La existencia de programas para la gestión empresarial, suelen incluir módulos en los que se registran todas las incidencias en la jornada laboral. De esta manera todo lo que ocurre queda almacenado para posterior consulta. Las incidencias hacen referencia a pausas de descanso, comida y salidas, entre otras.
Son más comunes las incidencias relacionadas con los pagos de retribuciones, bonos o nómina. Pero pueden ocurrir en cualquier ámbito de la organización, desde la mano de obra, hasta los sistemas administrativos. Este artículo está enfocado en dar respuesta a las problemáticas surgidas por la falta de gestión de incidencias. Además de la importancia de enlazar esta función con el control de horario, hecho que optimiza los procesos empresariales.
¿Se debe registrar las incidencias durante la jornada laboral?
El registrar las incidencias ocurridas durante la jornada de trabajo es vital, por lo que usar un software adecuado es primordial. Este archivo debe estar organizado bajo ciertos parámetros, de modo que los datos logren eximir posibles auditorías, así como posibles solicitudes de los empleados.
Las incidencias afectan directamente en los pagos de nóminas e impuestos, siendo otra razón de peso para llevar el registro de forma clara y precisa.
No solo es importante hacerlo, sino que además es una obligación que permite llevar con transparencia los procesos empresariales. Las incidencias son el respaldo que permite a la empresa y empleados demostrar la validez de sus argumentos en un reclamo.
En algunas empresas es común ver que existan penalizaciones o llamados de atención ante la falta de registro de incidencias. Esta es una práctica usual para incentivar a documentar lo ocurrido en la jornada. La mejor manera de motivas a completar esta labor, es tener un sistema que facilite el ingreso de datos y hacerlo menos engorroso. Además, el sistema de control va a ayudar a tener una mayor disciplina dentro de la plantilla de trabajo.
Si el software tiene integrado el módulo para el registro de jornada, ambos se vinculan de forma que los datos se puedan cotejar. Para ello es crucial que durante el registro de la jornada los datos ingresados sean correctos. Estos son algunos: Hora de entrada y salida, nombre completo, y factor único de identificación
Estos gestores empresariales incluyen opciones para la creación y descarga de informes periódicos en formatos para visualizar en los ordenadores. El acceso de los empleados a esta información también puede ser controlado, de modo que puedan verificar los datos necesarios sin posibilidad de modificación.
¿Cómo se registran las incidencias de la jornada laboral?
Este procedimiento va a depender directamente del software que se utilice, pero usualmente se requiere seguir un protocolo. Los pasos pueden variar, aunque suelen ser los mismos para hacer un seguimiento adecuado. Es necesario:
Vincular el control de horario con el registro de las incidencias en la jornada laboral
Al tener registro diario del ingreso y egreso de la plantilla, así como las horas cumplidas, será más fácil conocer las incidencias. También aporta información importante para evaluar el desempeño general de la empresa.
Tener a mano todos los datos requeridos
Estos deberán aparecer en la planilla a llenar, como nombre y apellido, número de identificación o ficha del empleado. También se debe conocer la fecha, hora y lugar donde ocurrió la incidencia, demás involucrados, si los hubo, actividad o tarea que se estaba realizando en el momento.
Reconocer las incidencias a reportar
En líneas generales se pueden identificar dos tipos, las que son previsibles y las que no. En la primera categoría entran vacaciones, reposos médicos o permisos por maternidad, en fin, todo lo que se notifique con anticipación. El segundo tipo es todo lo que no se puede prevenir o que sucede sin previa notificación, como accidentes o faltas injustificadas. Asimismo, se debe determinar y especificar si dentro del incidente ocurrieron irregularidades y dejar constancia de ello.
Notificar de la incidencia al departamento encargado
Además, es importante enviar el informe de la misma. Lo normal es que sea alguien de Recursos Humanos, jefe o líder de equipo, esta persona firmará el documento dándose por enterado. El siguiente paso será pasar esta información al departamento de finanzas, que ajustará el pago de nómina según sea necesario. En algunos casos implica una reducción del pago, mientras que en otros podrá ser lo opuesto. Lo importante es que las partes involucradas se den por enteradas.
Plantear medidas de corrección si el caso así lo requiere
Una vez se le notifique a las partes involucradas, la compañía sabrá que hay determinadas situaciones que deben ser mejoradas. Las incidencias más comunes están relacionadas con las inasistencias o retardos. En este caso se puede proponer la realización de distintas actividades que ayuden a modificar este tipo de conductas. La finalidad de las incidencias es conocer los puntos débiles de la organización y reforzarlos.
