Los reportes de incidencias son unos documentos que deben generarse cada cierto tiempo en cualquier compañía. Aquí se reportan todos los incidentes ocurridos en el sector laboral, y que están afectando al manejo de los procesos. Ahora bien, ¿Por qué es fundamental hacer el reporte de las incidencias en el trabajo diario?
Qué se estima como incidencias en el trabajo diario
Las incidencias son todo ese cambio que puede perjudicar el pago de la nómina. De manera principal, las incidencias de nómina permanecen en relación con la ayuda, pago de incentivos extras o descuentos. De hecho, impacta en el pago de la remuneración que obtendrá el colaborador, contemplando retardos, faltas, inviabilidad, vacaciones, entre otros.
Por qué es fundamental hacer un reporte de incidencias
Es relevante llevar este registro de la forma más clara y certera, viable. Esto se debe a que de eso es dependiente el conveniente cálculo del pago de la nómina o de impuestos.
En caso de cualquier error o inclusive litigio, es posible que el trabajador acuda a pedir una aclaración, es primordial mostrar el registro como prueba.
Además, llevar un registro de incidencias posibilita a las organizaciones detectar por qué suceden, desarrollar cualquier tipo de táctica y eludir que sigan.
Ventajas de gestionar de manera eficiente las incidencias
Llevar un control de incidencias conveniente, organizado y actualizado es fundamental para las organizaciones. Pues de eso es dependiente conservar una interacción sana, tanto a partir de la perspectiva de los trabajadores, como del fiscal.
Por esto es importante conocer cuáles son las ventajas de llevar un reporte de incidencias. Dentro de las ventajas tenemos:
- Incrementar la eficiencia en el trabajo del área encargada de la prenómina
- Calcular de forma correcta los impuestos
- Pagar de forma correcta la nómina
- Tranquilidad al afrontar revisiones fiscales
- Evitar sanciones y pagos complementarios de impuestos
- Contar con evidencias de la información, en caso de inconformidades o litigios laborales.
Como vemos, mantener el control de las incidencias es valioso. A tal punto que inclusive las organizaciones están comenzando a adoptar la tecnología para acelerar este proceso. De esa manera se puede beneficiar de conservar toda la información en un mismo sitio.
Pasos para la construcción de un reporte de incidencias
1. Lleva un registro de jornada laboral diario
Para detectar una incidencia y hacer el reporte es preciso conocer las fronteras a tener en cuenta. Para eso es relevante llevar un registro de todos los trabajadores, en el cual se considere su jornada laboral, horario, pausas autorizadas. Comparándolo con lo que cumplió en determinado lapso.
Esto, además de servir como un soporte para calcular las incidencias y conservar un inventario, ayuda a promover la disciplina entre los trabajadores. Siendo bastante eficaz la utilización de un sistema de control de registro diario en la nube. De esta manera, se registran las incidencias en el trabajo diario en tiempo real.
2. Estima de qué tipo de incidencia se trata
Hay 2 tipos de incidencias en medio de las que se debería detectar al hacer los reportes:
Previstos: Esos que debes tener considerados, como las vacaciones, bajas por maternidad o alguna condición médica. Además, descuentos continuos o bonos que son parte del sueldo mensual.
Imprevistos: Esos que no puedes prever, puesto que aparecen de manera repentina y eventual, como faltas injustificadas. Esto puede ser, por ejemplo, casos de enfermedad que requieran de reposo. Es aquí donde se comenten errores de gestión de incidencias.
3. Hacer el reporte
Así sea de completado manual o automatizado. La recomendación es continuamente tener en cuenta valores como:
- Fecha
- Sucursal
- Número de colaborador
- Nombre de colaborador
- Departamento
- Puesto
- Tipo de incidencia
- Referencia
- Justificada o no
- Valor
- Comentarios extras.
En este punto es fundamental mencionar que el departamento de Recursos Humanos va a poder recibir aclaraciones o justificaciones oportunamente para eludir aplicar descuentos. Así como gestionar los métodos involucrados con incapacidades u otros trámites de otras dependencias, con el fin de ofrecer cumplimiento a la normatividad vigente.
4. Envía tus reportes de incidencias para hacer el cálculo
Una vez llevado a cabo el reporte con cada una de sus variables, detalles y documentación adicional, es importante volver a revisarlo. Una vez cumplido el paso anterior, pasará el siguiente filtro para la firma de enterado, según las políticas y métodos de las organizaciones. Tienen la posibilidad de ser por parte del responsable de RR. HH., de los gerentes de las superficies o de los jefes directos.
Este es un punto crucial. Puede ocurrir un caso de que se ocupe mayor atención como un departamento con elevado índice de absentismo o retardos. El hecho de que sean compartidos, comprobados y firmados por las autoridades, los hace conscientes de que hay algo que se debería de mejorar. Así, el área de RR. HH. asegura que es un asunto de entendimiento general.
