El registro diario de jornada laboral le permite a la empresa llevar una política adecuada con relación a las responsabilidades de cada trabajador. En algunos países del mundo se ha acordado que el registro es obligatorio. Para ello, la empresa tiene que implantar un sistema fiable, objetivo y accesible.
El registro diario de jornada laboral se realiza con medios técnicos de control de entrada y salida. Las empresas que no cuenten con estas herramientas pueden realizar un cuadrante mensual por trabajador. En este, se debe anotar el horario cumplido cada día, con hora de entrada y salida más la firma diaria del empleado.
La empresa debe ser sutil a la hora de afrontar el control de horarios de los trabajadores. Evitar que los empleados vean esta medida como una agresión a su intimidad o desconfianza hacia ellos.
Con un buen registro de las horas de trabajo, la empresa puede llevar una gestión más eficaz y productiva. Además, se pueden diseñar planes basados en los horarios, que ayuden a los equipos de trabajo.
El registro diario debe ofrecer una visión adecuada y completa del tiempo de trabajo efectivo. Si no ocurre así, se puede tomar como registro diario todo el lapso de tiempo que transcurre desde el inicio hasta el final de la jornada. Será la gerencia la que indique si es el caso contrario. Si las pausas no se consideran tiempo de trabajo debe señalarse.
No existe un modo específico de fichar o registrar las horas. La empresa debe ponerse de acuerdo con los trabajadores cómo organizar este registro y la forma de documentarlo. También, se buscará el sistema que mejor se adapte a las necesidades de la organización.
Es recomendable que la empresa:
- Disponga de un registro diario de jornada laboral de cada empleado.
- Totalice la jornada efectuada por cada trabajador en función del periodo que se toma en cuenta para el abono de las retribuciones.
- Entregue a cada empleado una copia del resumen elaborado con periodicidad.
¿Cómo realizar registros diarios de jornada laboral?
Para hacer el registro de la jornada laboral es válido cualquier sistema. Se puede considerar un sistema manual o informático que permita comprobar los momentos de inicio y de finalización de la jornada de cada trabajador.
En los sistemas de registro están incluidos: manuales (hoja de registro), mecánicos (lector de tarjetas), biométricos (huella o reconocimiento facial) o digitales (ordenador o teléfono). En el caso de ser sistemas biométricos, videovigilancia o geolocalización, se deben respetar los derechos a la intimidad, protección de datos y desconexión digital. El sistema empleado debe proporcionar información fiable, inmodificable y no manipulable.
Los sistemas de control de registro diario de jornada laboral deben ser compatibles con la flexibilidad de horario. Esto ocurre en el caso del teletrabajo, smartworking, equipo de comercialización y directivos.
Dependiendo del país donde se encuentren, la empresa debe conservar los registros por al menos 4 años. Esto se logra mediante cualquier medio que garantice la fiabilidad y veracidad de los datos registrados diariamente.
El registro debe contener la identidad de la empresa, del trabajador y el número de horas trabajadas efectivamente. Puede hacerse en empresas con turnos rotativos o en organizaciones que existan uno o dos turnos. En el caso del teletrabajo, es importante que quede constancia fidedigna del inicio y final de la jornada. Además del lugar donde se está realizando el teletrabajo.
Igualmente, los empleados de media jornada y con jornadas laborales extras se deben incluir en el registro diario de jornada laboral. Es recomendable que se haga un registro de las pausas para evitar interpretaciones de horas de exceso. Comunicar un resumen de la jornada y las horas extras realizadas por los trabajadores a sus respectivos supervisores.
De esta forma, se pueden utilizar métodos tradicionales como la firma de los empleados en una hoja con las horas detalladas o sistemas digitales. Sea cual sea el método escogido, la empresa debe informarse antes de implementarlo si el método de registro cumple con la legislación y privacidad requerida. En el registro se incluye el nombre de la actividad que el empleado tiene asignada, las horas que requiere para hacerla o la cantidad de horas extras.
Asimismo, el registro diario de jornada laboral debe ser accesible en todo momento para: los trabajadores, representantes legales, Inspección de Trabajo y la Seguridad Social. Es por eso que el sistema de registro debe permanecer físicamente en el centro de trabajo donde se encuentran los trabajadores y representantes. Así se evita posibles alteraciones.
