Contar con un software para la gestión de proyectos es trascendental para empresas que manejan un gran número de empleados. Es un sistema ideal para la planificación y programación del proyecto, así como la asignación de los recursos necesarios y el presupuesto. Del mismo modo, elabora y publica los informes, hace seguimiento de las tareas para compararlas con las planificadas.
Se trata de herramientas que se han fusionado con la vida diaria empresarial, generando una gran dependencia. Esto se debe al modo en el que han logrado facilitar las distintas gestiones dentro de una empresa. La demanda tecnológica actual ha permitido el desarrollo de nuevas herramientas que facilitan la labor empresarial.
Software de gestión de proyectos para el registro de la jornada laboral
Contar con un sistema que lleve control de horario integrado a un software de gestión de proyectos es parte de la gestión empresarial. Además de permitir tener un registro de la jornada laboral de cada empleado, va a dar informes de incidencias.
De esta forma se podrá facilitar el cumplimiento de objetivos dentro de la empresa. ¿De qué manera? Permite ver si un empleado cumple con su jornada, el tiempo efectivo que le dedica a cada tarea, determinar su productividad, entre otros aspectos.
¿Qué es un software de gestión de proyectos?
Un software de gestión de proyectos es una herramienta que se ha creado con la intención de facilitar ciertas tareas dentro de la empresa. Cuestiones como la organización, planificación o gestión de proyectos de los equipos de trabajo son manejados con este tipo de herramientas. Esto ayuda a mejorar la productividad y el ambiente laboral dentro de una empresa.
Asimismo, tiene la capacidad de coordinar la comunicación entre colaboradores, de esta manera cada quién conocerá su parte en el proyecto. Esta comunicación consiste en el intercambio de archivos, actualizaciones y comentarios y una amplia visión de las tareas por hacer.
Para que este software sea verdaderamente útil a la empresa necesita poder identificar los puntos en los que hay mejoras por hacer. Rastrear el flujo de trabajo para determinar estas debilidades, generando informes de fácil acceso y descarga, evitando el trabajo manual que se convierte en tiempo perdido.
Este software debe ofrecer flexibilidad y adaptabilidad, debido a que cada empresa enfrenta un proceso único. Por lo tanto, es importante que el desarrollo de este aplicativo permita al usuario las modificaciones esenciales necesarias para llevar a cabo una gestión exitosa.
Gracias a esta adaptabilidad, las herramientas de gestión se han convertido en una ventaja estratégica para las empresas que sacan el máximo provecho de ellas.
Características que debe tener un software de gestión de proyectos
Ya se ha explicado la función de un buen sistema de gestión de proyectos, pero surge la duda de cuáles son las características a identificar. ¿Cómo escoger un software que satisfaga las necesidades de una empresa en específico? ¿Qué debe hacer y cuáles son las funciones imprescindibles del mismo?
Al tener claras las preguntas a hacer será más fácil seleccionar un sistema que apoye de forma eficiente en la gestión empresarial. De esto dependerá en gran medida la productividad de la empresa, y por ende su éxito, ambos vinculados de forma directa.
Conocer cuáles son las principales funciones que debe tener este tipo de sistemas es vital. Solo así se podrá elegir el que mejor se adapte a las necesidades de la compañía, pues en el mercado abundan las opciones.
A continuación los módulos u opciones que deben ir integrados al software para determinar su eficacia:
Control de horario y registro de jornada laboral
Es un módulo que va a permitir saber quién se encuentra activo dentro de cada proyecto, además de visualizar el manejo del tiempo. Al hacer, fichajes por proyectos se optimiza la utilización del capital humano asignado para cada tarea. También, se cumple con el registro de jornada obligatorio.
Es indispensable contar con un sistema con estas características para lograr una gestión integrada. Así se cumple con el registro de entradas y salidas del trabajador a su jornada. Y lo más importante, gestionar proyectos en tiempo real.
Planificación y gestión
En este módulo, se podrán nivelar las tareas y pasos de determinado proyecto para que sea más sencillo asignar los recursos a cada uno. Esto permite una visión más amplia del proyecto en la que se pueden tomar mejores decisiones basándose en los posibles inconvenientes.
Por lo cual se considera que es un perfil imprescindible dentro del sistema a implementar
Gestión de presupuesto y recursos
Es un módulo se encarga de ayudar a hacer seguimiento al presupuesto que se ha asignado, ver detalles de los gastos. Así como la posibilidad de adjudicar y distribuir de forma adecuada los fondos según las necesidades de cada etapa y cada equipo. Es una parte fundamental, ya que sin el presupuesto necesario y distribuido de forma adecuada, las probabilidades de fracaso aumentan.
