El software para la gestión de turnos de trabajo tiene como finalidad facilitar la tarea de asignación de turnos. Mediante módulos que se configuran según los turnos establecidos en la empresa.
La gestión de turnos es una labor que puede parecer complicada, pero al contar con las herramientas correctas, será más sencilla. Gracias a este tipo de sistemas, las empresas que cuentan con una plantilla de gran tamaño, pueden gestionar estas tareas sin mayores contratiempos.
El hecho de automatizar este proceso es un paso adelante en pro de la productividad, ya que reduce el tiempo que se le dedica. Evita que se solapen los turnos de los empleados y fluya de manera más sencilla todo el trabajo. Además, evita conflictos internos relacionados con los conflictos de intereses.
En principio podrá parecer que un documento hecho en programas como Excel es suficiente, pero esto es aplicable solo a las empresas con pocos empleados. Pero cuando ya está ha comenzado a crecer y a tener más personal, realizar la gestión de turnos se complica cada vez más. Es justo aquí donde se debe plantear la necesidad de invertir en un programa de gestión empresarial que integre este y otros módulos.
Las empresas avanzan y crecen gracias al empuje de sus trabajadores, son ellos los que aportan la productividad y eficiencia.
Software de gestión de turnos y el registro de la jornada
Si bien son dos tareas completamente distintas, una complementa y se relaciona con la otra, por lo que ambos módulos deberán incluirse. El sistema para la gestión empresarial integra las funciones y los espacios de trabajo en un mismo ambiente. La idea es que toda la empresa funcione con departamentos integrados y esto se logra mediante un buen sistema de gestión.
La acción de registrar la jornada aporta la información necesaria para una buena gestión de turnos. Se sabe cuál es el horario que debe cumplir cada persona y sí realmente lo hace, además de registrar cada suceso ocurrido durante la jornada. Todo esto forma parte del control de horario, pieza fundamental del gestor empresarial, incluyendo el de turnos.
Ambos forman parte de este gran engranaje que conforma a la compañía, aportan el equilibrio que se requiere para que todo funcione según las normas.
¿Qué hace el software de gestión de turnos?
Lo cierto es que el ser humano se pasa buena parte del día trabajando, una mala distribución de jornada afecta a la empresa y empleados. Pero especialmente a los trabajadores, que van a ver los cambios negativos en su calidad de vida y traerán ese descontento al lugar de trabajo. Y generar ese ambiente negativo es completamente previsible si se cuenta con la herramienta adecuada para organizar los horarios de trabajo.
El sistema para realizar la gestión de turnos es el que permite realizar las configuraciones necesarias a los horarios de trabajo. Es una tarea que ejecuta el departamento de recursos humanos, organizando todo el cuadrante de horarios de la compañía.
En un aplicativo informático que funciona para cualquier empresa con varios trabajadores. Pero ha sido especialmente diseñado para las empresas con plantillas de gran tamaño en la que predominan los turnos de trabajo.
En una herramienta que le da el control total al administrador del sistema, la gestión puede ser en tiempo real. Se puede hacer un registro completo de cada una de las actividades que se realizan durante la jornada por cada trabajador. De esta forma es posible determinar qué persona conviene para cada uno de los horarios disponibles.
Asimismo, permite una autonomía a la empresa al mantener un ritmo de trabajo que sea productivo y constante. Su objetivo es mantener el orden, evitando el caos, los conflictos, solapamientos e interrupciones innecesarias. Por lo que contar con este sistema es imprescindible y resulta una inversión que debe ser planteada desde el principio
Gestión de turnos ¿Qué es?
El trabajo por turnos es la respuesta a la industrialización y determinados procesos que han hecho surgir la necesidad de un trabajo sin parar. No hay modo que un ser humano pueda trabajar 24 horas, por ello se han creado los turnos de trabajo.
Es un esquema que permite administrar y organizar el tiempo en el que los empleados cumplen con su horario. Su función es asignar las jornadas laborales a los trabajadores, de tal manera que se mantenga un equilibrio sin detener el ritmo de trabajo.
Muchas industrias obtienen su producto final de un proceso que requiere horas ininterrumpidas, y alguien debe estar en constante vigilancia para asegurar su calidad. Para sacarle el máximo provecho a la jornada de trabajo, es importante que se realicen buenos cuadrantes de trabajo. Solo de esta manera se evitará interrumpir el ritmo de trabajo constante que se requiere para aumentar la productividad.
De acuerdo a estas necesidades, cada empresa podrá disponer de los turnos necesarios para llevar a cabo estos procesos. Su asignación también depende de la potestad de la persona a cargo de hacer dicha gestión. Al tener un software para la gestión de turnos, es posible planificarlos, asignarlos, o realizar modificaciones de una forma expedita y versátil.
