Los horarios de trabajo se encuentran estipulados en la ley. Para llevar un registro adecuado es importante contar con un software que permita su control, así, se garantiza que no excedan los límites legales. Planificar los turnos de horarios de trabajo, puede ser una tarea engorrosa si no se cuenta con las herramientas necesarias para llevarla a cabo.
Hoy en día es imprescindible el uso de sistemas para el registro de la jornada laboral que viene integrado a un software de gestión empresarial. Su correcta utilización va a optimizar los procesos que se efectúan dentro de la empresa, agilizando la culminación de proyectos y aumentando la productividad.
Planificación en los turnos de horarios de trabajo en el registro laboral
En el mundo laboral actual existe una inmensa cantidad de sistemas para la gestión de turnos. Los mismos pueden desarrollarse para ser integrados a los programas de registro de jornada laboral.
Hoy en día contar con un software para la planificación de horarios de trabajo es indispensable, más que un lujo o capricho, es una necesidad. Estos han sido pensados para sacar el máximo provecho y lograr el éxito empresarial, ahorrar recursos, mejorar la comunicación entre el personal
Realizar la planificación del horario de trabajo de toda la plantilla de la empresa, no es tan sencillo como se piensa. Si se hace una mala gestión de turnos se corre el riesgo de un gran descontrol.
Este malestar general en la plantilla va a afectar directamente a la productividad de los empleados y la calidad del producto o servicio prestado. Y esto tendrá incidencia en la satisfacción de los clientes que perderán la confianza, que puede incluso dañar la reputación de una empresa.
Tener la asistencia de un software para la gestión de turnos es una inversión necesaria. Pero será mucho más beneficioso para la compañía que venga integrado a un sistema de registro de jornada especialmente diseñado para la gestión empresarial. De esta forma, tener todo en el mismo aplicativo, facilitará la tarea de programar horarios de entrada y salida, así como los turnos y pausas.
Horario de trabajo: Definición
El horario de trabajo es el tiempo que transcurre desde el inicio hasta el fin de la jornada laboral registrada. Este horario estará definido desde el principio y establecido en el contrato de trabajo, puede ser fijo, variable o con turnos rotativos
Fijo
El horario fijo es el que siempre ocurre en el mismo lapso de tiempo a diario, por ejemplo de 8 am hasta las 5 pm. Este tipo de horario es el más común en los trabajos de tipo administrativo, o lo que se conoce como “horario de oficina”.
Por turnos
Por otro lado, trabajar por turnos se refiere a aquella jornada que se desarrolla en grupos de horarios continuos. A este grupo se le conoce como turnos, y usualmente son 3 los turnos que una empresa suele aplicar:
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- El turno de la mañana, casi siempre inicia a las 6 am, hasta las 2 de la tarde.
- El turno de la tarde, es el que le sigue al de la mañana. Lo que implica que el trabajador debe marcar su hora de entrada a las 2 pm, y la hora de salida es a las 10 pm.
- Turno de la noche o nocturno, este ocurre desde las 10 pm hasta las 6 am del día siguiente. Es un turno que suele ser pesado por ser de noche/madrugada.
Los empleados que deben realizar sus actividades bajo esta modalidad de horario, van rotando sus turnos semanalmente. Es decir, una semana laboran en el de la mañana, la siguiente en la tarde y la semana que sigue en el nocturno.
Variable
El horario variable, como su nombre lo indica, se desarrolla en distintos lapsos de tiempo. Estos periodos son establecidos por el empleador y van a cambiar según necesidades inmediatas.
Este tipo de horario, se aplica en los comercios como los supermercados, restaurantes, centros comerciales, entre otros. Por lo general se acuerda con el trabajador la hora de entrada, que suele coincidir con la hora de apertura del local. Mientras que las horas a trabajar serán acordadas entre ambas partes.
¿Quién planifica los turnos de horarios de trabajo?
Es una tarea que se le delega al departamento de Recursos o Capital Humano. Pues es el área encargada de manejar todo lo concerniente a los trabajadores y su desempeño, por ejemplo:
- Gestión administrativa.
- Reclutamiento y selección de nuevo personal.
- Formación profesional de los empleados.
- Planificación de la plantilla.
- Beneficios sociales.
- Evaluación del desempeño del personal.
Si bien existen sistemas informáticos especialmente diseñados y desarrollados para la planificación de los horarios y turnos de trabajo, aún se requiere la experticia humana.
¿Cómo se planifican los turnos y dónde se registran?
Las herramientas especializadas en la planificación de horarios laborales permiten que se gestione de mejor manera la jornada de trabajo de cada empleado. Es un trabajo que se debe tomar con la seriedad pertinente al caso, una plantilla con jornadas desordenadas, ocasionará caos en la empresa.
