Los permisos de trabajo son parte de la flexibilización de una empresa. Llevar el control de permisos laborales, le permite a la compañía tener organización en la plantilla de cada trabajador. Además, puede establecer el historial de rendimiento del empleado.
Los permisos laborales son herramientas que proporcionan beneficios a los empleados. Estos contribuyen con su salud mental e integridad. A su vez, se refuerza la marca y cultura de la empresa. La autorización de conceder el permiso depende de la urgencia del mismo y que no perjudique el desarrollo normal de las actividades laborales.
Existen permisos que pueden ser descontados. Esto va a depender de las políticas de las empresas o los contratos colectivos que se manejen. Suceden cuando el empleado sale fuera de la empresa a realizar actividades personales. Como ejemplo: citas médicas o cursos.
Para solicitar un permiso, el trabajador debe considerar si la situación lo amerita y seguir los procedimientos regulares de la empresa al proceder con la solicitud. El primer paso es conversar con el jefe inmediato y si es necesario enviar un comunicado al área de Recursos Humanos para que sea aprobado. El proceso también depende de la política de la organización.
Tipos de permisos laborales
Existen dos clases de permisos laborales: retribuidos y no reglamentarios. Ambos, deben ser solicitados con previo aviso. Sin embargo, hay situaciones imprevistas y excepcionales que impiden la solicitud a tiempo. Sea cual sea la opción, siempre deberá ser justificada ante la empresa.
Para entender mejor la diferencia entre ambos, se explica lo siguiente:
Permisos laborales retribuidos: son los regulados en los Convenios Colectivos o acuerdos individuales. Estos permiten ausentarse del trabajo por un periodo determinado de tiempo mientras continúa recibiendo su retribución salarial. No conceder este derecho, constituyen faltas que pueden ser sancionadas en caso de inspección de trabajo. Consta de unas horas o días libres, sin realizar actividades laborales.
Permisos no reglamentarios: son aquellos que su otorgamiento depende de la decisión de los jefes. Pueden ser o no remunerados. En su defecto, para no descontar el tiempo de ausencia, el jefe puede solicitar la compensación del tiempo no trabajado. Esto lo logra el empleado laborando el mismo tiempo que se ausentó durante horas extras fuera del horario de jornada laboral.
Permisos laborales retribuidos o licencias laborales
La siguiente lista, son los permisos que están otorgados con su debida remuneración, según la Ley de trabajo:
- Matrimonio
Se conceden hasta 15 días hábiles de esparcimiento matrimonial para el disfrute de los recién casados. Se aconseja solicitar el permiso con previo aviso. De esta forma la empresa puede asegurar la persona sustituta durante el tiempo de ausencia.
- Maternidad
Las trabajadoras en estado gestante tienen derecho a un permiso de 90 días. El descanso se otorga por 45 días anteriores y posteriores a la fecha probable de parto. Se acredita con los debidos informes médicos.
- Paternidad
En el caso de la paternidad, al menos se otorgan 8 días para que los padres acompañen a sus hijos durante sus primeros días.
- Fallecimiento de un familiar
Se concede en caso de enfermedad grave o fallecimiento de cónyuge, padres, hijos o hermanos. El tiempo que se habilita es el necesario para reconfortar o rehabilitar al trabajador. Se otorga desde 2 días hasta un máximo de 8 días, dependiendo de la decisión de los supervisores.
- Enfermedad personal
Ocurre cuando el trabajador está pasando por un padecimiento físico. La intención de concederle el permiso es que acuda a su médico personal, un centro de salud, hospital o clínica. Debe hacerle llegar al jefe inmediato o departamento de Recursos Humanos la constancia firmada por el médico tratante. En este aspecto se puede incluir los permisos otorgados por exámenes o controles médicos.
- Accidente o enfermedad grave de un familiar
Se otorga a los trabajadores por horas o días. Ocurre en caso de enfermedad grave de cónyuge, padres o hijos. También pueden ser descontados del periodo vacacional en caso de requerir un tiempo más prolongado. Es requisito fundamental la presentación del certificado médico correspondiente cuando se solicita de forma consecutiva.
- Deberes públicos
Los trabajadores que tienen cargos públicos, constan de permisos de trabajo hasta por 20 horas semanales, sin descontarlos de sus remuneraciones. Le compete a los que se dedican exclusivamente a funciones municipales siendo el caso de alcaldes o gobernadores.
