Actualmente, la mayoría de los procesos de control y registro de jornada laboral se realizan de forma automática a través de sistemas de gestión empresarial. Para llevar el control de la jornada laboral y las vacaciones, utilizar un sistema informático que integre ambas opciones, es lo ideal
Los sistemas para control del registro de jornada van integrados a un sistema mucho mayor que se encarga de llevar a cabo las tareas manuales. Es la mejor manera de avanzar de forma segura hacia cada uno de los objetivos que se han planteado.
Hoy en día son pocas las empresas que realizan este trabajo de manera manual o en programas como Excel. Esto implica correr el riesgo de cometer numerosos errores, desde dejar a algún empleado sin vacaciones, solapar los días de varios empleados. Incluso podría otorgar menos o más días.
Es obvio que no se hace con mala intención, pero es que resulta un trabajo pesado y tedioso. La tecnología ha permitido desechar esta metodología reemplazándola con sistemas que permiten la conexión entre personal, almacenamiento instantáneo en la nube y una menor tasa de error.
Tener un control de la jornada laboral y las vacaciones en un solo sistema
Las empresas necesitan contar con un sistema que permita llevar un control y registro de todo lo que sucede administrativa y operativamente. Para ello se han creado los sistemas de gestión empresarial, es usual que integren diferentes funciones. Como su nombre lo indica, su función es gestionar diferentes actividades y tareas para mejorar los diferentes procesos empresariales.
Hoy en día existen sistemas creados para hacer un control y seguimiento en tiempo real del registro de la jornada laboral y las vacaciones. Estas herramientas se han diseñado para permitir que incluso aquellos empleados que desempeñan sus funciones lejos de la oficina puedan registrar su jornada.
Es una opción que en la actualidad es de gran ayuda, pues el trabajo remoto ha llegado para quedarse. Trabajar desde casa para muchas empresas ha resultado en un ahorro de activos económicos que permite hacer inversiones que se traducen en crecimiento. Ahora se puede contar con un software con la opción de ser manejado de forma remota, sin perder las ventajas de los sistemas tradicionales.
Control de vacaciones ¿Cómo funciona?
Las vacaciones son los días en los que todos los empleados desean tomar sus días libres. Algunos los querrán para descansar o para poder pasar tiempo con sus familias, todas las razones son perfectamente válidas.
Pero en Recursos Humanos no funciona de esa manera, este departamento debe asegurarse que la empresa se mantenga funcionando. Y para lograrlo toda la plantilla no podrá disfrutar de sus vacaciones al mismo tiempo, es allí donde entra el gestor de vacaciones.
Gracias a esta opción se puede gestionar de manera efectiva el orden y las prioridades de las vacaciones de los empleados. Asimismo, tiene el objetivo de evitar que la productividad de la compañía se vea afectada cuando se acerque la época vacacional.
Es una de las funciones que van de la mano con el registro de jornada, y que generan información importante sobre las jornadas de trabajo. Como se comporta la plantilla, las ausencias y bajas, la cantidad de personal trabajando en tiempo real.
¿Qué se puede hacer con este sistema?
La mayoría de los sistemas para el control del personal tienen funciones similares, este es el caso del sistema para la gestión de vacaciones. Estas son algunas de las acciones que se pueden realizar en este módulo:
- Mantener informados a los trabajadores sobre las fechas de sus vacaciones y los días que le corresponden. Así se estarán evitando conflictos de intereses con el personal.
- Jerarquiza a los empleados con prioridad, es decir, aquellos con mayor antigüedad, padres de familia. Incluyendo los aspectos incluidos por ley o agregados por los contratos colectivos y políticas empresariales.
- Arroja informes detallados sobre los días que se han consumido, así como los que quedan pendientes por disfrutar mediante una mensajería interna o correos electrónicos.
- Gestiona los pedidos de vacaciones según el orden en el que han sido realizados.
- Mantiene un canal de comunicación abierto, posibilitando el diálogo del personal con Recursos Humanos.
- Determinar si es necesario la contratación y capacitación de personal para suplir a los que han salido de vacaciones.
Con un software completo logras el control de la jornada laboral y vacaciones
El registro de jornada en un software cumple con las normas establecidas en materia laboral. Mediante un sistema de marcación de las horas trabajadas con tarjetas virtuales, de esta forma se puede llevar un control del inicio y fin de la jornada.
