La gestión de proyectos empresariales es la actividad que permite utilizar procedimientos y políticas para guiar el trabajo desde su inicio hasta su finalización. La gestión debe orientar todos los aspectos de las actividades, desde el registro de jornada hasta la generación de informes.
La gestión de proyectos empresariales y el registro de jornada determinan el éxito
Alcanzar el éxito es la meta máxima, por ello cada una de las acciones que se realizan están enfocadas en esto. Efectuar un registro de la jornada implica mucho más que solo marcar hora de entrada y salida. Se refiere a llevar un control pormenorizado de las actividades que desempeña el empleado dentro de la organización.
Cuando se trabaja con gestión de proyectos empresariales, tener un sistema de control de horarios que integre la gestión de tareas, es ideal. Esto permitirá, entre otras cosas, conocer si el proyecto se sostiene y si es rentable. Asimismo, facilita la tarea de asignar y determinar las horas efectivas que se usan para determinada labor. Permite que cada profesional pueda conocer y controlar el tiempo que dedica a cada una de las asignaciones, optimizando cada vez más su trabajo.
Por otro lado, a cada jefe o líder de departamento, le ayudará a supervisar que su equipo esté enfocado en obtener resultados. Las auditorías que se realizan a cada asignación también será una labor menos complicada, gracias a este tipo de sistemas.
En líneas generales, es un gran aliado a la hora de verificar el tiempo que se le ha estado dedicando a determinado proyecto. Así como conocer en qué fase se encuentra el mismo y cómo ha sido su avance. Es decir, que arroja ciertas métricas que no solo determina si un proyecto es rentable en tiempo, sino que registra su progreso.
De esta manera se podrá determinar si el proyecto evoluciona como se espera, si se cumplen los plazos. Con lo que se podrá decidir si se continúa trabajando de la misma forma o si hay que cambiar de estrategia. Si, por el contrario, los resultados indican un progreso negativo, habrá que redirigir los recursos hacia otro proyecto.
Ventajas del control de horarios en la gestión de proyectos
Por supuesto que al enlazar el registro de la jornada con la gestión de proyectos empresariales, se obtienen ventajas que facilitan el alcance de objetivos. Entre ellas, se pueden destacar las siguientes:
- Registrar el tiempo que se le dedica a cada una de las tareas asignadas, por grupo y empleado.
- Fichaje por proyectos para saber a qué actividades se le dedica mayor esfuerzo.
- La asignación de tareas de forma eficaz.
- Determinar cambios o modificaciones que se necesiten ingresando la información al sistema. Esto daría una notificación inmediata a todos los implicados.
- Determinar la productividad que tiene cada empleado que está involucrado dentro del proyecto.
- Mejora la comunicación interna al hacerla inmediata. Se puede notificar errores o hacer preguntas y recibir una respuesta al momento.
- Enfocar los recursos necesarios a los proyectos con mejor oportunidad y trascendencia.
- Optimizar el tiempo de trabajo del empleado, aumentando sus horas de descanso al evitarse las horas extras en la oficina
- Planificar horarios de manera más eficiente, así todos tienen un aporte importante.
Software de registro de jornada y gestión de proyectos
Implementar un sistema de control de horarios que a su vez tenga la capacidad de facilitar la gestión de proyectos es fundamental. Esto ayudaría en gran medida a reducir los tiempos, en cuanto a la realización de trabajos manuales que se pueden automatizar. Así como la reducción de costos, pues aunque su adquisición implica una inversión considerable, hay muchas tareas que este sistema va a facilitar.
De aquí surge la pregunta, ¿Cuáles son las características que debe tener un buen sistema de registro de jornada para la gestión de proyectos?
Control de horario
Es evidente la necesidad de esta característica, pues con ella se lleva un registro limpio de las horas cumplidas por cada empleado. Pero además puede determinar cuál es el tiempo que realmente se le ha dedicado al proyecto en marcha.
Creación de proyectos
Que permita registrar la creación, planificación, ejecución, seguimiento y cierre de proyecto. De esta forma, todos los implicados puedan estar al tanto de lo que la evolución de cada una de las etapas del mismo.
Calendario
Permite visualizar permisos, quién está de vacaciones o cuál es el próximo empleado en turno para ellas. Así como las bajas, las fechas límites con las que se está trabajando.
Mensajería
La comunicación interna es de suma importancia, por ello, un sistema con esta característica es primordial para el éxito de un proyecto.
¿Qué es la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos empresariales consolida una serie de métodos para planificar y llevar a cabo los procesos implicados en la gestión. La intención es alcanzar las metas que se han establecido previamente para que la empresa pueda obtener un beneficio.
Estos beneficios se pueden categorizar de distintas maneras:
- Resultados, como la construcción e inauguración de una nueva sede.
