Este post tiene como objetivo dar a conocer los diferentes tipos de informes de trabajo y la importancia que puede tener dentro de una organización. Un documento que posee una validez legal y formal.
¿Qué son los informes de trabajo?
Un informe es un documento que se ejecuta con el fin de proporcionar una serie de datos que han sido recopilados y analizados bajo los criterios de quienes lo transcriben. En su contenido se muestra un texto organizado en una estructura que identifica el método de trabajo utilizado, resultados, análisis, conclusiones y recomendaciones.
Estructura de un informe
A pesar de que existen diferentes tipos de informes de trabajo, la mayoría posee una estructura organizada que suele estar representada de la siguiente manera:
- Introducción.
- Cuerpo.
- Grados.
- Bibliografía.
Esta estructura puede variar según los tipos de informes de trabajo. Un ejemplo de estos es el explicativo. No debería tener una conclusión, sino enfocarse más en el cuerpo y ampliar la hipótesis de lo tratado.
Tipos de informes
Los informes son descripciones orales o escritas de las características y circunstancias de un evento o caso específico. En este artículo, se plantean las diferentes clasificaciones posibles de los tipos de informes de trabajo:
- Por su objetivo
- Por el contenido
- Los empresariales
- Los automatizados
Según su Objetivo
Cabe mencionar que los tipos de informes de trabajo se pueden catalogar según su finalidad:
- Técnico
- Científico
- Informativo
- Mixto
Técnico
Los tipos de informes de trabajo técnicos son emitidos por entidades públicas o privadas, únicamente con el objeto de informar y dar respuesta a una solicitud. La preparación de este documento requiere severidad y un grado de jerga que no está disponible para el público en general.
Científicos
Estos son los tipos de informes de trabajo más especializados que requieren un mayor conocimiento de la jerga específica. Leer y comprender estos documentos requiere cierto nivel de capacitación en el campo.
Informativo
A través de estos se es posible presentar una serie de exposiciones y contenidos a un público amplio. Su objetivo es llegar a la mayoría de las clases sociales. Por lo tanto, deben tener una lengua de cultura media.
Mixto
Estos tipos de informes de trabajo tienen una peculiaridad con respecto a la anterior. También se trata de recopilar información precisa para ponerla a disposición del público en general. Pero emitido al mismo tiempo a una organización específica. Su lenguaje debe ser familiar y contener la menor cantidad de detalles técnicos posible.
Según su contenido
Otros de los tipos de informes de trabajo varían según su contenido. Independientemente de su forma escrita u oral, los informes se pueden dividir en:
- Exposiciones; estos informes carecen de interpretación y análisis de los hechos a analizar. Simplemente, se dice, escribe o muestra. No suelen contener recomendaciones y conclusiones.
- Interpretación; como su nombre lo indica, se trata de documentos cuyo propósito no es solo recopilar información, sino también analizarla e interpretarla. Por ello, es importante incluir recomendaciones o conclusiones finales donde se explique su alcance e importancia.
- Manifestaciones; a diferencia del anterior, estos tipos de informes de trabajo tienen en cuenta la opinión del autor sobre una o varias circunstancias. El autor tiende a exponer claramente su opinión personal, indicando las distintas fases que llevaron al remitente a resolver determinadas propuestas.
- Convincente; son documentos que tienen como objetivo demostrar una apreciación del tema al emisor a través de un argumento. Intentan persuadir al destinatario del mensaje para que tome determinadas decisiones, por lo que suelen ir acompañadas de un plan de acción.
Empresariales
En una empresa es muy común encontrar diferentes tipos de informes de trabajo. A continuación, se expone y analiza brevemente cuáles son estos documentos y los más comunes:
- Independiente; con estos tipos de informes de trabajo se pueden hacer referencia a los documentos que poseen información técnica, relacionados con el sector o disciplina en el que se desempeña la empresa.
- Pagos de particulares y Pymes; es donde se ofrece información financiera sobre una persona natural o jurídica. Son de gran utilidad para conocer la situación económica de una determinada persona o empresa antes de contratar y trabajar con ella.
- Administradores; son informes de actividad que recogen toda la información sobre el administrador y las diferentes empresas que dirige o representa. Este tipo de documentación incluye explicaciones y detalles sobre tarifas, varias compañías a las que está afiliada la persona, etc.
