Realizar una gestión adecuada en el control de personal de trabajo permite simplificar el manejo de la nómina, así como su supervisión. Las herramientas para cumplir con esta labor integra una serie de procesos para determinar la productividad de quienes hacen vida en una empresa.
El registro de la jornada laboral es una acción que se debe completar a diario, y para ello existen programas especializados. Gracias al desarrollo de este tipo de aplicativos, la gestión de horarios es un trabajo menos pesado de realizar, logrando optimizar los procesos empresariales.
Los sistemas para el registro de la jornada laboral suelen incluir un control de asistencia, que permite monitorizar el comportamiento de los empleados.
¿Es posible la automatización del control de personal de trabajo con el registro de la jornada laboral?
Llevar un adecuado control del personal está directamente relacionado al registro de jornada, ¿de qué manera? Tener un registro diario de los empleados que entran y salen de la compañía, es parte del control de personal que debe llevar Recursos Humanos.
De modo que la automatización del control de asistencia o del personal, implica hacerlo en el sistema de registro de jornada. Al realizar el registro de la jornada al iniciar y terminar el día de trabajo, se lleva también un control del personal que ha laborado.
El control de asistencia reúne una cantidad de procedimientos que han sido diseñados con el objetivo final de llevar un control. Este registro se realiza para conocer la cantidad de empleados que hay, sus incidencias, salarios, cantidad de empleados por turnos de trabajo, etc.
Gracias a estas cifras, se pueden llevar estadísticas para estudiar y evaluar el comportamiento de la empresa en general. De esta forma se determinan cuando hay errores, como prevenirlos, como mejorar procesos, entre otras cosas.
Control de personal o control de asistencia
El control de asistencia del personal es un procedimiento de tipo administrativo que se lleva a cabo a través de un software desarrollado para ello. Con este instrumento se puede llevar un registro del desempeño y comportamiento de los empleados, absentismo laboral, puntualidad, bajas, entre otros aspectos que se miden.
Aunque pueda parecer una obviedad, el control del personal se hace siempre con la premisa de respetar las leyes. Se debe tomar en cuenta lo que se estipule en las leyes de trabajo vigentes, protección de datos, y lo referente a la información privada.
Función de los dispositivos de control de personal de trabajo
Los dispositivos especializados en el control de asistencia, determinan quienes son los empleados que se encuentran en las instalaciones del lugar de trabajo. Asimismo, permiten conocer quienes han salido y el momento exacto que lo han hecho. Es una herramienta indispensable para las empresas con grandes cantidades de empleados, en los que realizar un control de horario manual no es factible.
Son sistemas que incluyen un reloj para indicar fecha y hora exacta en las que se marcan las entradas y salidas. Incluyen además un software para determinar la identidad del empleado, bien puede ser a través de reconocimiento facial, huella, firma, entre otros. La finalidad es que no se cometa fraude y se lleve con total transparencia la gestión empresarial.
El sistema tiene a su vez la capacidad de enviar la información en tiempo real a un ordenador, donde se computan estos datos. De esta forma es que se obtienen las estadísticas con las que se analiza la conducta colectiva de los trabajadores.
Otra información importante que arroja esta data está relacionada a la productividad, el clima laboral, determinadas tendencias del personal. Todo esto ayuda a focalizar los problemas y sus soluciones, así como su prevención a futuro.
Un software de control de acceso y asistencia también tiene funciones de gestión del capital humano, el cálculo de horas extras con mayor exactitud. Manejo de turnos, nóminas, pagos, así como la administración de las vacaciones, y permisos (remunerados y no remunerados), días feriados.
Objetivos del control de asistencia
Las estadísticas que arrojan los sistemas de control de asistencia se utilizan para conocer el comportamiento de los empleados en general. Se puede que los objetivos de este registro son:
- Evaluar el desempeño de los empleados.
- Establecer cuáles son los principales problemas funcionales que tiene el personal.
- Determinar las causas de estos problemas
- Encontrar soluciones efectivas a los problemas detectados
- Prevenir problemas dentro del capital humano.
- Determinar si el personal es disciplinado y cumple el reglamento interno de la compañía relacionados con el registro de jornada.
- Controlar las entradas y salidas, cumplimiento de horas extras, absentismo, bajas, entre otros factores.
- Llevar un control del absentismo laboral dentro de la compañía para así llevar a cabo acciones que puedan revertir este comportamiento.
