Existen aplicaciones de registro de jornada y control de horario diseñadas para dispositivos móviles. Con ellas se puede tener acceso de ubicaciones y recorridos de empleados con geolocalización. Sin embargo, se debe tener precaución al emplearlas para no incurrir en delitos relacionados con la privacidad del empleado.
Son aplicaciones que van instaladas en los dispositivos móviles del empleado, de manera que se puede conocer dónde se encuentra y a dónde se dirige. Son especialmente útiles para las empresas de encomiendas, entregas a domicilio o transporte para supervisar que el trabajador cumple con la ruta que fue asignada. ,
Sin embargo, no es de uso exclusivo de este rubro, pues cualquier empresa puede aplicarlo para el control del registro de jornada. Por supuesto, cumpliendo con las normas establecidas por las autoridades locales.
Conocer las ubicaciones y recorridos de los empleados con geolocalización ¿Es legal?
Es normal que surjan dudas con respecto a la legalidad de este tipo de aplicativos de control de personal por su naturaleza invasiva. De aquí que muchos países han impuesto regulaciones que protegen la privacidad de los trabajadores. Si bien esto varía según cada país, existen normas que se han estandarizado debido al alcance de algunas empresas que operan en distintos países. Aunque cada una deberá adaptarse a las leyes impuestas, cumplen con procesos que son aplicables sin importar el país.
Es importante que se respete la privacidad del empleado que debe utilizar la aplicación. Es decir, no podrá registrar información delicada y personal como datos privados: Cuentas de correo, bancos, galería de imágenes y videos.
La aplicación solo debe registrar la ubicación y recorridos que se realizan durante la jornada, para ello, el empleado deberá marcar hora de entrada y salida. Por lo que se recomienda invertir en una app que integre además el registro de jornada y control de horario dentro de sus funciones.
Es una opción inteligente que impide que el trabajador se vea obligado a navegar entre apps para cumplimentar con los requerimientos de la jornada. Optimizando el tiempo que se usa en realizar estas labores
Otro punto que es necesario tomar en cuenta, es que el empleado debe estar al tanto del objetivo de la app. Para qué se instala en el dispositivo móvil, por qué se le debe hacer un rastreo y cuáles son las limitaciones del sistema que se instala. Es decir, que el trabajador debe estar informado que se realiza con motivos laborales, y no es un sistema de control que afectará su privacidad.
Por otro lado, el empleador debe poder configurar dicho aplicativo para imponer las limitaciones que tendrá, según el usuario final.
Lo cierto es que la inteligencia artificial ha puesto a disposición de todos las herramientas necesarias para llevar a cabo este tipo de tareas. La geolocalización se puede realizar desde cualquier parte del mundo, sin importar la distancia, lo que aporta una gran ventaja a este sistema.
¿Por qué usar este tipo de aplicaciones con rastreo?
Son la respuesta a una necesidad, especialmente para las empresas con personal móvil. Sus trabajadores necesitan estar constantemente en movimiento motivado a sus funciones. Por lo que para muchas empresas es primordial saber qué hacen y dónde están sus empleados.
Antes de la creación de este tipo de apps, los supervisores se encargaban de verificar la ubicación de sus empleados mediante llamadas. Esto significa una pérdida de recursos y tiempo que afectan a la empresa y la productividad.
Saber dónde está el empleado es una forma de asegurarse que las tareas se cumplen sin contratiempos.
Para el empleado también representa un beneficio, en primer lugar no perderá tiempo atendiendo llamadas o respondiendo mensajes. El sistema hará lo propio notificando a quien lo requiera, así como reportes relacionados a la ruta si es requerido. Representa un soporte para demostrar que en efecto se ha cumplido no solo con la jornada laboral, sino con las tareas asignadas.
Al tratarse de una tecnología relativamente barata (si se compara con otros métodos de registro de jornada) es una de las más usadas. Especialmente en empresas más pequeñas en las que el presupuesto suele ser menor.
Sin embargo, el empleador deberá tomar en cuenta la legislación local con respecto a este tema, pues se trata de información personal. El empleado debe estar al tanto de esta situación y que será rastreado durante su jornada. Mientras que el empleador debe comprometerse en no realizar un seguimiento fuera de este horario.
Saber la ubicación con el GPS
El GPS es un sistema de posicionamiento global que por sus siglas en inglés es Global Positioning System. Es una herramienta que ayuda a conocer dónde se ubica una persona u objeto, siempre que esté conectado a un satélite.
Los dispositivos móviles actuales vienen con GPS integrados de modo que la mayoría de las personas están familiarizadas con este sistema. A diario con nuestros móviles aceptamos términos y condiciones de aplicaciones que piden conocer nuestra ubicación, esto se logra gracias al GPS. Así como la tecnología ha invadido al mundo, su evolución ha permitido facilitar y mejorar muchos procesos empresariales.