- Sectoriales; estos tipos de informes de trabajo ofrecen una imagen rápida y completa de la situación del sector y su evolución en los últimos años.
- Reputación en Internet; recopilan toda la información sobre una marca o una persona en el mundo digital para conocer en detalle su comportamiento. Es útil en los negocios, pero también cuando se contrata a alguien para proyectos comerciales importantes.
Todos los tipos de informes de trabajo dentro de la empresa, recogen información a través de las publicaciones, recogen toda la información posible y necesaria para poder tomar decisiones financieras para la empresa.
Automatizados
Los diferentes tipos de informes de trabajo son de gran importancia para el buen funcionamiento de la empresa. Sin embargo, la tecnología puede ser de gran ayuda para las organizaciones que todavía luchan por integrar estos documentos en el entorno empresarial.
Gracias a la automatización, los datos de la empresa se archivan en un sistema de gestión integrado, lo que hace que la creación y elaboración de informes sea más fácil y cómoda. Existen muchos programas que utilizan inteligencia artificial para automatizar los informes.
Estos programas producen análisis descriptivos y predictivos dentro de los informes, con algunas recomendaciones sobre las próximas acciones de la empresa. Además, toda la herramienta está integrada, facilitando habilidades que ayudan a obtener el mejor resultado.
Importancia de los tipos de informes de trabajo
En la administración de un negocio se vuelve necesario contar con todas las fuentes de información, para tomar las decisiones correctas y ayudar a la compañía a mantenerse por delante de la competencia.
Para ello, es importante que la empresa cuente con toda la información, estructurada de forma clara y objetiva, ofreciendo una visión general de cada proceso de la organización para poder evaluar y ajustar diferentes escenarios.
Los tipos de informes de trabajo son elaborados para permitir a las empresas recopilar todos sus datos de una forma sencilla y funcional. Estos documentos contienen información relevante para que todos en la organización puedan ver lo que funciona y lo que no, haciendo que el flujo de comunicación sea más eficiente y la toma de decisiones más práctica.
Ventajas
Desde los profesionales del marketing digital hasta los trabajadores de asesoría legal y fiscal, la elaboración de los informes de trabajo puede ser complicada. Es por esto que terminan formándose para la creación de estos documentos completos y detallados.
Por ejemplo, si ellos desean saber cómo crear análisis web profesionales o informes de redes sociales, se les recomienda tomar cursos de marketing digital que les enseñen cómo crear y analizar informes.
Por otro lado, para las personas comprometidas con la economía y la contabilidad, es bueno realizar una maestría en economía; para que sepan elaborar informes detallados sobre la situación financiera. Logrando así transcribir un informe completo y estudio perfectamente detallado de la empresa económicamente.
Los informes son la mejor herramienta para que los gerentes y empleados obtengan información sobre todos los procesos dentro de la empresa. Otros beneficios de estos documentos son:
- Identificar problemáticas
- Decisiones precisas y objetivas
- Seguimiento del rendimiento
- Se actualiza la información de la empresa
- Supervisar las actuaciones de la empresa
- Se crean nuevas políticas
Consideraciones finales
En la mayoría de las agencias, un equipo de expertos participa en la creación de un informe: ellos mismos escriben los primeros borradores del informe o sus ideas y opiniones se incorporan a un informe preparado por un especialista técnico.
Este método está siendo usado cada vez con más frecuencia. En su forma más pura, este enfoque experto significa que expertos serían los autores de la evaluación, quienes también escribirían el informe. Para conocer un ejemplo de estos, le invitamos a leer sobre como generar los informes de centros de empresa.
Con este procedimiento, incluso es posible permitir que expertos quieran dar una opinión independiente que contradiga la posición de la mayoría. Las autoridades generalmente desean un mayor nivel de control sobre los informes y, por lo tanto, requieren que los expertos lleguen a un consenso sobre sus evaluaciones.
Por todo esto, se aclara que en la elaboración de los diferentes tipos de informes de trabajo debe ser tomado muy en serio. Redactar un texto claro y conciso. Con el uso de los términos correctos. En ocasiones el uso de gráficos e imágenes puede guiar a una buena lectura.
También es recomendable leer el informe varias veces para después completarlo. De ser posible, usar la ayuda de los profesionales para poder elaborar los informes de manera adecuada y no comprometer a la empresa.
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