Autorizado el reporte, lo próximo es enviarlo al departamento financiero, contador o a quien corresponda hacer el cálculo de nómina. Para que se apliquen los descuentos o incrementos que corresponden y se calculan los pagos de cada trabajador.
De manera adicional, dichos registros se van a tener que guardar en el expediente gremial de cada trabajador.
5. Expone medidas correctivas
Con la información obtenida de manera general haz varias propuestas de cómo impedir que esto siga sucediendo. De forma especial, en caso de detectar un índice preocupante, lo cual tiene relación con las incidencias imprevistas. Asimismo, asegúrese de que los empleados las conozcan y se apliquen, de lo contrario no tendría ningún sentido.
Siguiendo dichos pasos, te aseguras que el salario que tus empleados reciben es el correcto. Y que mantienes todo en orden en caso de manifestarse alguna revisión o auditoría.
¿Por qué necesitas llevar a cabo los reportes de incidencias?
Los reportes de incidencias en el trabajo diario deben generarse cada cierto tiempo en cualquier organización. Aquí se reportan todos los incidentes ocurridos en el sector laboral, y que están afectando al manejo de los procesos. Ahora bien, ¿Por qué es fundamental hacer dichos reportes de incidencias?
Puede ser que tu organización cumpla con cada una de las reglas establecidas. Que les brindes a tus empleados los mejores métodos de protección personal (EPP), y los capacites una y otra vez. Igualmente los accidentes ocurren.
El reporte de incidencias en el trabajo diario pueden prevenir accidentes
Empero, si dejas que los accidentes pasen sin detectar por qué, pones a los trabajadores en peligro de que les suceda lo mismo.
Saber por qué los accidentes suceden te posibilita prevenirlos, llevar a cabo medidas, mejorar la calidad del ambiente laboral y el bienestar general.
No solo aquello, sino que además puedes darte cuenta una vez que uno de tus trabajadores no hace bien sus labores. Es así como, en los reportes en el trabajo tienen la posibilidad de conocer las incidencias.
Además, integrar los accidentes, las faltas y retardos de los empleados. Debido a esto, tienes un mejor control sobre cada una de las zonas y de la población que labora en ellas.
Es fundamental que se conozca todo el entorno. Para que se pueda detectar si lo sucedido se debió a un error humano, a que una maquinaria fracasó, o a cualquier otro elemento. Una vez que se haga todo lo mencionado, se estará más preparado para generar el reporte de incidencias.
Ejemplo de como una incidencia afecta la productividad
En los sistemas de control de jornada laboral se registran las incidencias referidas a horas de descanso. De esta manera, es posible saber el rendimiento de cada trabajador durante su jornada.
Pero, que sucede en los casos donde el trabajador consume más tiempo del establecido para sus pausas. Cuando la empresa lleva un control de las incidencias en el trabajo diario, puede detectar el problema.
De esta forma, se identifica la falla productiva durante la jornada. De allí, que sea tan importante establecer un sistema de control de registro de jornada confiable. La tecnología permite llevar el registro de las incidencias y generar reportes de modo automatizado.
El objetivo de controlar las incidencias es aumentar la productividad laboral.
Incidencias en el trabajo diario ¿Cómo controlarlas?
Reportar las incidencias es el mecanismo que le permite a una organización reducirlas. De allí la trascendencia de reportarlas.
Con esta información, se desarrollan medidas para eludir que vuelva a pasar. Si un incidente pasa, se debería reportar para luego analizarlo. Del mismo modo, llevar a cabo medidas que eviten que vuelva a pasar (o que al menos lo hagan menos probable).
Asimismo, reportar las incidencias en el trabajo diario posibilita que una organización se prepare y logre cubrir las vacantes de manera eficiente. Además, permite aumentar la productividad laboral.
En resumen
El registro de incidencias en el trabajo diario sirve para demostrar que se está realizando equivocadamente en el ambiente de trabajo. Como, por ejemplo, alguna regla omitida o que el personal no consigue comprender.
Muestra las medidas de corrección elementales para una secuencia de amenazas a la estabilidad que estuvieron pasando desapercibidas. Ejemplificando, máquinas o equipos defectuosos, comportamiento o vestimentas inapropiadas y falta de grupos de estabilidad, control y entrenamiento.
Un óptimo reporte debería ser organizado y directo, sin caer en maniobras que escondan la realidad. De esa forma, el empleador, toma de manera instantánea las medidas para la resolución de accidentes futuros.
Para concluir, el reporte de incidencias en el trabajo diario, es un documento en el que se registran y detallan los acontecimientos que afectan la productividad. Los profesionales encargados de las áreas de gestión, deben tomar como parte de este proceso, el reporte de incidencias laborales. Este registro marca la diferencia en la seguridad, eficiencia y bienestar general. De allí que sea importante llevar un sistema de control de registro de jornada automatizado.
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