Asimismo, contar con una sección dedicada a velar por la correcta distribución de recursos, será de gran utilidad. Permite verificar cómo han sido utilizados los mismos, bien sea referido a recursos materiales, capitales o humanos.
Su importancia es notable cuando en la carrera por cumplir con un objetivo, este resulta ser más complejo y se requiere un equipo humano mayor. A través de este módulo se podrá reasignar a las personas que hagan falta para el cumplimiento de dicha tarea. Esto como ejemplo, pero lo mismo sucede con los materiales o el presupuesto asignado.
Módulo para el control del tiempo
Es ideal para gestionar el tiempo que debe durar cada tarea dentro del proyecto, hacerle seguimiento y evaluar si las pautas se cumplen. Gracias al desarrollo de este perfil, se puede ver el coste de cada etapa del proyecto y su duración en tiempo real.
Permite también hacer una planificación inmediata o a largo plazo. Un ejemplo es cuando un integrante del proyecto culmina sus asignaciones antes de lo estimado, podrá ser un activo móvil para colaborar en otras tareas.
La integración de este módulo, además de estimar el plazo de tiempo del proyecto, promueve la productividad. Cuando un empleado nota que ha finalizado con éxito una fase de tarea, se verá motivado a seguir trabajando.
Comunicación
La era actual exige tener constante comunicación, y en el mundo laboral esto no es la excepción. Es necesario que el equipo se mantenga comunicado, que puedan realizar intercambios de archivos y documentos en tiempo real. Es un método para acercar a aquellos que trabajan de manera presencial y remota y hacer que la distancia física no sea impedimento.
¿Quién usa este software?
Básicamente, es un software que se ha diseñado para cualquier tipo de empresa que desee tener éxito en su campo de trabajo. Pero en específico, va dirigido al departamento o gerencia de proyectos, ya que le otorga valor aunque no se estén realizando proyectos al momento.
Este sistema aporta beneficios en lo referente a la planificación, organización y supervisión de cualquier tipo de tareas.
¿Por qué utilizar estos sistemas?
La importancia radica en la capacidad de optimización de tiempo, recursos y capital que otorga. Dado que la gestión de proyectos no es sencilla sin el apoyo de un sistema, es incluso más cuesta arriba. Son sistemas elaborados para la distribución, organización y fácil asignación de los recursos para el cumplimiento de plazos.
Otorga herramientas que resultan indispensables para administrar con eficacia los proyectos que se han planificado en determinado lapso de tiempo. De no tenerlas, el esfuerzo que se debe hacer es mucho mayor. Al tener que dedicar tiempo en hojas de cálculo, correos electrónicos, asignación de tareas y recursos, se pierden horas valiosas.
Asimismo, la probabilidad de cometer errores se incrementa a medida que avance el proyecto sin el uso de un software para la gestión.
Otros beneficios indirectos que se dan gracias a la utilización de este sistema, son:
- Crecimiento: Va a ayudar a la planificación de varios proyectos, o incluso que sean más complejos, gracias a la coordinación que otorga.
- Interdependencia: Es un factor que afecta a las empresas en la que los empleados tienen ubicaciones físicas distintas. Facilita la comunicación entre equipos, así como la supervisión y seguimiento de objetivos.
- Eficiencia: Se ha dicho en reiteradas oportunidades como afecta a la productividad y fomenta la optimización de los recursos. Elimina la necesidad de tareas manuales que al final son tediosas, lo que motiva al empleado a dar su mejor esfuerzo.
- Equilibrio en la carga laboral: No hay una sola persona encargada de planificar y ejecutar cada una de las fases del proyecto. En cambio, el sistema gestiona y distribuye de manera equitativa esta carga de trabajo.
En resumen, la implementación de un software de gestión de proyectos es un factor determinante para cualquier compañía que desee alcanzar el éxito. Facilita la creación de nuevos proyectos, al tener módulos especializados en la optimización de presupuestos, tiempo y recursos. Permite llevar un control de horario y registro del tiempo efectivo, así como el que se le dedica a cada tarea.
La creación de estos sistemas es parte de la evolución que ha visto el mundo laboral. Es la manera más expedita de alcanzar los objetivos planteados de forma organizada y con plazos de tiempo definidos. Ayuda a enfocarse en lo verdaderamente importante al ver con antelación los posibles fallos para dar con las soluciones y distribuir equilibradamente las tareas a cumplir.
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