En este post se explicarán los sistemas de control laboral. Herramientas que le permiten llevar el control y seguimiento de las funciones del personal. El propósito de esto es establecer el monitoreo de los trabajos, para alcanzar las funciones y objetivos de la empresa.
¿Qué son los sistemas de control laboral?
Para grandes y pequeñas empresas, debe existir un equilibrio entre los objetivos corporativos y la productividad necesaria para alcanzarlos, así como el respeto a los derechos de los trabajadores, es la base del negocio.
Es por esto que en esta oportunidad los sistemas de control laboral son los protagonistas de este post. No se trata solo de cumplir con las diversas leyes que son aplicables en las empresas, sino también de una gestión justa y eficiente de los recursos humanos que asegure la sustentabilidad y el desarrollo de la organización.
Vincular la productividad y el cumplimiento del contrato con los sistemas de control laboral, es una manera confiable de alcanzar los objetivos empresariales.
En los sistemas de control laboral se puede registrar la hora de entrada y salida de cada empleado de la empresa. Además de sus funciones en el trabajo, estos se pueden hacer de varias maneras, desde listas de asistencia hasta plantillas de Excel gratuitas.
Inclusive, existen sistemas de asistencia modernos que funcionan con huellas dactilares, lectores de ojo o de tarjetas. Son software que la empresa instala para procesar datos de entrada y salida.
Dentro de los sistemas de control laboral se trata también de ir más allá y transformar este registro en un administrador de recursos y productividad. Donde se determine la necesidad de aumentar o disminuir su fuerza laboral, muestre tendencias de productividad y ayude a tomar decisiones trascendentes a favor de la productividad.
¿Cómo escoger los mejores sistemas de control laboral?
Al desarrollar los sistemas de control laboral, las empresas deben tener en cuenta sus prioridades y necesidades con respecto a productividad, destacando las siguientes características:
- Número de usuarios que utilizarán los sistemas de control laboral.
- Incidencias que desea conocer además de los horarios de entrada y salida. Muchos sistemas de monitorización ofrecen estadísticas e informes personalizados, y se debe elegir los que te sean útiles en cada caso.
- Precios y opciones de alquiler de los sistemas de control laboral.
- La administración del sistema y el soporte técnico son proporcionados por el proveedor.
Beneficios del sistema de control laboral
Existen muchos los beneficios de los sistemas de control laboral, entre los más relevantes se pueden destacar:
- Se cuenta con la presencia profesional para el empresario.
- Garantía de una gestión desarrollada y respaldada.
- Se evitan las malas prácticas, identificando a aquellos que constantemente llegan tarde al trabajo.
- Se conocen las horas de trabajo reales y los tiempos de descanso.
- Se ahorra costos de mano de obra, optimizando la producción, sin tener que pasar un día del personal, revisando el trabajo de otros.
- Se verifican las horas extras trabajadas.
- Se organizan las vacaciones.
- Se prepara la nómina con informes.
- Se ejecuta el registro en los sistemas de control laboral en presencia del trabajador
Los trabajadores también se benefician de los sistemas de control laboral, les garantiza no trabajar horas extras sin beneficios. Para conocer más sobre esta parte, le invitamos a leer sobre incidencias en el trabajo diario contraladas.
Tipos de sistemas de control de empleados
Existen diferentes tipos de sistemas de control laboral que se pueden implementar en una organización, destacando los siguientes:
- Control del rendimiento del personal
- Control del rendimiento del personal remoto
Control del rendimiento del personal
Es un registro operativo de las horas diarias trabajadas por el empleado, así como la observación frecuente de este trabajo por parte de la empresa. A través de estos sistemas de control laboral se aumenta la motivación del personal.
También permite cumplir con los plazos pactados o las fechas de entrega de las tareas que se le encomiendan. Gracias a este mecanismo, la empresa reduce significativamente la probabilidad de retrasos en la realización del trabajo por parte de sus empleados.
Para poder aplicar estos mecanismos en la práctica, es necesario que la empresa gestione de manera óptima sus grupos de trabajo bien organizados. Para evaluar al personal, se deben considerar las siguientes áreas de desempeño:
- Productividad y calidad
- Rendimiento
- Metas organizacionales
Productividad y calidad
La productividad es la cantidad de trabajo que hace el empleado en un día. Su calidad es absolutamente subjetiva. La medida de esta depende en gran medida de la organización y las tareas específicas asignadas a cada empleado.
Rendimiento
Significa maximizar la productividad con el mínimo esfuerzo o costo. Un trabajador eficiente es aquel que es capaz de realizar sus tareas en el menor tiempo posible y con resultados óptimos.
