Organizar las vacaciones en una empresa puede complicarse a medida que aumenta la nómina. La planificación del periodo vacacional del empleado debe ser una de las actividades prioritarias para el departamento de Recursos Humanos. Así, se favorece el bienestar laboral.

Los días de descanso ayudan a aumentar la satisfacción del personal y a recargar energías para trabajar con mayor rendimiento. Una mala gestión en el control de las vacaciones del personal puede provocar graves pérdidas económicas, repercutiendo en el ambiente laboral y en la producción.

Las condiciones del periodo vacacional varían según los aspectos descritos en el contrato laboral y en el marco normativo de la organización. Se estima que el tiempo ideal para que el trabajador se desconecte y vuelva recargado de energía son 10 días.

Algunos de los factores que pueden afectar las vacaciones en una empresa es la planificación con poca antelación, demasiada antelación o la desinformación. Establecer un protocolo que constituya unas reglas generales para planificar las vacaciones en una empresa es un punto a favor. Estas deben adaptarse a las necesidades de los empleados sin afectar la continuidad del trabajo de la organización.

También, se debe establecer con claridad los períodos de inactividad y los festivos. Además, se recomienda tener un software de gestión de vacaciones. Es así como se puede evitar la aglomeración de periodos vacacionales y la empresa puede seguir prestando sus servicios sin presentar problemas.

Recomendaciones para organizar las vacaciones en una empresa

Organizar las vacaciones de cada empleado puede convertirse en un trabajo agobiante para los encargados. Es por eso, que a continuación se indican algunas sugerencias para la planificación vacacional.

Visualizar las necesidades del equipo

Con base en las necesidades de cada empleado, se puede establecer un calendario vacacional del departamento y turnarse los periodos de descanso. En el departamento, siempre debe quedar un trabajador laborando para ofrecer el servicio sin problemas y darle continuidad a las actividades.

Identificar los periodos de mayor actividad

Toda empresa tiene una etapa de mayor actividad en ciertos periodos del año. Se debe identificar los meses en los cuales se necesita más cantidad de personal o se requiere de menos. Poner a disposición las fechas en las que hay disminución de la cantidad de trabajo, para que los empleados tomen sus vacaciones.

Tomar en cuenta la antigüedad

A la hora de dar prioridad para establecer las vacaciones en la empresa, se debe tener presente el tiempo de antigüedad de cada trabajador. Además de tomar en cuenta los empleados que tienen hijos. Establecer un cronograma rotativo para evitar que siempre salgan beneficiados los mismos trabajadores.

De igual manera, es importante colocar como regla el solicitar vacaciones con un periodo de antelación.

Cumplir con el contrato laboral

Tanto el empleado como la empresa deben respetar lo que indica el contrato laboral de los trabajadores para que los días de vacaciones queden organizados.

Organizar las nuevas contrataciones

Si se tiene prevista la contratación de nuevos empleados, se debe pensar en el periodo vacacional que se avecina. Esto ocurre para evitar que los procesos de entrenamiento coincidan con los periodos de mayor actividad.

Analizar las cargas de trabajo

Anticipado a los días de vacaciones, repartir equitativamente la carga de trabajo y la lista de tareas prioritarias en cada etapa del año. Sumado a esto, hay que asegurar que las tareas claves se continúen llevando a cabo evitando la sobrecarga.

Garantizar la continuidad de las labores

Antes de que cada empleado salga a su periodo vacacional, se debe garantizar su reemplazo. Recurrir a contrataciones por períodos determinados de un personal calificado. Asignar las funciones pendientes al resto de los empleados del departamento, puede significar una sobrecarga laboral.

Evitar conflictos entre trabajadores

Establecer acuerdos y priorizar solicitudes, cuando las vacaciones de varios empleados coinciden para una misma temporada. De esta forma se evitan inconvenientes entre trabajadores y posibles disgustos hacia la empresa.

Organizar las vacaciones con tiempo de antelación

Los trabajadores deben anticipar su periodo vacacional. Es recomendable programar viajes que le permitan salir del entorno en el que se desarrollan para así reducir el estrés laboral. Por su parte, la empresa debe implementar  un sistema con el que se pueda reaccionar a tiempo frente al impacto generado por las ausencias.

Implantar un software de gestión de vacaciones

Con un  software de gestión de vacaciones se puede simplificar el proceso de solicitud de vacaciones. Estos sistemas de gestión aportan conocimientos a los demás integrantes del departamento sobre las vacaciones de sus compañeros.