- Consecuencias, que se puede traducir en la reubicación de personal activo en otras áreas o sedes.
- Beneficios, que se puede representar en la reducción de costos en diferentes áreas.
- Estrategias, como alcanzar una meta de rendimiento en determinado lapso de tiempo.
Dentro de los obstáculos que se pueden presentar a la hora de desarrollar algún proyecto, los más comunes son: El tiempo, el coste y el alcance. Dichas dificultades se conocen como el “Triángulo de Gestión de Proyectos”, pues las tres están directamente relacionadas. Y es común que al solucionar una, las otras dos se resolverán con mayor rapidez.
Usualmente, se necesitan 5 etapas para realizar un proyecto:
Ejemplo de etapas de un proyecto
Cada proyecto se realiza cumpliendo una serie de pasos. Por ejemplo, un proyecto de digitalización empresarial de forma rápida puede requerir de las siguientes 5 etapas:
Inicio o análisis de factibilidad
En esta fase se estudia qué tan viable es este proyecto, se toman en cuenta factores como el tiempo, los recursos y el coste. Esto se hace para determinar si en realidad los beneficios que traerá son mayores que la inversión necesaria.
Esta primera fase debe incluir un registro de seguimiento que quedará asentado en un sistema de control. El análisis previo del alcance del proyecto, donde se toma en cuenta la metodología a utilizar, departamentos de la empresa que estarán involucrados.
Igualmente, se debe indexar el análisis de los riesgos que conlleva ejecutar dicho proyecto, beneficios y la estimación del coste. Si el resultado de esta primera parte, es positivo y se determina su factibilidad, se procede a iniciar la segunda fase.
Planificación
Es poner sobre la mesa cuáles serán las tareas a realizar, los objetivos que se desean alcanzar y los recursos necesarios. Es importante desarrollar un informe detallado de esta fase, de modo que quede claro cada paso a llevar a cabo.
Para ejecutar un proyecto de digitalización se debe incluir en la planificación el tiempo de formación de los empleado.
Ejecución
La utilización de toda la experiencia y conocimiento de los activos de la empresa. Se deben poner en práctica las técnicas de administración y gestión de los procesos.
Es aquí donde pueden surgir problemas si la fase de planificación no fue hecha correctamente. Es importante sumar el esfuerzo de cada uno de los implicados, creando grupos de trabajo efectivos.
Un software de registro de jornada contribuye en el seguimiento de las funciones de cada empleado. Permite conocer las horas trabajadas y generar una comunicación fluida para la planificación de actividades.
La asignación de tareas debe ser hecha según las habilidades de cada uno de los empleados, para que su ejecución sea lo más expedita posible.
Control
La etapa de seguimiento va de la mano con la anterior, y ambas son las de mayor peso de este proceso. Es donde se certifica que todo se ha hecho según lo planeado, se realizan pruebas para determinar si las expectativas son superadas.
Se requiere hacer un seguimiento de las tareas para determinar si se ha alcanzado cada uno de los hitos planteados. También es necesario llevar un registro de las incidencias que han surgido, y generar informes que reflejen cada paso dado.
Esto último, es un recurso que por lo general se hace para notificar a supervisores y gerentes sobre la evolución del proyecto El sistema que se utiliza para el registro de la jornada laboral es clave. Pues si se emplea un sistema que integre estas funciones, será mucho más sencillo llevar a cabo esta fase.
Cierre
Es la parte final, y en ella se evaluará que todo se ha hecho como lo planificado, de modo que todo esté en orden. Se hace un análisis de los inconvenientes que se presentaron durante la realización del proyecto, para que en futuros proyectos se eviten dichos problemas.
Entonces, con el desarrollo de cada etapa se podrán tomar mejores decisiones que se ajusten al objetivo principal. En este caso, se trata de digitalizar la empresa de forma rápida.
Importancia de la gestión de proyectos
Tener una buena gestión de proyectos va a permitir a la empresa crecer como organización. El éxito depende de cómo se manejan los objetivos, y al tener un personal con la capacitación adecuada y un sistema eficaz se puede lograr.
Por lo que implementar un sistema de control de horarios que integre la gestión de proyectos más que una opción se convierte en una necesidad. Ayuda a reducir costos, minimizar los riesgos y mejora la utilización de recursos.
En resumen, la gestión de proyectos empresariales está estrechamente ligada a un buen sistema de registro de jornada laboral. Este software ayudará a mejorar la planificación, ejecución, y seguimiento de los proyectos. Así como a minimizar los riesgos y determinar cuando un proyecto será o no viable. De esta forma, la compañía podrá asegurar el éxito de cada uno de los objetivos planteados.
En un software de registro de jornada automatizado se pueden integrar funciones de gestión. Esto representa un nivel de comunicación fluida sobre cada paso del proyecto.
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