Ventajas del sistema de gestión de turnos
Existen beneficios del uso de un sistema para gestionar los turnos de trabajo, que van más allá de organizar horarios. Dentro de esta gama de ventajas, están:
- Mejora del rendimiento: El hecho de tener horarios definidos y organizados, mejorará el ambiente laboral. Los trabajadores van a estar mucho más satisfechos, lo que tendrá un impacto positivo en el ambiente laboral. Si a su vez se les otorga un acceso limitado al sistema, podrán observar los turnos que les corresponden trabajar en determinado período. La mayoría incluye un canal para la comunicación, a través del cual se pueden realizar peticiones para futuras modificaciones.
- Automatización: Es una de las ventajas que se obtienen al contar con un sistema como este. Además de hacer una planificación mensual o trimestral, se debe tener en cuenta las solicitudes, nuevos empleados, bajas o despidos, vacaciones, entre otros. Por lo que es realmente útil contar con un sistema que permita hacer estas y otras tareas rutinarias de forma automática. De lo contrario, sería un gran dolor de cabeza para la persona encargada de esta labor.
- Optimizar tiempo y recursos: Este beneficio se relaciona de forma directa con el anterior, pues al automatizar ciertos procedimientos, también se está optimizando el tiempo que se requiere. De la misma forma, los recursos que se disponen para realizar la labor se reducen, bien sean de capital humano, o recursos materiales. Esto da pie a la utilización de este tiempo en otras labores que permiten el alcance de objetivos.
- Almacenar datos: La mayoría de los sistemas de gestión empresarial incluyen el almacenamiento de información, así como la recopilación de datos. Es una función relevante, sobre todo para su uso a largo plazo, pues ayuda a determinar la rentabilidad de la empresa por periodos de tiempo. Esto sucede gracias a la capacidad de recopilar información sensible de la compañía, como las horas de mayor productividad, turnos con mayor cantidad de empleados. Dicha información va a permitir que se generen informes que a posterior servirán para la toma de decisiones.
Estas son solo algunas de las ventajas de tener un sistema de gestión empresarial que integre el módulo para gestionar y organizar turnos. El mundo empresarial puede resultar complicado, pero este tipo de herramientas han sido creadas para facilitar la gestión y lograr rentabilidad y estabilidad.
¿Cómo hacer una buena gestión de turnos?
Ciertamente, no estamos hablando de una tarea sencilla, que se puede hacer en pocos minutos, al contrario, es una gran responsabilidad, en especial con plantillas numerosas. En muchos casos, aunque se tenga el gestor de turnos, organizarlos puede resultar complicado, a continuación algunos consejos que pueden hacer más fácil la labor.
Conocer la plantilla de trabajo
La idea aquí es saber quiénes son las personas que componen la fuerza de trabajo de la empresa. Es importante conocer sus nombres, cargos, departamentos, su hoja de vida, donde esté sus datos de contacto, habilidades y estudios. Añadir datos adicionales relacionados con su familia, o actividades fuera del trabajo también es de utilidad. Estos detalles se usan, por ejemplo, para saber si puede trabajar los fines de semana, o si es factible que labore en horas extra.
Establecer un procedimiento estándar
Cada empresa tiene sus procesos estandarizados, primero bajo la normativa legal, segundo bajo los parámetros de la misma empresa. De modo que estandarizar la creación y organización de turnos es una respuesta lógica. Se puede crear un manual para hacer dicho procedimiento. Así, en caso de inasistencia, se conoce el empleado que puede hacer la suplencia.
Conocer las preferencias de los empleados
Darle a los trabajadores la posibilidad de expresar los turnos en los que prefiere trabajar, promueve un ambiente laboral sano. Los hará sentirse tomados en cuenta y escuchados, incentivando a mejorar la productividad.
Asimismo, es posible ubicarlos en turnos en los que se sientan más cómodos, siendo beneficioso para todos en general.
Acceso al horario a todos los empleados
Al tener los horarios listos, es importante que los empleados lo puedan ver y tener acceso a este archivo. De esta forma, cada persona podrá ver sus turnos y planificar sus actividades diarias con esta información actualizada.
Asimismo, en caso de requerir alguna modificación, se podrá solicitar con tiempo para hacerla.
Es preferible hacerlo de forma virtual y que este quede plasmado en el sistema al que tiene acceso el trabajador. Los horarios en físico se pueden extraviar o deteriorar, pero al tenerlo en el sistema, será más sencillo consultarlo
Planificarse para cualquier eventualidad
Es vital que se tomen en cuenta todos los escenarios posibles a la hora de planificar. De esta manera se estará preparado ante cualquier eventualidad que se pueda presentar.
En resumen, el uso de un software para la gestión de turnos permite organizar los cuadrantes de los horarios de una manera ordenada y sencilla. Se optimiza el tiempo de trabajo, para emplearlo en otras actividades que promuevan la productividad. Asimismo, es un gran aliado en mantener un buen ambiente de trabajo.
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