Realizar el registro de la jornada laboral mediante un sistema online permite que los empleados remotos puedan registrar su jornada de trabajo sin problemas. La posibilidad de hacer el registro de la jornada laboral online, permite que el proceso sea rápido y efectivo. De esta forma se optimiza el tiempo que el trabajador emplea en esta actividad, además de beneficiar a los empleados remotos.
Sin embargo, sus ventajas van más allá de lo mencionado anteriormente, pues este sistema evita que se tengan que adquirir dispositivos de fichaje. Así se puede instalar el sistema en el ordenador y estación de trabajo de cada persona. Sus beneficios superan con creces los contratiempos que se presentan, del mismo modo que sucede con cualquier otro aplicativo. En caso de ser necesario, algunos sistemas permiten combinar el método en línea, con los tradicionales dispositivos para el control de horario.
El hecho de tener diferentes opciones, da la posibilidad al empresario de elegir aquella que se ajuste a sus necesidades. Que bien, puede ser de tipo económica, operativa, o ambas. En este artículo se responde algunas de las preguntas más comunes relacionadas con este tema.
Hacer el registro de la jornada laboral online ¿Es rápido?
Por lo general, los sistemas de registro de jornada y control de horario online resultan ser efectivos, y sí rápidos. Al estar interconectados a través de la red, la comunicación es inmediata, lo que hace que el registro sea rápido. Asimismo, suelen ser diseñados en un ambiente amigable, de modo que sea fácil de usar para todas las personas.
Usualmente, incluyen funciones que hacen que este sistema sea mucho más completo e íntegro. A este sistema se le conoce como gestor empresarial, en el que se lleva registro de todo lo que sucede en la empresa. Aquí se manejan gran parte de las tareas empresariales, siendo un gran aliado, tanto para los empleados como para los empleadores.
Hoy en día es muy común ver a las empresas -especialmente pequeñas y medianas-, optar por este tipo de aplicativos. La relación costo-calidad lo convierten en los favoritos: Son sencillos de usar, rápidos, y más económicos que un sistema biométrico.
Cómo funciona
Anteriormente, lo que se hacía era llevar un registro manual, donde el empleado llenaba ciertas casillas con sus datos personales. La información suministrada debía quedar en letra clara y legible, cosa que no todo el mundo lograba. Sin embargo, los sistemas informáticos y biométricos se abrieron paso para facilitar dicha tarea.
Este tipo de aplicativos registra toda la información del trabajador, e incluso toma datos privados como la huella, o rasgos faciales. Es por ello que en muchos países existen leyes que los regulan, protegiendo la vulnerabilidad de los datos y a las personas.
Los sistemas en línea pueden ser instalados en los ordenadores o en los dispositivos móviles de cada usuario. Para ello, el empleador deberá informar de esta acción y si se trata del teléfono de uso personal del trabajador, este debe dar su aprobación.
Cada compañía ingresa una base de datos en la que está contenida la información principal de cada usuario que tendrá la aplicación. Estos pueden ser: Nombre y apellido, cargo que ocupa, correo electrónico (de preferencia que sea empresarial), el resto los configura el trabajador.
Los pasos a seguir
Cada día al iniciar su jornada de trabajo el empleado hará su registro, que bien puede estar trabajando desde casa o en la oficina. No hace falta llenar planillas, solo con hacer clic en el botón de registro es suficiente.
Durante el resto del día de trabajo, el personal activo irá almacenando información relacionada con sus actividades y desempeño. De esta manera queda en detalle cada incidencia ocurrida, para luego generar informes periódicos de productividad y funcionamiento, tanto del departamento como de la empresa en sí.
Así como se ha registrado el inicio, al finalizar la jornada, el empleado va a finalizar su día de trabajo. Para ello, el sistema le dará las opciones para cumplimentar dicha tarea.
Usualmente, su funcionamiento no es complicado, de forma que con una simple inducción será suficiente para comenzar a usarla.
Ventajas del registro de la jornada laboral online
El uso de sistemas informáticos ha ayudado a agilizar ciertos procesos empresariales, así la tecnología ha sido un gran aliado en la evolución industrial. Este aporte novedoso brinda numerosas ventajas que hacen de estos softwares los preferidos por encima de otros, especialmente los métodos manuales.
A continuación, algunos de estos beneficios que provienen del uso de sistemas en línea para el control de horario y registro de jornada.
