El control de jornada laboral permite conocer con exactitud el momento de entrada y salida de los trabajadores. Así como los descansos, incidencias y periodo vacacional que los empleados toman. Esto facilita una gestión más exhaustiva del tiempo de trabajo real cumplido, lo que beneficia tanto a empleados como a empresarios. El resultado final es un ambiente laboral mucho más equilibrado.
¿Qué es el control de jornada laboral?
Es un término que habla sobre registrar y almacenar a diario la información sobre el período de trabajo de un empleado. Esto abarca entrada y salida, así como descansos o permisos. Esto permite conocer si no con exactitud, sí con bastante precisión el tiempo que realmente se ha trabajado. Aunque pueda existir un margen de error, da una idea bastante clara sobre la productividad de los empleados.
Como ya te hemos comentado, en la actualidad llevar este control es más simple que hace unos 20 o 30 años. Los avances tecnológicos han sido los responsables de esta evolución. Hoy por hoy, hay una amplia diversidad de sistemas, softwares y hardwares para cumplir con la tarea. De ellos hablaremos más adelante.
Pero, ¿dónde radica la importancia de llevar el control de jornada? Sirve para comprender hasta qué punto los trabajadores han sido efectivos en su labor. Se mide la productividad, y además se lleva cuenta de las horas que deberán ser pagadas cuando llegue el momento.
Es un beneficio que no solo se aplica a las empresas, sino que los empleados podrán conocer a detalle el tiempo que han empleado. Al fin y al cabo se trata de una inversión al poner el tiempo y esfuerzo en una labor y recibir un salario. Es decir, que esta bonificación estará ajustada a los resultados arrojados por el sistema, de modo que mientras más esfuerzo mayor retribución. Esto quiere decir que incluso las horas extras deben ser registradas, de manera que se contabilicen y el departamento encargado pueda cargarlas en nómina.
Igualmente, las empresas podrán garantizar que si un empleado no está cumpliendo con su trabajo de forma adecuada, se puedan tomar medidas correctivas. Al igual que evitan ser víctimas de fraude o engaño al quedar constancia de lo que sucede.
¿Cuál es la relación entre el control de jornada laboral y el registro productivo de empleados?
Aunque pueda parecer que ambos términos tienen el mismo significado, lo cierto es que son dos conceptos diferentes. Pero que tienen una estrecha relación entre sí.
Al llevar un registro completo de la jornada laboral se puede llevar un control de horas trabajadas, así como los descansos. Al igual que queda asentado en el sistema y tiempo improductivo de los empleados
El control de horario se refiere a aquellos sistemas o procesos que se aplican para el seguimiento del horario del empleado. Su finalidad no es otra que garantizar el cumplimiento de la jornada laboral a cabalidad con las horas que han sido pactadas.
Realizar un correcto control de jornada laboral es un procedimiento que no debe ser dejado a un lado o minimizado. Al hacerlo se aseguran los registros de incidencias de cada turno. Se identifican los casos de absentismo, así como a quienes usualmente incumplen su horario
Es por ello que aplicar un método que se adapte a las necesidades de cada compañía es tan importante. No se debe instalar o aplicar cualquier tipo de sistema, pues en primera instancia es imperativo hacer una investigación exhaustiva.
La productividad de la gestión laboral se mide con base en los registros de cumplimiento de actividades. Por ello, es valioso contar con un sistema de registro confiable. La tecnología permite el uso de softwares de registro de jornada en tiempo real, con control de incidencias, permisos y vacaciones.
A partir de un registro de jornada confiable se logra el control de todas las operaciones de la empresa de forma práctica. Un registro productivo será el que contemple todo lo que sucede durante la jornada.
España y la ley de registro de jornada laboral.
En España existen leyes que obligan a la empresa a realizar el registro de la jornada y llevar el control de horario. Desde el año 2019, que entró en vigencia el Real Decreto 8/2019, es obligatorio hacer un registro de las horas. Esto se hace por medio de un sistema definido por la empresa. De igual forma, se exige la transparencia en el registro de dicha información, así como la posibilidad de que cada persona pueda ver sus registros.
La finalidad de este documento legal es proteger a los trabajadores de estar bajo condiciones precarias en las jornadas de trabajo. Garantizar que las condiciones de trabajo permitan vivir de manera digna. Por lo que el registro es obligatorio para toda empresa.