Un aspecto importante dentro del registro diario es la protección de datos personales de cada trabajador. Los datos almacenados por la empresa a través de los diferentes sistemas de control constituyen datos personales. El sistema de registro que la empresa decida implantar, tiene que garantizar la privacidad en la recogida y almacenamiento de datos. Tiene que cumplir con las condiciones de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales.
En el caso de que el control horario se delegue a una tercera empresa, como una aplicación web, esta es la encargada del proceso. Por lo tanto, estaría obligada a la protección de datos.
Tipos de registros diarios de jornada laboral
- Versión escrita
El empleado escribe el comienzo y el final de su trabajo manualmente en una tabla. Los tiempos de descanso también se registran de esta forma. Además, los empleados temporales o a tiempo parcial anotan sus horarios en tablas que son entregadas al departamento de Recursos Humanos semanal o mensualmente.
Los formularios para el registro escrito de la jornada diaria no están estandarizados y pueden ser creados por la propia empresa. Este es un método común para las empresas pequeñas donde el número de empleados es bajo.
La desventaja de esta forma de llevar los registros es que se corre el riesgo que los documentos se pierdan o que existan errores. El hecho de que un responsable tenga que gestionar manualmente el registro diario de la jornada de trabajo de cada empleado es una labor tediosa. Además, es más costoso de lo que parece, ya que hay una persona gastando tiempo de su jornada laboral en realizar este proceso.
- Registros electrónicos
El registro diario de jornada de trabajo se realiza mediante un dispositivo que funciona como reloj. Este sistema se utiliza para inventariar las entradas y salidas diarias. Un programa de ordenador almacena y procesa estos datos. El empleado recibe una tarjeta o un chip con su nombre o número propio con el que se registra diariamente. Los sistemas de identificación se encuentran en la entrada de la sede empresarial o en puntos clave de acceso.
- Registros On line
En la actualidad, las empresas están usando aplicaciones en la nube que permiten acceder desde cualquier navegador y dispositivo. Este es accesible para los trabajadores, integrados con lectores de marcaje. El empleado desde su perfil, inicia y finaliza el contador de la aplicación para registrar su jornada y generar los informes.
También, existen software que se instalan en el ordenador y permite gestionar el registro de las horas trabajadas. Estos permiten elaborar informes con las horas trabajadas de cada empleado, que puedan ser exigidos por la Inspección de Trabajo.
La mayor ventaja es que los procesos pueden ser automatizados, evitando el registro a mano de la jornada laboral de cada trabajador. Además, cumple con las leyes en protección de datos.
Ventajas del registro diario de jornada laboral
Tener un registro diario de jornada laboral trae ventajas tanto para la empresa como para los trabajadores. La mayor ventaja para ambas partes es la mejora en la relación entre la empresa y el empleado. A continuación, se mencionan otras ventajas sobresalientes:
- Permitir a la gerencia conocer el tiempo de trabajo efectivo que realizan diariamente los empleados.
- Ofrecer a los empleados información sobre su jornada laboral.
- Gerenciar la flexibilidad de horario en la modalidad de trabajo presencial, remoto e híbrido.
- Ajustar salarios. Los trabajadores reciben un salario más acorde con el esfuerzo que ejecutan.
- Aumentar las modalidades de trabajo. Se puede llevar a cabo el trabajo remoto.
- Mayor productividad. Al sentirse cómodos los trabajadores.
- Mejorar la contabilidad de las horas extras.
- Gestionar la nómina de manera más fácil.
- Asegurar el cumplimiento de los descansos legales.
- Permitir el empoderamiento del empleado.
El registro diario es de obligatorio cumplimiento para la empresa y además, es una medida que protege al trabajador. Además, permite a la empresa llevar un control eficiente de cada departamento. De esta manera, es posible incrementar la productividad laboral.
En resumen, el registro diario de jornada laboral es necesario para ejercer control en el funcionamiento empresarial. El correcto ejercicio de almacenamiento trae ventajas tanto para la empresa como para el empleado. De esta forma, la empresa puede obtener un mayor grado de productividad. También, los empleados pueden asegurar el respeto de sus derechos y cumplir con sus funciones laborales.
Las horas de trabajo es un tema importante para el empresario y los trabajadores. Por eso, es fundamental ejercer un mayor control sobre ellas de manera que pueda aplicarse las políticas adecuadas para que ambas partes queden satisfechas. Es así cómo se logra el respeto, las buenas relaciones laborales y el funcionamiento óptimo empresarial.
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