Usar el software de gestión empresarial para solicitar permisos de trabajo permite conservar la formalidad y hacerlo de manera más sencilla. Los permisos de trabajo en la actualidad se solicitan y aprueban usando sistemas de gestión que permiten hacer seguimiento a la petición.
Además, representa un sistema de control donde se puede comprobar que los trabajadores de planta cumplan con las formalidades. Los permisos laborales pueden referirse a solicitudes de ausencia o la realización de procedimientos que requieren de cierta seguridad.
Cada día, durante la jornada de trabajo, se deben realizar procedimientos de todo tipo, en algunos casos pueden ser peligrosos. De modo que se ha creado un protocolo con la intención de evitar que sucedan accidentes. Y si bien, solicitar un permiso para cumplir con una tarea que sí o sí debe hacerse, puede ser un poco tedioso, es necesario.
En todo caso, muchas veces es mejor cumplir con estos procedimientos para no lamentarse de algo que se pudo evitar. Es una formalidad que está pensada especialmente para compañías que hacen uso de maquinarias potencialmente peligrosas, donde un simple aviso no impide una tragedia.
Gestión de permisos de trabajo en el registro de la jornada laboral
El registro de la jornada laboral de forma diaria no se limita única y exclusivamente al inicio y final de la misma. Se trata de una gestión que implica un control de cada cosa que sucede en el día de trabajo, para futuras evaluaciones. Es decir, que cada actividad, proyecto, receso, e incluso los permisos de trabajos deben quedar plasmados en el sistema. Como se mencionó antes, la idea es que para futuras evaluaciones de desempeño y crecimiento, se pueda tener una estadística de productividad.
Los permisos de trabajo son una formalidad necesaria, y por ello los gestores empresariales incluyen módulos específicos para este fin. Es cuestión de llenar las casillas correspondientes para generar una nueva solicitud, poder hacerle seguimiento y saber cuando se ha otorgado. De esta manera, la tarea es un poco menos engorrosa y pesada, que es finalmente el objetivo de los sistemas de gestión.
Todo lo que sucede desde el momento que se ha fichado la entrada, hasta que se marca la salida, se relaciona con la jornada laboral. Aunque no lo parezca.
Importancia de los permisos de trabajo
No se trata solo de llenar una planilla para salir del paso, la idea es hacer conscientes a los trabajadores de lo delicado o peligroso de cierta actividad. Asimismo, su función es verificar que se han tomado las medidas de seguridad mínimas necesarias ante determinada acción.
Por ejemplo, iniciar una parada técnica de una línea de producción para realizar mantenimiento, con los implementos de seguridad necesarios. Avisando al personal que labora directamente con el equipo de dicha pausa, y tener una supervisión constante. Para que esto pueda hacerse, antes tuvo que quedar plasmado en el gestor.
Tener este registro se traduce en compromiso por parte de la empresa de cuidar a sus empleados, y su exigencia representa este cuidado. Es un soporte que tiene tanto la compañía, como el trabajador de las medidas de seguridad que se han contemplado. Se hace siempre que se tenga planificado llevar a cabo una actividad donde se pueda poner en riesgo la salud o integridad física del trabajador.
Su importancia radica en que permite controlar las condiciones y la forma de hacer una tarea de manera segura. Asimismo, ayudar a coordinar las acciones que se emplearán, especialmente entre departamentos.
¿Qué contiene esta solicitud?
El nivel de detalle de este registro va a depender directamente del riesgo que se corre. Es decir, que mientras más peligroso sea un trabajo, el permiso debe tener mayor cantidad de detalles. Aun así, en líneas generales, para esta solicitud se deben tomar en cuenta estos aspectos:
- ondiciones climáticas: Si el caso lo amerita, por ejemplo, colocar antenas de telecomunicaciones.
- Fecha del trabajo a realizar: Es necesario que quede registrado cuándo se realizará dicha tarea.
- Cantidad de personal requerido: Para llevar a cabo el trabajo se debe detallar cuántos empleados son necesarios para ello.
- Descripción del trabajo: En este punto se debe describir qué se va a realizar y una exposición de motivos.
- Las herramientas e implementos de trabajo y seguridad: Detallar las condiciones actuales y asegurarse que se encuentran en un estado óptimo para trabajar.
- Tiempo requerido: Es importante determinar y plasmar el tiempo estimado para llevar a cabo el trabajo.
- Señalización y avisos de peligro: Al ser un trabajo con un riesgo de seguridad, el área debe estar identificada según el nivel de peligro.
- Espacio para trabajar: En la solicitud debe indicarse el lugar y el área donde se estará trabajando.