Dichos datos podrán ser guardados en el medio que la empresa crea conveniente y el tiempo mínimo de custodia son 4 años. La información tendrá que estar disponible para los empleados y sindicatos que requieran visualizar sus horas. Sin embargo, se expresa que no es obligación la entrega física de estas cifras.
Por supuesto, incurrir en una falta a esta ley, implica asumir que habrá sanciones impuestas al responsable de la falla. Usualmente, las negligencias son denunciadas por los empleados y las multas van desde los 600 euros a las más leves.
La penalización por las más graves puede llegar a 187.515 euros. Esta multa se otorga al demostrar que una persona ha trabajado más de 80 horas, o en caso de no haberse registrado horas extras cumplidas. Se contempla también en este literal que se empleen a personas menores de 18 años con una carga de horas extraordinarias.
Todos los trabajadores deben realizar el registro laboral
El documento legal es explícito en cuanto a este tema. Se obliga a todos los trabajadores, sin distinción de rangos o jerarquías, hacer el registro diario de entradas y salidas.
En esta legislación no hay cabida en cuanto a discriminar a ejecutivos de obreros, pues cada uno deberá ser recompensado. Y la retribución va a estar directamente ligada al tiempo laborado, así como el esfuerzo y efectividad del mismo.
En toda la Comunidad Económica Europea es necesario llevar un registro de jornada laboral.
Sistemas para el control de jornada laboral
Llevar el control de horario mediante el registro de la jornada queda a discreción de la compañía al decidir que tipo de sistema se usará. Esto también depende del tipo de trabajo que se desempeña.
Es recomendable utilizar un sistema que asegure efectividad, ya que si se trata de un sistema precario o poco confiable, puede generar problemas. Los inconvenientes causados por la implementación de un método de registro inadecuado va a generar descontento en el ambiente de trabajo.
Existen diferentes tipos de sistemas de control de horario, los manuales y los digitales. Estos últimos a su vez tienen subtipos que varían según la tecnología empleada.
Sistema manual
Es el tradicional papel y es la forma más antigua de llevar un registro. Por su precariedad es un método poco empleado en la actualidad, pero que en algunos casos es aplicado. Usualmente, son las obras en construcción o empresas de ese campo las que llevan su registro de esta forma.
Para que sea aprobado legalmente, este debe cumplir con ciertos parámetros.
- Hacerlo con letra legible.
- Debe incluir nombre y apellido del trabajador.
- Que sea visible y legible la hora de entrada y salida con exactitud.
- El empleado debe estampar su firma.
- Especificar horas extraordinarias.
- Desglosar si hay horas extras trabajadas.
- Si es tiempo completo o parcial también debe quedar registrado.
Otro sistema de control de horario manual son las máquinas de fichar. Un dispositivo que ha quedado en desuso, pues ha sido desplazado por nuevas tecnologías. Usaba un cartón que se introducía en la máquina que sellaba los datos necesarios.
Sistemas digitales
Son los más utilizados por su alta seguridad. Un software que permite hacer el fichaje diario de la jornada mediante un dispositivo. Estos a su vez pueden emplear dispositivos fijos para registrar el ingreso de los trabajadores de la modalidad presencial. Los sistemas de softwares funcionan desde la nube y se utilizan en aplicaciones para teléfonos inteligentes y tabletas.
Al igual que sucede con el sistema manual, debe cumplir con parámetros para validar la información. Sin embargo, no se requiere de la firma del trabajador, pues el sistema está programado para reconocer a la persona según ciertos datos.
- Biométricos: Es un sistema común y de alta efectividad. Su costo suele ser elevado, gracias a su tecnología avanzada y confiabilidad. Las compañías que se toman muy en serio el tema de seguridad y control de jornada laboral suelen optar por el sistema biométrico.
- Aplicaciones para celulares y computadoras: Las nuevas tecnologías han permitido el desarrollo de este tipo de aplicaciones. Son programadas para poder ser descargadas a un smartphone y su uso suele ser sencillo. A su vez suelen tener la versión de escritorio, que se descarga al ordenador o se le accede vía web.
- Softwares en la nube: Son sistemas versátiles y prácticos que responden a todas las necesidades del fichaje virtual de jornada laboral. Se ha vuelto popular porque permite que los empleados que trabajan a distancia tengan la posibilidad de marcar sus horas sin inconvenientes.
En resumen, el control de jornada laboral ayuda en gran medida a mejorar la productividad de los empleados. Pues permite conocer a detalle los movimientos de un empleado a lo largo de su jornada. Su utilización es una norma que debe ser cumplida desde las pequeñas empresas hasta las grandes industrias.
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