Tomando en cuenta la importancia de este control, todos los planes que se ofrecen incluyen el control de jornada y vacaciones. Así, desde el departamento de Capital Humano se puede ver en tiempo real el comportamiento de la plantilla en cuanto a cumplimiento de horas. También se puede conocer cuáles empleados han tomado sus vacaciones y aquellos que están a la espera de ella.
Este sistema permite que el usuario pueda gestionar por sí mismo sus requerimientos de manera remota. La instalación sencilla y el uso amigable incentiva a que el empleado quiera registrar cada día su jornada.
La ventaja más importante es el respaldo estable de la nube, ya que desde su instalación hasta el funcionamiento se hace desde la web. Ofreciendo un sistema robusto y estable sin la necesidad de adquirir equipos que requieren un constante mantenimiento. Igualmente, existe un soporte ante cualquier eventualidad que pueda presentarse.
¿Por qué es fundamental llevar un control de jornada y vacaciones?
Una de las premisas para que una empresa sea productiva y genere ganancias es la organización para mantener un orden determinado en los procesos. Para que todo se encuentre en orden se requiere de un control, y no se trata de hacer reglas y prohibiciones. Por el contrario, es darle directrices al personal de modo que se optimicen las tareas y se mejore la productividad.
El control de horario ayuda a saber cuánto personal entra o sale de la empresa, y cuando son las horas de mayor o menor productividad. Evita que los empleados trabajen más de la cuenta, siendo también una forma de asegurarse de recibir un pago justo por cada jornada trabajada.
Por otro lado, tener un control adecuado de las vacaciones del personal es la manera más sencilla de evitar el caos. Otorga la transparencia necesaria para saber que las asignaciones de estos días se hacen con determinado orden. Gracias a esto se genera una relación de confianza entre empleado y empleador.
El empleado podrá planificar sus días de descanso con tiempo, y la empresa tendrá la oportunidad de capacitar a un reemplazo de ser necesario. Cada cierto tiempo y según sea configurado, el sistema dará reportes con información relacionada con las ausencias y bajas. Así se puede saber a ciencia cierta la cantidad de empleados con los que cuenta la empresa por períodos de tiempo.
Es importante resaltar que invertir en un sistema que integre todas las funciones mencionadas es una buena decisión a largo plazo. Permite que el empleado pueda gestionar por sí mismo numerosas peticiones, lo que incentiva a mejorar la productividad, generando mayores beneficios colectivos.
Importancia de las vacaciones para la plantilla de trabajo
Estar de vacaciones implica el descanso tanto físico como mental, lo que puede traer efectos positivos sobre los trabajadores. Se ha determinado que con tan solo una semana de vacaciones el nivel de estrés disminuye de forma considerable al desconectarse de los problemas. Un factor que influye en este cambio anímico es el ambiente, ya que al estar en otro lugar distinto al entorno se alejan las complicaciones.
A nivel laboral, que los empleados disfruten de días de descanso contribuye con el aumento de la productividad, la concentración y la creatividad. ¿De qué manera? Cuando una persona se mantiene durante un período de tiempo prolongado, esforzándose física y mentalmente, va a traer como consecuencia un agotamiento generalizado.
Por ello, tanto el cuerpo como el cerebro necesitan una desconexión periódica de este esfuerzo mantenido. De forma que al volver al puesto de trabajo ha podido renovar no solo las ganas, sino que se comienzan a gestar nuevas ideas.
Aunque es un tiempo corto, pues en algún momento deben acabar, lo ideal es disfrutarlas, de allí la importancia de una programación adecuada. Con el sistema de control de jornada y vacaciones se puede determinar con suficiente tiempo quién estará libre, cuándo podrá hacer y por cuánto tiempo.
El sistema permite que el empleado pueda ver en tiempo real los días de vacaciones que tiene para disfrutar, así como aquellos días que le restan. Puede llevar un control en conjunto a Recursos Humanos para verificar si le corresponde alguna bonificación relacionada con los días de descanso.
En resumen, llevar de forma adecuada el control de la jornada laboral y vacaciones implica que los empleados se encuentren satisfechos con la gestión empresarial. No solo alivia la carga de trabajo a Recursos Humanos, sino que incentiva al empleado a optimizar su tiempo incrementando la productividad. Todo se traduce al aumento de ganancias, por ende el éxito de la empresa, siendo una situación en la que todos ganan
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