Facilita el fichaje
Una de las ventajas más destacadas es precisamente la ficha virtual de cada empleado. Se programan para que sea una gestión intuitiva, de uso sencillo para cualquier persona.
Se puede registrar la jornada con tan solo un clic, así como las pausas, recesos e incidencias de este tipo. Es posible acceder al sistema de forma remota, así como chequear el historial de los registros realizados en él. Tanto para los trabajadores como para los encargados del departamento de recursos humanos.
Por lo tanto, es también un sistema que permite supervisar el trabajo de la plantilla de forma individual y grupal.
Almacenamiento en la nube
Una de las grandes ventajas que ofrece este tipo de sistemas por encima de otros es su almacenamiento en la nube. Con lo que se ahorra espacio físico en los servidores locales al sincronizar todos los datos en línea.
Además, la información está disponible las 24 horas del día, desde cualquier lugar del mundo.
Horas extras: Visualización y compensación
La mayoría de las aplicaciones para el registro, tienen la opción de visualizar las horas adicionales que ha realizado cada empleado. Se puede configurar para hacerlo de forma diaria, semanal, y mensual.
Igualmente, los responsables de compensarlas podrán determinar cómo serán resarcidas dichas horas. Esto, según las leyes vigentes, podrá ser en horas de trabajo o de forma monetaria.
Geolocalización
En caso de ser necesario, pues algunos puestos de trabajo lo requieren, se puede activar esta función. Esto gracias a que es una aplicación que se puede descargar en los dispositivos móviles. Y da al empresario una visión general de cómo se desempeña el equipo que cumple sus funciones de manera remota.
Personalización de funciones y módulos
Los gestores empresariales deben tener la función de poder personalizar según las necesidades de la compañía. Creación de nuevos módulos o eliminar aquellos que no se requieran.
Importancia del registro de la jornada laboral online
Aporta orden y coherencia en la empresa, optimiza los procesos e incluso motiva a los trabajadores a cumplir sus funciones a cabalidad. Si bien se trata de un método de control, es lo que mejor funciona para saber quién está cumpliendo con sus funciones. Asimismo, aporta detalles de lo que están haciendo a la hora estipulada previamente en el contrato y el acuerdo colectivo.
A su vez, cada empleado podrá verificar que se le está dando la retribución convenida según sus horas laboradas. Todos los empleados de la empresa deben hacer un registro diario, desde los obreros hasta los altos ejecutivos. Solo así se llevará un verdadero control que aporte datos importantes para evaluar el desempeño de la plantilla y la empresa.
En otras palabras, evita fraudes de ambas partes al tener todo registrado y almacenado. Incluso en algunos países existen cláusulas legales que exigen que se almacene en determinado periodo para posteriores revisiones.
Y más allá de ser una normativa que hay que cumplir, es un sistema que estandariza un proceso, que de otra forma sería imposible llevar.
Sistema modular ¿Por qué preferirlo?
Lo usual es que las aplicaciones para el registro y control de la jornada se encuentren integrados a un sistema de gestión empresarial. Dichos gestores son diseñados en módulos para un desempeño mucho más productivo y efectivo.
Esos módulos van a ayudar a organizar el día de trabajo e incentivar su cumplimiento. De igual forma, es a través de ellos que se lleva registro y control de los proyectos a futuro y en desarrollo. Permiten la comunicación directa e inmediata, evitando la burocracia dentro de la empresa a la hora de hacer solicitudes y pedidos.
Todos estos módulos forman parte de la jornada de trabajo. Entonces, cada dato ingresado se está almacenando en la ficha virtual del empleado. Con esta información se generan los informes que son tan necesarios para la evaluación periódica que debe hacer la compañía.
Es importante que a la hora de elegir un sistema, no sea una acción impulsiva que se tome a la ligera, pues representa una inversión. Es el aplicativo por el que prácticamente se maneja la empresa, de modo que es vital tomarse el tiempo para estudiar esta elección.
En resumen, llevar el registro de la jornada laboral online es una manera de obtener un sistema clave para el éxito de la compañía. Es fácil de usar y permite hacer la actividad requerida, con un ambiente intuitivo que no necesita de mayor inducción para su uso. Por otra parte, las ventajas de su implementación ganan a los inconvenientes que puedan generar, pues permite una mayor autonomía a cada empleado.
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