- Función sindical
Son los otorgados a los dirigentes sindicales, que cuentan con el reconocimiento de la empresa. La intención del permiso es que cumplan con sus funciones gremiales, durante la jornada laboral o fuera de ella. Esto no afecta el normal funcionamiento de la organización. Normalmente, la empresa fija las horas dedicadas semanalmente por un tiempo máximo de 1 año.
- Mudanza
Cuando se realiza la mudanza de la vivienda principal se tiene derecho a un día de licencia. Según los requerimientos de la empresa, se debe anexar el contrato nuevo que se ha adquirido para que quede de justificativo por la ausencia.
Beneficios de los permisos laborales
Otorgar permisos laborales permite cumplir con los parámetros que exige la ley y evitar inconvenientes. Además, ser flexibles aporta otros beneficios y ventajas que se pueden tomar en consideración:
- Refuerza el employer branding
El employer branding es la reputación que tiene la empresa medida por las acciones que se ejecutan para demostrar el valor hacia los empleados. Dicho término se creó para promover mayor bienestar, engagement y retención del personal.
Siguiendo la idea anterior, generalmente, los empleados conocen sus derechos laborales según las leyes, contratos o convenios. El tener el conocimiento que la empresa respeta sus derechos y son tomadas en cuenta sus necesidades, es un factor que contribuye a la lealtad.
- Mejora la salud del empleado
Otorgar permisos laborales ayuda a que el empleado realice diligencias pendientes o cumplan con compromisos personales. Esto contribuye a cuidar la salud mental y disminuir el estrés laboral.
- Optimiza el employee experiencia
El employee experiencia es la vivencia de las personas en la relación profesional con una organización. Aclarado este concepto, los empleados podrán tener vivencias óptimas dentro de la organización cuando estén al tanto de sus beneficios. Ocurre en el caso de tener días libres.
Al serles otorgadas estas ventajas, los trabajadores estarán más involucrados con la organización y cumplirán con sus labores de forma productiva. Esto ayuda a aumentar la fidelidad y hacer que permanezcan por más tiempo en la empresa disminuyendo la tasa de rotación.
¿Cómo debe ser la solicitud de un permiso?
No existe un procedimiento general que se aplique para todos los permisos. Lo que sí es necesario, es dejarlo por escrito, tanto la solicitud como la autorización del encargado en otorgarlo.
En caso de un mal entendido, tanto el trabajador como la empresa tienen una justificación que los respalde. Se debe enviar una solicitud de permiso laboral al jefe inmediato. Realizarlo por correo, a través del portal del empleado o subirlo al software de control de permisos laborales.
Para que este tipo de gestión se haga más simple, es recomendable que la empresa cuente con un software en gestión de Recursos Humanos. Estos facilitan la comunicación interna entre el empleado y los supervisores. Los sistemas de control de permisos laborales permiten que se pueda hacer peticiones de permisos, bajas médicas, vacaciones y todo tipo de ausencias.
Software de control de permisos laborales
Este tipo de software permite asignar al empleado, el motivo y el tiempo a ocupar en otra actividad dentro del periodo de trabajo. La función que cumple es poder llevar un registro de las concesiones de ausencias y que estas no sean registradas como retrasos o faltas.
A través de estos sistemas, se puede implementar un flujo electrónico de solicitud y aprobación de los permisos. Además, se accede al sistema cuando sea necesario.
Ventajas del software de control de permisos laborales
- Facilitar la solicitud de permisos.
- Adjuntar archivos para el soporte del permiso.
- Mantener un registro histórico de los permisos solicitados y procesados.
- Manejar los permisos desde la aplicación o móvil.
Importancia de establecer permisos laborales
La comunicación y el buen desempeño son factores claves para conseguir permisos laborales. Es necesario que los jefes inmediatos también valoren lo que está aconteciendo y el tiempo en el que sucede. Es vital para la compañía tratar de comprender los aspectos que afectan a las personas.
Las empresas deben hacer lo necesario para que exista un compromiso con el equilibrio de trabajo y la vida de sus trabajadores. Por otro lado, el empleado debe retribuir a la empresa el permiso otorgado, cumpliendo a tiempo con sus actividades laborales y siendo proactivo.
En resumen, el control de permiso laboral permite mantener el orden dentro de la organización, el cumplimiento a tiempo de actividades y generar empleados satisfechos. Al concederles a los trabajadores permiso para cumplir con sus actividades personales, se está demostrando la flexibilidad que posee la empresa.
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