Al planificar este aspecto, se logrará obtener un equilibrio sano entre la vida privada y personal con la vida laboral. Un empleado contento, que ha descansado y ha disfrutado de su tiempo libre, será un trabajador enfocado y productivo.
Para llevar a cabo una planificación adecuada, que resulte conveniente y efectiva a la empresa, se debe tener en cuenta algunos aspectos:
- Leyes: Si bien cada país tiene sus propias leyes, existen similitudes, en materia laboral cada país establece sus propias normas. Por lo tanto, antes de instalar o adquirir algún software, es importante que este cumpla con los aspectos básicos.
- Bienestar físico y mental de los empleados: al planificar los turnos, se debe considerar que no excedan ciertos parámetros. Por ejemplo, los turnos de la noche pueden provocar alteraciones en el sueño, para ello es ideal planificar turnos rotativos. Alterando lo menos posible el ciclo del sueño natural de los trabajadores, equilibrando así las necesidades de la empresa, y la salud de sus empleados.
- La empresa: Es crucial tomar en cuenta cuáles son los objetivos de la organización, capacidad física, la cantidad de personal que se maneja, departamentos existentes. Son aspectos que van a determinar los turnos a trabajar y cuántos trabajadores se requieren para cada uno.
- Trabajadores: Es un activo que no puede ser reemplazado por máquinas, y evitar la rotación de personal reduce el presupuesto dirigido a la formación. Por lo tanto, se recomienda organizar turnos que no afecten demasiado a la vida privada de cada persona. De este modo podrá descansar, pasar tiempo con sus seres queridos, hacer deporte, en fin realizar las actividades que desee.
- Retribución monetaria: Es primordial tener en cuenta en la planificación el presupuesto dirigido a las compensaciones que recibirá la plantilla. La cantidad de personal que va a laborar en las noches, fines de semana y feriados deberán recibir la indemnización adecuada. Esto por supuesto debe ir acorde a sus funciones dentro de la compañía.
- Anticipación: Tener la planificación de los turnos con antelación es necesario para informar a los trabajadores. Así mismo, esta debe estar en constante revisión según van cambiando las necesidades y objetivos a alcanzar.
- Tecnología: Para lograr una gestión de turnos que favorezca a la empresa es importante apoyarse en la tecnología. Utilizar un buen programa para la planificación hará que este proceso sea más sencillo, asegurando además una tasa muy baja de errores.
Características de un software de gestión de turnos
Este sistema tiene una gran utilidad en las empresas donde existen horarios o turnos de trabajo rotativos. Pues ayuda a organizar el personal, de modo que la compañía pueda funcionar las 24 horas del día si es el caso. Hacer esta planificación de forma manual significa perder el tiempo, además se incrementan las probabilidades de cometer errores.
Para que la organización de los turnos de trabajo, el software gestor de turnos debe tener ciertas funciones y características:
- Creación de informes donde se recabe toda la información de los trabajadores, su jornada laboral, turnos que debe cumplir, etc. Los informes deben ser de fácil acceso y descarga, y garantizar un almacenamiento seguro.
- Cambios de turno: Se debe poder modificar los turnos a cumplir por los trabajadores, tomando en cuenta las bajas por enfermedad, vacaciones, o de índole personal.
- Visualizar estadísticas: Un módulo que va a ayudar a entender el comportamiento de la empresa, la actividad diaria. Con lo que se pueden resolver problemas y evitar errores a futuro.
- Distribución de personal: Define la cantidad de trabajadores requeridos para un turno según los parámetros establecidos.
- Comunicación: Un canal que permita una comunicación abierta y en tiempo real, que sirve de apoyo para informar cambios y acciones necesarias.
¿Por qué hay turnos de trabajo?
La creación de los horarios en turnos responde a la necesidad de repartir la carga de trabajo de manera equilibrada. Una plantilla cansada física y mentalmente solo va a generar daños a la empresa y al personal, disminuyendo la productividad y la calidad del trabajo. Un empleado que está saturado de trabajo, va a buscar la manera de irse a otra empresa, sin importar si la remuneración económica es mejor o no.
Así que distribuir las actividades en distintos periodos de tiempo y trabajadores va a influir de manera positiva. Se va a notar en la disminución de incidencias como bajas o ausencias por enfermedad, mejor percepción de la empresa de parte de los empleados
En resumen, un buen gestor de turnos de horarios de trabajo, facilita la tarea de planificar la distribución del tiempo y el capital humano implicado. Encontrar uno que realmente contribuya al éxito de la empresa es esencial para alcanzar los objetivos planteados.
Por eso los softwares de registro de jornada que funcionan en la nube representan la mejor opción. Ofrecen funcionalidades que se adaptan a la configuración de cada empresa, no requieren instalaciones complicadas y además sus actualizaciones son automáticas.
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