Los diferentes módulos de control y gestión de empleados son el complemento perfecto para el éxito de un proyecto. Es una herramienta que tiene gran utilidad para llevar un departamento de Recursos Humanos de forma efectiva, especialmente cuando la plantilla es numerosa. Por su parte, los cargos de control tienen como objetivo supervisar las actividades desarrolladas en la empresa, analizando su desempeño para la constante mejora de dichos procesos.
Hoy en día lo común es que una empresa haga uso de un sistema informático para el control de la gestión empresarial. Este sistema centraliza las funciones requeridas para que el desempeño de la empresa siga su curso natural sin mayores contratiempos. Es a través de los módulos que cada departamento puede llevar a cabo sus tareas, y mantener una buena comunicación interna, aumentando la productividad.
El departamento de Recursos Humanos y una buena gestión son en la actualidad la columna vertebral de cada empresa. A través de ellos se puede incentivar a un mejor clima de trabajo y una mayor productividad.
Los módulos para el control y la gestión de empleados en el registro laboral
El registro de la jornada laboral es más que un simple formalismo, es aquí donde se comprueba que el empleado ha cumplido con su labor. Este procedimiento se lleva a cabo gracias a los sistemas de gestión empresarial, que incluyen módulos de proyectos, tareas e incidencias.
Dentro de estas áreas está incluido el apartado para el control de horario, comunicación interna, registro de las actividades diarias. Es decir, que es a través de este sistema que se registra de manera íntegra la jornada laboral.
Los módulos para el control y la gestión de empleados han sido desarrollados para automatizar determinadas tareas. Usualmente, son procesos que requieren de un trabajo mecanizado y que al aplicarse un algoritmo, se puede hacer con rapidez.
A estos sistemas se les conoce como ERP y su versatilidad los han convertido en una herramienta indispensable para las labores diarias.
¿Qué es un ERP?
Es en líneas generales, un sistema informático que combina una variedad de aplicaciones para la gestión de recursos empresariales en el mismo software. Son las siglas de Enterprise Resource Planning, que al traducirlo al español es la “Planificación de Recursos Empresariales”.
Como su nombre lo indica, está diseñado para planificar los recursos de la empresa de una forma eficaz. Especialmente aquellos que están orientados a los procesos productivos y operativos, permitiendo centralizar toda la información vital de la compañía.
La característica principal de un ERP son sus módulos de trabajo, a través de los cuales se pueden jerarquizar y escalar las funciones. Esto se hace según las necesidades particulares de cada empresa y su rubro de actividades, así como de cada departamento.
Gracias a la modularidad se puede configurar de manera personalizada las funciones para que cada proceso se realice de manera efectiva. La idea de implementarlo es evitar la mayor cantidad de errores que se pueden cometer a diario unificando información, evitando la duplicidad. De esta manera, todos los datos que provienen de las distintas áreas de trabajo quedan almacenados y disponibles para cuando sea necesario.
Para poner en marcha este sistema de gestión es vital hacer un estudio a profundidad, para determinar cómo quedará la configuración final del mismo.
Control de la gestión empresarial
Dentro del sistema de gestión se debe realizar un control para evaluar si se están alcanzando los objetivos que se han planteado. Al ver el cumplimiento de las tareas es posible conocer el desempeño y evolución de cada proyecto que se ha puesto en marcha.
Este control es importante para conocer si la gestión se está haciendo de manera adecuada. Así como para coordinar la jerarquización de responsables del control de gestión en cada área.
Es un proceso que se debe ejecutar en cualquier empresa, sea grande o pequeña, pero especialmente en estas últimas. En las grandes compañías la experiencia les ha llevado a estandarizar y entender la importancia de este control. Sin embargo, para las medianas y pequeñas empresas suele ser un poco más complicado, y es cuando los sistemas de gestión hacen presencia. Es una herramienta imprescindible para que los pequeños empresarios comprendan la importancia de este proceso que incide en el éxito de su negocio.
La competencia que existe en el mercado actual ha incentivado a la creación de departamentos o áreas especializadas en el control de gestión. Su enfoque es que esta sea eficaz y orientada a los resultados, aplicando las estrategias adecuadas según el caso.