Metas organizacionales
Para que los empleados se desempeñen bien, es importante que comprendan los objetivos de la empresa y lo que se espera de ellos. Establecer objetivos que sean realistas y alcanzables dentro de un marco de tiempo determinado.
La empresa debe proporcionar a los empleados las herramientas, la capacitación y los recursos que necesitan para lograr estos objetivos. Para luego ser registrado en los sistemas de control laboral.
Control del rendimiento del personal remoto
Tras los efectos creados por la pandemia del COVID-19, para muchas empresas se le ha hecho necesario la implantación de sistemas de trabajo remoto o teletrabajo. Para esto, optan por integrar software de sistemas de control laboral.
Con estos se puede medir el desempeño de los teletrabajadores. Requieren el uso de tecnología que proporcione a los empleados y gerentes las herramientas para realizar un seguimiento preciso de las actividades laborales.
En los sistemas de control laboral no solo se trata de hacer un seguimiento de todas las actividades del empleado, sino de comprobar que su trabajo se está realizando al ritmo esperado; y que cumple con todos las metas.
Establecer objetivos
El primer paso para crear los sistemas de control laboral para teletrabajo, son las circunstancias que motiven su implementación. Se deben establecer los objetivos para cada empleado.
Fomentar responsabilidad y motivar
Un empleado que tiene la intención de trabajar a distancia, se compromete a mantener un compromiso con la empresa. Siendo monitoreada su rendimiento de manera remota.
Se recomienda crear un grupo de reglas que guíen a las buenas prácticas. La idea básica es que la empresa confíe en su profesionalidad y, por tanto, esperar que actúen con responsabilidad.
Establecer prioridades
Los líderes del grupo deben priorizar la orientación de los empleados hacia el logro de las metas que consideran primordiales. De esta manera se pueden perseguir objetivos secundarios.
Registrar horas de trabajo
Este es uno de los puntos más fáciles de superar gracias a las posibilidades de las nuevas tecnologías. El teletrabajo no significa total libertad de horario, por lo que tiene sentido que empresas y empleados acuerden horarios concretos y flexibles para ambas partes.
Técnicas para evaluar
Las técnicas de evaluación son responsabilidad del departamento de recursos humanos. La rendición de cuentas está más descentralizada, involucrando al personal de diferentes partes de la organización, y en algunos incluso el personal realiza su propia autoevaluación bajo la supervisión de otra persona.
Las técnicas para evaluar el desempeño laboral varían y generalmente dependen del tipo de funciones que se evalúa. Estas son dos, y serán explicadas a continuación:
- Objetivas
- Subjetivas
Objetivas
Permite una valoración cuantitativa de la productividad de cada trabajador, teniendo en cuenta las dificultades que pueden estar asociadas a puestos de trabajo específicos; y a diferentes condiciones de trabajo.
Este método permite una evaluación basada en datos precisos. Un ejemplo de estos pueden ser las llamadas realizadas, redacciones desarrolladas, paquetes entregados, artículo vendido, etc. Algunas de las técnicas más comunes para implementar este método son:
- Unidad de medida; se utiliza en fábricas, líneas de montaje y cualquier trabajo que se pueda medir en unidades o cantidades.
- Sistemas informáticos; se enfoca en personas que trabajan con computadoras y aplicaciones tecnológicas que analizan las actividades que los empleados realizan en la computadora.
Dentro de estos sistemas de control laboral se registra la hora de inicio y finalización de la actividad, tiempo de preguntas, ritmo de trabajo, etc. También se puede utilizar este método para evaluar datos como el ausentismo, las lesiones laborales, los salarios y otras variables.
Subjetivas
Se realiza observando el comportamiento en el trabajo durante un período de tiempo. Entre los métodos más utilizados, se encuentran las técnicas de evaluación basadas en el desempeño, diseñadas para reducir la ambigüedad y lograr una mayor objetividad. Algunos de estos son:
- Escalas de calificación: Consiste en hacer una lista de los aspectos más importantes del desempeño laboral; como la colaboración, habilidades de comunicación, etc. Indican el nivel de cada cualidad que posee el empleado.
- Rango: Los supervisores crean una lista de empleados y los clasifican por nivel según ciertas características y el desempeño general. En esta técnica, cada empleado se compara y clasifica con todos los demás en cada una de las características evaluadas.
- Comparación: Esta técnica compara a dos personas a la vez y compara a cada persona con todos los demás.
Para concluir, en los sistemas de control laboral se trata de encontrar una manera justa y realista, para que la empresa y empleado midan la producción de la organización. Una forma de aumentar la productividad empresarial es digitalizar los procesos. Cuando la empresa tiene la capacidad de mejorar su productividad, el valor de su empresa aumenta con ella.
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