Realizar una adecuada coordinación del calendario de vacaciones y además agregarlo en registro de la jornada de trabajo va a permitir una mejor organización. También, para tener un calendario de vacaciones ordenado se puede lograr gracias a simples estrategias que puede aplicar el departamento de Recursos Humanos.
Se trata de una gestión que le corresponde al equipo que conforma el departamento de Recursos Humanos. Ellos son los encargados de gestionar las vacaciones y organizar el calendario, es una tarea tediosa y que conlleva mucho tiempo completar. Automatizarla supone reducir considerablemente el margen de errores de este tipo, algo que sucede a menudo cuando se coordinan las vacaciones manualmente.
¿Se puede hacer la coordinación del calendario de vacaciones con el registro de la jornada?
El sistema de registro de jornada permite que el empleado pueda ingresar toda la información relacionada con su jornada de trabajo. En los módulos correspondientes, el trabajador podrá observar detalles como horario de trabajo, tiempos de descanso. Por lo que integrar el calendario de vacaciones le va a permitir organizar de forma más óptima su tiempo y tareas a cumplir.
Esta acción puede realizarse gracias a los softwares de gestión empresarial que suelen integrar funciones para el registro de jornada, incidencias, comunicación interna, entre otras. De modo que cargar la información sobre las vacaciones de cada trabajador va a facilitar el trabajo a Recursos Humanos.
Los gestores empresariales han sido diseñados para automatizar este tipo de tareas. Solo bastaría ingresar la información del trabajador, como el inicio de la relación laboral, horario de trabajo, cargo que desempeña, turnos de trabajo (si aplica). Con esto, el propio sistema estaría determinando en qué época del año el trabajador tendría que tomar las vacaciones, o ser programadas para una fecha determinada.
Otro de los procesos que se puede destacar al integrar ambas funciones es saber a cuántos empleados les corresponde tomar vacaciones al mismo tiempo. Al tener esa información presente se pueden organizar a los empleados por grupos, así la empresa no sufrirá bajas en la productividad. Aplicando esta opción, tampoco será necesario la contratación de empleados temporales.
Se puede jerarquizar automáticamente cuáles son los trabajadores que tienen la prioridad de tomar sus días libres. Para ello se toma en cuenta aspectos como la antigüedad dentro de la compañía, núcleo familiar (pareja, hijos), orden de las solicitudes, etcétera.
De modo que automatizar este tipo de procesos no solo es una buena decisión, sino que resulta lo más efectivo y práctico para la compañía.
La mejor forma para organizar el calendario de vacaciones
La coordinación del calendario de vacaciones no es solo esperar que el sistema haga el trabajo, sino que representa una ventaja para la empresa y los trabajadores. Lo mismo para Capital Humano, que al tener una planificación con tiempo evitará problemas a largo plazo.
Un ejemplo es la época de vacaciones escolares cuando los trabajadores con hijos prefieren tener sus días libres. Coordinar con anticipación hará que todas las piezas encajen a la perfección, así la compañía no resentirá la falta de este personal.
Durante el primer trimestre del año es una de las mejores temporadas para preparar este calendario. Cuando la plantilla tiene conocimiento de sus días libres, tendrá la oportunidad de estructurar el tiempo restante en actividades y tareas enfocadas a la productividad.
A continuación algunos consejos para una óptima planificación:
- Determinar si hay un periodo fijo para la temporada vacacional, de ser así, este debe tener un margen amplio. Puede ser de semanas o incluso un par de meses, pero esto va a depender directamente de qué tan numerosa sea la plantilla.
- Asegurarse que todos los empleados conocen cómo es el proceso para la solicitud de vacaciones.
- Definir cuántas personas pertenecientes al mismo departamento o equipo de trabajo podrá estar libre al mismo tiempo.
- Optimizar el proceso para aprobar las vacaciones, de modo que todos se sientan escuchados.
- Preparar al personal que sustituye al empleado que ha pedido sus días de vacaciones.
- Fijar la jerarquía que rige las vacaciones, y la misma no puede ser modificada. Esta es la forma más salomónica de evitar conflictos entre compañeros de trabajo.
Si bien cada compañía trabaja bajo una metodología establecida, estos son consejos que se aplican a la mayoría de los casos.
Gestores empresariales para las vacaciones laborales
Un sistema de control horario y vacaciones destinado a la gestión empresarial ayuda a que la compañía siga trabajando a la perfección. Aunque se ha dicho que está esquematizado para empresas con plantillas de al menos 30 personas, también es ideal para empresas más pequeñas.
Hoy en día muchos de estos sistemas cuentan con versiones que se adaptan a las necesidades de grandes, medianas y pequeñas empresas. Las funcionalidades pueden variar, e ir desde la planificación, días festivos, horarios y turnos de trabajo, días libres cumplidos y por cumplir. Módulos para la comunicación interna, de modo que las notificaciones se realicen en tiempo real, así como notificaciones en casos que van a revisión.