Es un sistema que se vale de todos los satélites que se han lanzado al espacio a rotar alrededor de la Tierra. Se puede conocer la ubicación de otra persona, cuando un móvil recibe la señal de un satélite, que es emitida cada cierto tiempo. Dicha señal lleva datos de latitud, longitud, altura y tiempo, con esta información el satélite podrá determinar la posición exacta de los dispositivos.
¿Quién se beneficia de saber las ubicaciones y recorridos de los empleados con geolocalización?
En este caso cualquier empleador podría aplicar este tipo de control de personal, sin embargo, existen algunos tipos de empresas que sacan de provecho de él. Son justamente estas compañías las que mayores beneficios obtienen, pues el sistema permite verificar si el empleado ha cumplido su labor y ha sido productivo.
Los llamados empleados móviles deben constantemente notificar la ubicación, pero gracias a este método es posible saltarse este paso. La app ya lo ha hecho por él.
- Empresas de transporte: Bien sea el traslado de personas u objetos, las empresas que requieren de un conductor para cumplir su objetivo es una de las grandes beneficiadas. Un ejemplo de ello son las empresas de encomienda, deben supervisar que los conductores no se han desviado de la ruta.
- Empresas de entregas de productos o alimentos: Las entregas a domicilio cobraron especial protagonismo cuando la pandemia del COVID-19 llegó, muchas personas pedían comida en su hogar. Saber si el alimento llegó a destino es más sencillo gracias a este sistema. No solo el empleador podrá beneficiarse, sino que el cliente final también.
- Empresas de limpieza: Muchas utilizan estas app para comprobar que la persona para asear determinado lugar, ha ido al sitio, ha llegado puntual y ha culminado a tiempo.
- Servicio postal: Ayuda a determinar que en efecto se hicieron las entregas pautadas, además de monitorear las rutas de los envíos. Con esta información ya la empresa sabrá quién cumplió con sus obligaciones.
- Empresas de soporte técnico: Las compañías dedicadas a los rubros relacionados con las reparaciones como electricistas, plomeros, televisión por cable, entre otras, pueden saber si el trabajador ha ido al sitio asignado.
Este tipo de compañías podrían ver en tiempo real el desempeño de su empleado sin necesidad de obstruir sus labores. Es precisamente a este target que van dirigidas aplicaciones como ésta, en las que la prioridad es optimizar el manejo del tiempo.
Funciones principales de aplicaciones con geolocalización para empleados
En pro de lograr incentivar la productividad de los empleados y lograr que el trabajo de supervisión sea más sencillo, estas son las principales funciones:
- Registro de la jornada laboral al conectarse a la app. Esto permite la flexibilidad en los horarios y verificar que se ha cumplido a cabalidad el tiempo de jornada. Al ser aplicativos en los dispositivos móviles, el empleado no debe ir a la empresa a hacer su fichaje de entrada y salida. Es importante que el sistema cuente con un contabilizador que el trabajador pueda ver, de manera que esté al tanto de las horas cumplidas.
- Control de ruta y rastreo a través del uso del GPS del móvil en la aplicación. Es bastante útil tanto para la empresa como para el empleado. Es la mejor manera de demostrar que se ha realizado el trabajo y el supervisor podrá observar en tiempo real.
- Rentabilidad de las actividades, se trata de una función que va dirigida al patrono. En ella podrá ver cuánto tiempo se toma el empleado en ir de un lugar a otro, el que pasa en cada sitio. Así como determinar si es rentable que se mantenga o no en esa ruta.
La posibilidad de saber que un trabajador en condición de desplazamiento se encuentra haciendo sus rutas solo la da este tipo de aplicativos. A su vez puede ayudar a mejorar las relaciones laborales entre empleados y empleadores al saber que cada quién cumple su labor
Ventajas
Algunas de las ventajas más notorias de conocer las ubicaciones y recorridos de los empleados con la geolocalización son:
- Disciplina que mejora el trabajo que se realiza.
- Optimización del tiempo y rutas a cumplir.
- Cumplimiento de las normas establecidas por la empresa al saberse observado.
- Incremento en la productividad.
En resumen, sí se puede conocer las ubicaciones y recorridos de los empleados con la geolocalización de los empleados, tomando en cuenta las leyes locales. Las apps diseñadas para ello son de fácil acceso y resultan una inversión menor ante otras opciones.
Un sistema de registro completo puede tener módulos de geolocalización. El control de ciertas tareas es importante para el departamento de recursos humanos. Por eso es posible añadir el rastreo mediante app a ciertos empleados que realizan funciones fuera de la empresa.
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