El control de horas trabajadas ha evolucionado a raíz de los cambios en la relación laboral, producto del impacto de la pandemia. Ahora, es más importante que nunca llevar un eficiente registro diario de la jornada de trabajo, en la oficina como desde casa.
La vida empresarial se hace más virtual cada día, lo que amerita decretos para la protección del trabajador y nuevos sistemas de trabajo. El cambio no ha sido fácil, sin embargo, ha traído muchas ventajas para aumentar la productividad laboral y cumplir objetivos.
Para la planificación de una empresa es esencial llevar un eficiente registro de las entradas y salidas de los trabajadores. Recursos humanos debe tener un control para alcanzar los objetivos de negocios y permitir el crecimiento de los empleados dentro de la organización. El tipo de sistema empleado para la gestión de control influirá en el alcance de los objetivos de negocios, la planificación y proyecciones.
Lo más relevante, de llevar un control de horas trabajadas, es la gerencia administrativa de la planificación del trabajo. De este modo, se cumple con los requisitos de ley, y se otorga una remuneración justa, según las horas trabajadas.
Bases del sistema de control de horas trabajadas
Cada empresa puede seleccionar el sistema que le resulte más conveniente según las modalidades de trabajo dentro de la organización. No obstante, el sistema debe facilitar el control de las jornadas de trabajo, basándose en:
- Registro de entradas y salidas de la actividad laboral.
- Llevar un mejor cálculo de horas extras.
- Planificación detallada de horas de trabajo.
- Prevención del absentismo laboral.
- Ajustes justos de salarios.
- Gestión de proyecciones.
Son varios los países que están realizando reformas laborales ante los cambios de la relación vistos durante la crisis sanitaria mundial. Por tal motivo, en España desde mayo de 2019, es obligatorio el registro de las horas trabajadas de forma diaria. En caso de incumplimiento, las multas pueden ser elevadas, dependiendo de la cantidad de empleados que no tengan su registro de jornada laboral.
¿Cuál sistema de control de registro de jornada debe seleccionar mi empresa?
El departamento de recursos humanos de la empresa puede seleccionar el sistema para registrar la jornada laboral de cada empleado. Eso significa, que también puede establecer los ajustes necesarios para lograr mejorar o cambiar definitivamente el sistema que usa en la actualidad. Dependiendo de la cantidad de empleados y la distribución de las horas de trabajo, existen unos sistemas más eficientes que otros. Entre los sistemas más empleados para el registro de las horas trabajadas se encuentran:
Libros de registros
El sistema básico con el que muchas empresas comienzan el registro de las entradas y salidas de los empleados en la jornada laboral. Un método manual que representa en la actualidad un consumo de papel innecesario que necesitará mucho espacio para ser archivado.
Además, sería indispensable una persona que dedique tiempo a la revisión diaria y verificación del cumplimiento del registro por parte del empleado. En casos de empresas con un número de empleados menor a diez, pueda que sea un sistema práctico para llevar el registro. Sin embargo, es importante que la empresa pase al proceso de sistema automatizado que le permitirá escalar con facilidad duramente su crecimiento.
Libros de Excel
Durante muchos años, el programa de hojas de cálculo de Excel ha sido la base para el registro de la actividad laboral. Incluso, muchas empresas pequeñas combinaban el sistema de registro físico en libros y el registro consolidado mensual en las hojas de cálculo. Con los cambios en las modalidades de trabajo, el sistema podría arrojar errores y presentar problemas ante los cambios constantes de horarios.
Lectores digitales de registro
Los lectores de registro laboral son utilizados por grandes empresas que pueden asumir los costos de instalación y mantenimiento del sistema. En este tipo de sistema se usa una tarjeta magnética, sistema biométrico o captura de huella dactilar.
Es un sistema eficiente cuando el trabajo se realiza siempre dentro de las instalaciones de la empresa. Sin embargo, el sistema no se adapta con tanta facilidad a los cambios de la modalidad de trabajo desde casa o viajando.
Software de control de registro laboral
La transformación digital ha llegado a empresas para cumplir con una obligación legal y además, llevar un registro eficiente de la jornada laboral. Los software de control laboral permiten la automatización del registro de horas de una forma rápida, en tiempo real. Además, el sistema ofrece ventajas en la planificación y evaluación del trabajo de cada empleado, permitiendo la generación de informes con estadísticas generales y específicas.