Lo más importante es que este gestor pueda fusionar varios módulos, e integrarlos como si fuesen uno solo, facilitando así el trabajo de todos. Dentro de las características que son relevantes se encuentra la flexibilidad para posibles modificaciones, un ambiente amigable con el usuario. Aunque no es sustituto de la labor humana, es un sistema informático diseñado para que este trabajo sea más sencillo y efectivo.
Importancia de la coordinación del calendario de vacaciones
Es bastante común que en el departamento de Capital Humano, constantemente se reciban preguntas relacionadas con el tema. ¿Cuándo inician mis vacaciones?, ¿cuántos días me tocan este año?, son las más usuales. Los reclamos tampoco se hacen esperar, muchos causados por una gestión mediocre.
La solución es contar con un sistema que permita una planificación detallada y con tiempo, hecha por personal calificado. Su estructura evitará buena parte de los conflictos, o en todo caso aportando una solución rápida, oportuna y efectiva.
Estas son algunas ventajas que destacan la importancia del sistema para la gestión de registro de jornada y personal.
- Propicia una comunicación más fluida entre los empleados y el equipo de Capital Humano.
- El personal estará mucho mejor organizado al minimizar los errores, como enviar a dos empleados del mismo departamento de vacaciones al mismo tiempo.
- La capacidad del propio sistema de asignar de forma automática las vacaciones, según los estándares y parámetros que se indiquen.
- La posibilidad de identificar el contrato y el convenio colectivo que han firmado los trabajadores sabrá los días exactos que le corresponde a cada quién.
- Los conflictos se reducen considerablemente, pues se entiende que es un sistema informático el que ha otorgado las vacaciones, sin intereses personales de por medio.
- Cada trabajador podrá verificar en su estación de trabajo la fecha de sus vacaciones, duración y retribución correspondiente (si aplica).
- Se incrementa la fidelidad y sentido de pertenencia del trabajador hacia la empresa.
- El clima laboral es mucho más agradable al comprender que sí existe una verdadera equidad dentro de la empresa hacia sus empleados.
- La mayoría tiene respaldo en la nube y la capacidad de conexión remota, por lo que se puede observar la información desde cualquier parte del mundo.
Calendario de vacaciones
Es una herramienta con una gran utilidad, que forma parte del calendario anual que lleva cada empresa. En este se plasman las necesidades materiales, humanas y logísticas de cada empresa. Por supuesto, para cada compañía es diferente, ya que varía en cuánto a plantilla, rubro, tamaño, entre otros.
En el calendario de vacaciones se debe reflejar información relacionada con los feriados no laborables, épocas de mayor y menor productividad. Con estos datos, más lo aportado por el registro de jornada de cada empleado, se otorgan las tan preciadas vacaciones.
Sin embargo, esta es una de las labores que ocasiona los mayores quebraderos de cabeza, que incrementan según la plantilla de trabajo. Hacerlo de forma manual, anotando persona por persona en un calendario o tabla de Excel, es sencillamente una tarea titánica. De modo que se ha creado un gestor que permite realizarla sin tanta complicación y con un margen de error mínimo.
Para el departamento de Recursos Humanos es una labor que se hace desde el compromiso. Pues cada empleado es más que un simple número de ficha en el sistema, y se vela por sus intereses. Se entiende que al hacerlo se cuida también de las prioridades de la compañía.
Tipos de calendarios
Este calendario puede gestionarse desde programas básicos como Excel y Google. No obstante, estos sistemas no son generados para la gestión empresarial y por eso se generan errores. Estos no son los más efectivos para las empresas de mayor tamaño, a estas les corresponde una inversión un poco mayor.
Para las empresas y grandes industrias se han diseñado gestores empresariales que además de otros módulos como el control de horario, integran esta opción. Son los más modernos y confiables, la mayoría cuentan con respaldo en línea, acceso remoto y usualmente su uso es sencillo.
Los avances en los softwares de registro de jornada y control de horario permiten a toda empresa agilizar sus procesos. Por eso, las empresas pequeñas empiezan a comprender que esos sistemas son una inversión para lograr el crecimiento.
En resumen, hacer la coordinación el calendario de vacaciones con el registro de jornada es una de las mejores decisiones que se pueden tomar. Con esto no solo se facilita el trabajo, sino que se optimizan los procesos empresariales, se incentiva al empleado a dar lo mejor de sí. Asimismo, han sido creados con el objetivo de agilizar el proceso tedioso de organizar las vacaciones automatizando el mismo.
Por eso, contar con un sistema que agilice los procesos de planificación y control, es fundamental para el crecimiento de la empresa.
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