Tareas del control de gestión empresarial
En aquellas compañías que han optado por tener un área especializada en el control de la gestión y los proyectos en marcha, tienen funciones definidas. Su finalidad es que esta evaluación apunte a la aplicación de estrategias que permitan la mejora de la productividad y resolución de conflictos. La persona encargada de estas funciones tendrá algunas de estas tareas:
- Obtención de indicadores: Son la clave de los análisis que se deben realizar. Se incluyen indicadores de productividad, gastos, ingresos, y todo lo relacionado al funcionamiento de la empresa. Al tenerlos se podrá analizar desde el punto de vista financiero y productivo el desarrollo de cada proyecto.
- Análisis contable: Para ello se debe hacer una estructura de contabilidad en la que se puedan verificar todas las variantes relacionadas con dicha área. De esta manera se puede proceder a asignar costos y presupuestos de forma efectiva.
- Resultados: Una vez que se tienen los indicadores, evaluaciones, análisis y seguimiento de los mismos, se deben obtener los resultados. Estos serán reportados al área encargada de ello, en el que se debe reflejar de forma fidedigna cómo ha sido el desempeño en cada etapa.
- Propuestas: Basándose en los resultados, se deben hacer propuestas y proyecciones para casos futuros. A estas acciones se le hará un seguimiento de manera periódica y determinar si han funcionado como se esperaba
- Informe de los objetivos cumplidos Es una labor cónsona con el resto de las funciones. Se debe analizar si los objetivos que se han ido planteando se han alcanzado en el tiempo y forma esperada. En caso de existir algún retroceso o meta no alcanzada, es importante hacer un estudio exhaustivo del por qué ha sucedido. De esta forma se aplicarán estrategias diseñadas para este caso específico y solucionar estos problemas.
- Optimizar los recursos: Otra de las funciones que el área de control debe cumplir, es optimizar los recursos y el capital humano. Identificando cuáles son los empleados con mayor cuota productiva, y aquellos que han quedado al final de la lista. Una vez definidas estas personas, tomar acciones que incentiven el incremento de la productividad y beneficios.
Módulos de gestión
Los módulos permiten realizar la gestión de una manera más eficiente al separar cada tipo de requerimiento según sea necesario. Además, la mayoría de los sistemas ERP son configurables, pudiendo agregar módulos según se requiera.
Usualmente se requieren estos:
- Finanzas.
- CRM.
- Recursos Humanos.
- Proyectos.
- Inventario.
- Producción.
- Compras.
- Ventas.
- Calidad.
- Informes.
- Gestión de transporte.
- Contabilidad.
Algunos softwares se comercializan con módulos individuales, mientras que otros ofrecen paquetes, agrupando módulos acordes a las actividades de la empresa. A estos se les conoce como módulos básicos, que se suelen usar sin importar el tipo de empresa.
Por otro lado, existen los módulos opcionales, y no necesariamente son útiles a todas las organizaciones. Mientras que los módulos verticales, se diseñan para un sector en específico, de modo que sus características son únicas.
¿Cuál es la importancia del control y la gestión de empleados?
En toda compañía es necesario que exista un equipo preparado para todo lo que implica el manejo de personal. Que se encargue de la búsqueda de talento, contrataciones, resolución de conflictos, implementación y divulgación de las políticas empresariales. Es el departamento de Recursos Humanos quien tiene esta labor.
A través del control y gestión de empleados es que se puede llevar un registro estandarizado de cada empleado. Se fomentan los valores y principios de la organización mediante los canales que el gestor empresarial ofrece.
Un profesional capacitado en gestión empresarial planifica, administra y organiza de manera eficiente las actividades y estrategias a desarrollar. Su presencia es cada vez más necesaria, pues tiene la capacidad de optimizar el tiempo, mejorar el clima laboral e incentivar la productividad.
El manejo efectivo de estos aspectos dará a la empresa un nivel más alto dentro del escalafón empresarial. Por lo que este cargo supone un reto, pero a su vez una gran responsabilidad. Su finalidad es que los objetivos de la empresa estén en coherencia con las metas del personal y que en conjunto hagan crecer a la compañía. Así como garantizar que tanto los empleados se encuentren en condiciones favorables de trabajo.
En resumen, el control y gestión de empleados a través de módulos permite un mejor desempeño de la empresa y los trabajadores. Cada módulo está diseñado para un manejo cómodo y automatizado de tareas que suelen ser repetitivas y tediosas. Hoy en día no es posible concebir un concepto empresarial sin la presencia de una adecuada gestión automatizada.
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