Importancia del control de personal de trabajo
Para que una empresa pueda asegurar el éxito requiere de una constante autoevaluación interna. Esto se logra con el análisis de las estadísticas propias en pro de aumentar la productividad y mantener un buen clima laboral. La mejora de resultados se obtiene gracias al seguimiento constante del personal de trabajo, es un control necesario para lograr una organización exitosa.
La importancia de evaluar el comportamiento y desempeño de los empleados está en establecer cuáles son los niveles de productividad adecuados para alcanzar las metas.
El departamento de recursos humanos tiene la responsabilidad de liderar esta labor. De manera que si los resultados son más bajos de lo esperado crear estrategias que incentiven al grupo de trabajo. Mientras que si estos son buenos, se retribuye el esfuerzo realizado, motivando a seguir el camino ya labrado.
Características de un sistema de control de personal de trabajo
Un sistema de control de asistencia que sea eficaz contará con una serie de características. Estas son las que ayudan a determinar cuál es el software más adecuado para cubrir las necesidad de cada empresa. Entre las características fundamentales se encuentran:
- Contar con una buena capacidad de almacenamiento de datos, según lo que estipulan las leyes y la plantilla de trabajadores. El mismo puede ser conservado en servidores físicos o virtuales.
- Capacidad de expansión a medida que va creciendo la cantidad de empleados.
- Ser adaptable a otros sistemas que se requieran para la gestión empresarial
- Creación y descarga periódica de informes de gestión, en los que se pueda observar horas trabajadas, ausentismo, presencia, incidencias, entre otras.
- Integrar una gestión de turnos de trabajo (si aplica), para asignar horarios rotativos de forma automática y con bajos márgenes de error.
- Capacidad de notificar cuando un empleado ha faltado o ha marcado su entrada fuera de horario.
- Prohibición de acceso a personas no autorizadas, reforzando la seguridad de la empresa y su plantilla.
- Administración remota del sistema de acceso, permitiendo completar tareas de control de personal en línea.
- Bloqueos de emergencia, pues si ocurre un imprevisto que ponga en peligro de alguna forma al personal o la empresa, el sistema se bloqueará.
- Personalización del sistema, adecuando los parámetros según los requerimientos propios de la compañía que lo está implementando.
- Facilitar la comunicación con un sistema de mensajería interna, de modo que se resuelvan dudas e inconvenientes al instante.
Ventajas de los sistemas de control de asistencia
Antes de implementar un dispositivo que permita el control de acceso, es importante conocer cuáles son las ventajas que aportará a la empresa. Así se puede poner en una balanza si el sistema que se prevé instalar realmente va a contribuir con una mayor productividad y seguridad.
Ahorro y optimización del tiempo
Al plantearse la automatización se busca que el sistema pueda facilitar y optimizar el trabajo administrativo. Al reducir las horas que se emplean para estas tareas, estas se podrán utilizar en alcanzar otros objetivos que antes habían sido relegados
Toma de decisiones
Conocer el comportamiento colectivo de la plantilla ayuda en la toma de decisiones. Se puede determinar mejores estrategias, proyectos a iniciar gracias a la data que arroja el software.
Facilidad de trabajo remoto
En caso de emplear trabajadores remotos, los mismos ya no tienen la necesidad de acudir al lugar físico de trabajo. Esto permite que el trabajador pueda fichar desde donde se encuentre, manejando su tiempo a conveniencia.
Carga de trabajo más equilibrada
La capacidad de asignar tareas mediante un sistema automatizado es una ventaja que favorece a un clima laboral agradable. Otorga a cada empleado una carga de trabajo equitativa, según sus funciones y competencias. Asimismo, los equipos de trabajo estarán mejor coordinados, pues el margen de error se reduce en gran medida.
Procesos transparentes
Un sistema que permita la visualización de los horarios de trabajo fomenta la transparencia dentro de la empresa. Cada empleado podrá ver el tiempo efectivo de trabajo que se está realizando, logrando una mejor relación dentro de la plantilla.
En resumen, el control del personal de trabajo bajo la modalidad de un sistema informático se integra dentro del registro de la jornada laboral. Ayuda a determinar el comportamiento colectivo de la plantilla de trabajadores, gracias a las estadísticas que él mismo arroja. Factores como el ausentismo laboral, presencia de empleados, bajas e incidencias son datos que se almacenan dentro de estos sistemas.
Es claro que los softwares de registro de jornada con funciones gerenciales facilitan el control y administración del personal. Permite la creación de estrategias diseñadas para alcanzar los objetivos.
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