Beneficios de las vacaciones en los empleados

Las vacaciones, además de ser un derecho por ley, aportan beneficios. Algunos de estos son:

• Mantenimiento de la productividad en la empresa

Se necesita tomar periodos de vacaciones para renovar energías y mantener el rendimiento. El buen trato y el respeto de los derechos de los trabajadores, estimula la motivación. Al retornar al trabajo, se evidencia el mejor ánimo y los resultados al cumplir con las tareas laborales.

• Fortalecimiento de los lazos familiares

El periodo vacacional es de gran utilidad para pasar tiempo en familia y fortalecer los vínculos con los seres queridos. Esto influye directamente en el desempeño de los trabajadores. Al mejorar sus relaciones familiares se puede abordar con mayor tranquilidad las obligaciones laborales del día a día.

• Disminución de riesgos de salud

El tiempo de descanso afecta positivamente a la salud. Liberar las presiones laborales ayuda a la disminución de la presión arterial, la reducción del estrés y mejora en la calidad del sueño. Estos efectos positivos transforman la salud del trabajador, lo vuelve más productivo y menos propenso a sufrir accidentes laborales.

• Protección anímica ante la depresión

Disfrutar de unos días libres y disponer de tiempo para dedicarlo a las actividades de ocio es beneficioso para la salud. Sin embargo, no se debe restringir el ocio exclusivamente a periodos vacacionales. Lo ideal es tener esparcimiento y recreación durante todo el año.

• Desarrollo del crecimiento personal

Las vacaciones son el periodo en que los trabajadores aprovechan para desarrollar actividades que los llenan espiritual, emocional y anímicamente. Este aspecto ayuda a bajar las tensiones laborales.

Otros efectos de las vacaciones

Existen algunas teorías que indican que los efectos saludables de las vacaciones no duran más de medio mes. Todos los cambios positivos que se experimentan después del periodo vacacional empiezan a desaparecer después de una semana  de reincorporarse al trabajo.

Entre las soluciones que se proponen están incluir más vacaciones repartidas en diferentes etapas del año aunque estas sean más cortas. Evitar concentrarlas en un solo periodo vacacional largo.

Hay casos en que algunos trabajadores inmersos en sus tareas cotidianas sufren de episodios de estrés y nerviosismos cuando se acercan los días libres. Cuando el trabajo es un aspecto importante de la vida de las personas, pueden aparecer miedos al vacío que este deja durante el periodo vacacional. Asimismo, el estrés también se produce por la ausencia de planes o personas con quien compartir las semanas de descanso.

De la misma forma, estas alteraciones pueden ser producidas por el caso contrario. La cantidad de compromisos sociales como visitar amigos o familiares pueden restar tiempo a la desconexión o al descanso.

¿Por qué programar las vacaciones con un software automatizado?

Cuando disponemos de días de descanso es más fácil desconectarse de los problemas del día a día, ya sean laborales o personales. Un ambiente diferente del habitual marca distancia física del entorno cotidiano. También, influye en el distanciamiento mental de las complicaciones diarias.  

Hay que evitar conversar de temas laborales o situaciones que causen inquietud durante el periodo vacacional. Disfrutar a plenitud del tiempo de descanso. Asimismo, es recomendable preparar la vuelta a la rutina cuando se estén acabando las vacaciones. Progresivamente, se puede ir adquiriendo horarios y pautas para ponerse al día con asuntos que se encuentren retrasados.

Un software de vacaciones y ausencias es una herramienta que simplifica la labor de los responsables de Recursos Humanos. Permite automatizar la gestión de las vacaciones. Este proceso incluye solicitar, elegir, modificar, cancelar y comprobar de manera visual las vacaciones, permisos y días libres que le quedan a cada trabajador.

El sistema permite a cada empleado planificar y solicitar sus días libres. Luego, se procede al sencillo paso de la aprobación de su supervisor inmediato. Agiliza los trámites con notificaciones automáticas de solicitudes y aprobaciones.

Importancia de la planificación vacacional

En resumen, las vacaciones en una empresa deben ser programadas con antelación. Contar con un sistema de gestión de vacaciones, evita que el periodo de descanso se convierta en un obstáculo dentro de los procesos productivos. El empleado puede gozar de su tiempo de descanso. Las vacaciones en una empresa son fundamentales para que no disminuya la productividad. El descanso permite evitar situaciones de estrés, aumentar la creatividad y las condiciones óptimas para desempeñar la actividad laboral.  El empresario debe ser flexible con todos los empleados y permitirles, en la medida de lo posible, conciliar sus vacaciones con la vida familiar.

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