación una vez hecha y aprobada.
Trabajos de media jornada
La duración de las vacaciones será la misma para un empleado que labora media jornada, que para uno que lo hace a tiempo completo. La razón de este diferencial, es que ya se realiza en el pago del salario que obtendrá el trabajador en sus días de descanso.
Esto se traduce a que el empleado va a recibir un salario equivalente a su jornada de trabajo.
Pago de las vacaciones
Las vacaciones deben ser disfrutadas, y el trabajador no debería exigir un pago en metálico en lugar de gozarlas. Pero como suele suceder, hay excepciones que rompen esta norma:
- Si el contrato se vence antes del disfrute de las mismas, estas serán pagadas. En caso de despido, la empresa no podrá obligar al trabajador a tomarse los días de vacaciones para evitar esta compensación.
- Para los contratos de trabajo temporal, si la duración es inferior a un año, se pagan las vacaciones una vez termina el contrato.
- En el caso de un trabajador que rescinde del contrato después de un período de incapacidad. Se le pagarán estos días vacacionales en caso de no haberlas disfrutado
Caso de enfermedad durante el período de vacaciones
Si el empleado se enferma durante los días de disfrute vacacional, en primer lugar debe acudir al médico. Igualmente, está en el deber de informar de la situación, de modo que se tramite como una baja médica.
A partir de este momento, el empleado comenzará a percibir su salario completo nuevamente. Una vez culmine el tiempo de reposo y esté recuperado, puede negociar nuevamente los días que le quedan. Es importante destacar que estos días tienen una vigencia máxima de 18 meses desde que debieron ser disfrutados.
Criterios que determinan la planificación del calendario laboral
Una planificación vacacional efectiva va a depender de si se han tomado en cuenta ciertos criterios para ello. De esa manera va a resultar útil para la empresa (sin generarle pérdidas) y el empleado.
- Tener en cuenta las necesidades del equipo: Se refiere a no dejar un departamento sin individuos, sino que se turnen las vacaciones.
- Jerarquizar y establecer orden según prioridades: Es una manera simple y expedita de evitar rumores de favoritismo hacia un determinado empleado. Este sistema de prioridades permite que los empleados se turnen el descanso según conveniencia y necesidades.
- Empleados con hijos o pareja: Este parámetro se vincula directamente con el anterior. A los primeros se les prioriza especialmente en la época de vacaciones escolares. Mientras que a los segundos les corresponden al menos 15 días de vacaciones junto a su pareja
- Sistema de rotación: Como su nombre lo indica, es un sistema que va rotando, de modo que, independientemente, el trabajador podrá elegir primero.
- Revisión de las tareas: Antes de iniciar los días de descanso se debe hacer una revisión profunda de las actividades y proyectos en marcha. La idea es no dejar ningún asunto pendiente y evitar las llamadas y correos durante las vacaciones. Además de evitar la interrupción de la ejecución de los proyectos.
- Distribuir las tareas: Una vez el empleado haya tomado sus días, alguien debe cumplir con sus funciones. Lo recomendado es que estas actividades se distribuyan de manera equitativa a aquellos empleados que se mantienen trabajando.
- Planificar de forma justa: No se debe olvidar que todos los empleados tienen derecho a disfrutar de vacaciones. Por lo tanto, es imperativo evitar los favoritismos entre el equipo, pues va a generar mayor malestar que conformidad. Un empleado contento y descansado es sinónimo de productividad.
Seguir estos consejos no garantiza el éxito de la planificación, pero si ayudará en buena medida a tener un ambiente laboral más agradable y saludable.
En resumen, la planificación del calendario vacacional es parte de la gestión que debe cumplir la empresa. El departamento de recursos humanos es el encargado de velar por la realización y cumplimiento de esta planificación. Si bien no es tarea fácil, se debe negociar con los empleados y tomar en cuenta aspectos que harán de esto mucho más sencillo.
El uso de un sistema de registro de jornada permite integrar la planificación de las vacaciones. Una gestión práctica y automatizada que permite a la empresa ser más productiva.