Las empresas están evolucionando junto a las relaciones laborales a distancia, sea trabajando desde casa, viajando o en otro país. De esta manera, los sistemas de trabajo también han experimentado una transformación apoyada en el uso de la tecnología.
Ejemplo del control de horas trabajadas en oficina, en casa y realizando rutas de trabajo.
En la actualidad, los empleados cumplen su jornada laboral bajo diferentes modalidades, en la oficina y en casa. Si la empresa utiliza un software de control presencial laboral, puede registrar desde cualquier equipo el ingreso y salida de la jornada, incluyendo el registro de hora para comer y descansos.
Por ejemplo, un empleado empieza a trabajar la primera semana del mes en la oficina, done es un hecho notorio su presencia. En la segunda semana del mes, debe hacer el trabajo desde casa, cumpliendo con las medidas sanitarias del país donde se encuentra. La tercera semana, debe cumplir con una ruta de trabajo para visitar clientes que se encuentran lejos de la oficina. Durante la cuarta semana del mes, el empleado debe cumplir medio día de trabajo en la oficina y el resto desde casa.
Con tantos cambios en los horarios, se necesita un sistema flexible que además sea accesible tanto al empleado como a la empresa en tiempo real. En este ejemplo, el mejor sistema para llevar un efectivo registro de la jornada laboral, es un software.
Automatización en el control de horas trabajadas
La automatización permite agilizar el control de la jornada laboral, desde cualquier lugar de trabajo. Los softwares ofrecen su sistema desde la nube, disponible para que los empleados accedan en tiempo real y registren sus entradas, salidas e incidencias.
Es un sistema fácil de usar que se puede visualizar desde cualquier dispositivo que disponga de internet. También, permite la escalabilidad de la empresa, permitiendo realizar ajustes de ingreso de personal rápidamente y sin limitaciones.
Como pudimos comprender en el ejemplo, durante un mes el empleado puede variar sus horarios y locaciones más de una vez. Con ello, se entiende la necesidad de toda empresa de poseer mayor control de la asistencia a la jornada.
Ventajas de utilizar un control de horas trabajadas
Los sistemas de registro de la jornada laboral en tiempo real permiten que la empresa pueda llevar diariamente un registro completo de cada empleado. Con ello, se logra planificar la jornada de los diferentes departamentos de la empresa, sin retrasos y fomentando la productividad. Entre las ventajas de llevar un registro de horas trabajadas en tiempo real se encuentran:
- Fomenta la transparencia del registro de horas trabajadas disponible en todo momento para el empleado y la empresa.
- Equilibrio en la distribución del trabajo de cada empleado con base en sus funciones.
- Una eficiente relación de las horas extras trabajadas.
- Evaluación constante de la productividad de los empleados según la modalidad laboral en la que cumplan sus funciones.
- Mayor facilidad a la hora de realizar informes estadísticos.
- Control efectivo del personal que cumple con rutas de trabajo o viajes.
- Proyecciones realistas de resultados a corto, mediano y largo plazo.
Todas estas ventajas y muchas más, se pueden obtener con la implementación de un software, disponible en todo momento gracias al internet. También, los avances en la creación de dispositivos portátiles como smartphones, tabletas y laptops, cada día más pequeños y a costos accesibles.
En resumen, El control de horas trabajadas se logra con un registro de jornada eficiente. Es un requisito legal que su registro sea diario y se encuentre disponible para los empleados y sus representantes. Además, la inspección de trabajo y seguridad social, puede solicita la información en cualquier momento e imponer multas en caso de incumplimiento. La ley permite el uso de cualquier herramienta como: tarjetas magnéticas, sistemas biométricos y software para el registro, tanto de empleados fijos como itinerantes.
Recomendaciones
La emergencia sanitaria ha ocasionado ciertos cambios en las relaciones laborales que requieren de un sistema eficiente de control de la jornada de trabajo. Por tal motivo, mediante decreto se estableció en España, la necesidad del registro obligatorio dentro y fuera de la oficina.
Con un eficiente registro de horas trabajadas se logra mejorar la distribución del trabajo, planificar horarios y estimular el aumento de la productividad laboral. Además, existen ventajas a nivel administrativo que van más allá del registro de horas trabajadas y se enfocan en el aumento de la productividad.
Para alcanzar el máximo potencial de nuestro capital humano se necesita contar con un sistema de control presencial laboral adaptable a los cambios que vivimos.
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