- Los posibles riesgos: Expresar claramente cuáles son los riesgos que corre el personal que va a realizar el trabajo. Así como las personas que estarán de forma indirecta expuestos al peligro.
- Quién solicita y quién autoriza: Los datos del solicitante y el encargado de aprobar dicho trabajo tienen que quedar plasmados en la forma que se llena.
Aspectos a tomar en cuenta para tramitar el permiso de trabajo
Los permisos de trabajo que se refieren a solicitudes personales del trabajador se deben gestionar en el sistema. Esto permite llevar un control de la jornada laboral en caso de la ausencia del trabajador. Cada departamento tendrá la persona designada para otorgar la autorización a dicho permiso.
Además de ello, el personal debe tomar como costumbre realizar estas solicitudes, ya que es un protocolo básico. Por lo tanto, el equipo de trabajo debe sentirlo no como una tarea adicional, sino como parte de la rutina diaria. De esta manera, surge como algo natural el hacerlo.
Por otro lado, es requisito sine qua non que los empleados involucrados en tareas que requieran permiso autorizado, tengan capacitación. El entrenamiento adecuado es la principal razón que evitará que los trabajadores terminen con heridas o algún tipo de daño. Al saber exactamente los pasos a realizar y a lo que se exponen es más probable que sean más cuidadosos.
También, si durante el proceso alguna de las condiciones de trabajo cambia, se debe hacer una actualización. Esto implica cambios sustanciales en las instalaciones de trabajo, personal, tiempo de trabajo, básicamente cualquier aspecto.
Es relevante tener en cuenta que es una premisa que tiene su fundamento en la protección de la integridad y la vida de los empleados. Por lo que cada detalle cuenta, y cada persona implicada en esta labor debe tener completamente claro el procedimiento.
Asimismo, es necesario que como prevención se debe tener a la mano uno o más números de servicios de emergencia. Mientras que la ficha de cada empleado debe estar incluido al menos un contacto en caso de imprevistos.
La gestión de permisos de trabajo en la era digital
Hoy en día hay muy pocos procesos empresariales de tinte administrativo que sean manuales. Es gracias a los sistemas de gestión que aumenta la productividad y el tiempo se distribuye de mejor manera para distintas actividades.
Es, por tanto, que resulta coherente digitalizar los permisos de trabajo, pues significa ahorro de tiempo. ¿De qué manera? Este módulo del sistema de gestión ayuda a mantener un orden y evitar que quede algún paso sin cumplir.
En caso de permisos para realizar trabajos de mantenimiento, es importante gestionar la autorización con tiempo. Permite que se informe a todos los implicados y demás trabajadores la intención de hacer un determinado trabajo a futuro. A través de este sistema se puede tener el control de las áreas de trabajo implicadas en la actividad.
Muchas de estas herramientas de gestión empresarial, son sistemas que se pueden descargar en los dispositivos móviles. Lo que se traduce en portabilidad, dando la oportunidad de tener la información necesaria al alcance si el trabajo lo amerita. Al ser completamente dependientes de la red de internet, la información se almacena en la nube, evitando la pérdida de datos de suma importancia.
¿Es rentable digitalizar la gestión para los permisos de trabajo?
Sí, y es que representa mucho más que simplemente llevar un formulario a un ordenador, de ser así solo se utilizaría un Excel compartido. Los sistemas que se han diseñado para gestionar este tipo de requerimientos ofrecen una interfaz amplia y completa.
El hecho de poder visualizar en una pantalla todos los aspectos de la solicitud abre la puerta a la eficiencia. Pues gracias a este software se reduce la tasa de error, permitiendo además tomar decisiones de manera mucho más rápida.
Los empleados podrán ver un historial de todos los permisos que se han otorgado y bajo qué condiciones. De esta forma se sienta también un precedente y directrices para regirse en determinadas tareas.
Dentro de la gama de beneficios que se obtienen gracias a un sistema digital, se encuentran:
- Menos tiempo en hacer una solicitud.
- Su aprobación es más rápida.
- Existe un canal de comunicación para actualizar el permiso.
- Permite tomar decisiones más rápidas y efectivas.
- Simplifica la gestión.
Es un sistema necesario que ha surgido de tragedias, órdenes plagadas de vacíos y errores. Estas malas prácticas han dejado un saldo negativo de tal magnitud que ha provocado la creación de este tipo de procedimientos.
En resumen, la gestión para solicitar permisos de trabajos suele generar un malestar o descontento por ser una labor tediosa. Sin embargo, es una formalidad que se debe cumplir. Por lo que es buena idea implementar este protocolo desde el inicio de la contratación. La ventaja es que al contar con un sistema de registro de jornada, los empleados podrán gestionar sus permisos con facilidad.
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