Realizar informes periódicos
Los mismos, pueden ser semanales, mensuales y/o anuales. La idea es hacer seguimiento de las incidencias y las soluciones propuestas, para conocer en qué se ha mejorado. El software podrá ser programado para recordar la realización de los mismos y su descarga. Los informes se realizan bajo un punto de vista lo más objetivo posible, solo así se podrá obtener mejores resultados.
La automatización permite ahorrar tiempo, ya que se aceptan firmas electrónicas. Además, todo reporte puede ser comunicado a las partes involucradas en un clic. El algoritmo del software siempre se actualizan de forma automática, permitiendo la gestión en cualquier momento.
¿Qué se considera una incidencia?
Cuando se habla de incidencias, se hace referencia a los sucesos o hechos que afectan al funcionamiento normal de una compañía. Lo más común es que estén relacionadas con los pagos de sueldos y salarios, asistencia, bonos adicionales. Es decir, todo aquello que tenga que ver con la remuneración del trabajador.
También, se refiere al cumplimiento de descansos, vacaciones y control del tiempo de trabajo efectivo. Adicional a esto, es posible tener mayor control de los procesos, la higiene y seguridad laboral.
Se pueden originar a causa de un proceso mal realizado, como saltarse algún paso, la mala ejecución de un procedimiento. Actualmente, muchas empresas han establecido normas y procesos diseñados para evitar estas situaciones y la menor cantidad de incidencias, aunque es imposible eliminarlas del todo.
El hecho de contar con un registro adecuado ayuda a prevenir que en el futuro se sigan repitiendo los mismos errores. Pues aún sabiendo que van a seguir presentándose este tipo de situaciones, es importante saber cómo manejarlas. A través de un buen gestor empresarial y un equipo de profesionales, las relaciones dentro de la plantilla van a mejorar.
Tener una buena gestión empresarial es relevante para solventar situaciones o problemas de la manera más expedita posible. La finalidad de esta gestión es analizar cómo ha ocurrido un determinado evento, para resolverlo y evitar que ocurra de nuevo.
Tipos de incidencias en la jornada laboral
Para dar inicio al reporte de incidencias, lo primero será identificarlas, las más comunes son referidas a los pagos de nómina. Pero tal y como se ha comentado, implica mucho más que eso, de modo que la clasificación de las mismas es un poco más amplia.
Sin embargo, puede depender de los parámetros que haya establecido la empresa para las mismas. Es valioso conocer cómo se clasifican para así darles la asignación correcta dentro del informe que se está realizando. Hacerlo de la forma correcta va a permitir que la misma se solucione más rápido y que se le dé la atención que se requiere.
En líneas generales, estos son los principales tipos de incidencia que existen:
- Externas: Son el tipo de incidencias que ocurren con agentes ajenos a la empresa, como clientes o proveedores.
- Internas: Se refieren a los hechos que ocurren directamente con los empleados de la empresa.
- Previsibles: Está relacionado con todo aquello que ya debe estar dentro de las cosas que se prevén que ocurra. Un ejemplo de esto, son las vacaciones, las mismas son notificadas con suficiente anticipación. De modo que la organización tomará las acciones necesarias para cubrir este puesto temporalmente vacante.
- Imprevistos: No se pueden prevenir, pues escapan del control y prevención de la empresa. En este renglón entran los accidentes laborales.
Asegurar una buena gestión de las incidencias es igual a un manejo adecuado de cualquiera de estas categorías. Un sistema para llevar registro de ellas, más allá de representar un gasto, es una inversión necesaria que la empresa debe considerar. Va a optimizar los procesos y mejorar el desenvolvimiento de la plantilla de trabajo.
Importancia de un buen registro de incidencias en la jornada laboral
El hecho de no llevar una buena gestión de incidencias, y sumado a ello no enlazarlas con el registro de la jornada traerá consecuencias negativas. Para las empresas con grandes cantidades de personal activo, será mucho más complicado llegar a soluciones.
Una de las consecuencias de no tener registro de incidencias, es la falta de motivación de los empleados. Al no contar con un ambiente de trabajo agradable, o que los problemas planteados no se solucionen, serán más proclives a una baja productividad.
Las incidencias laborales ocurren también por la falta de estrategias y herramientas enfocadas a la solución de problemas. De modo que no tener un equipo enfocado va a aumentar el absentismo laboral, poca motivación, irritabilidad en la plantilla, entre otros.
En resumen, llevar un registro de incidencias dentro de la jornada laboral y el control de horario de manera adecuada es de vital importancia. Es una gestión que ayuda a predecir los posibles escenarios negativos que puede enfrentar una organización con el personal. De modo que un buen sistema que incorpore ambas funciones es determinante para lograr los objetivos planteados de forma eficaz.
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