¿Cómo identificar al personal de tu empresa?

El registro del trabajador es una fuente importante de consulta sobre datos relevantes del empleado. Es la mejor manera de responder ante la interrogante de cómo identificar al personal de la empresa. La información que se almacena consta de asistencia, inasistencia, puntualidad, vacaciones, licencias, permisos, ascensos y promociones.

Los sistemas de identificación del personal ayudan a las empresas a mantener el control y la autenticación de las personas que ingresan a las instalaciones. Es necesaria para poder distinguir a los empleados de los clientes y de las visitas de terceros.

Este tipo de sistemas están integrados con el control de acceso y de asistencia. Una vez completada la recopilación, los datos se almacenan automáticamente en el sistema informático y luego se clasifican de acuerdo al tipo de software.

El avance tecnológico ha permitido generar credenciales automáticas y con diseños personalizados. Encargados del control de sistema de identificación, pueden crear y administrar la base de datos con fotografías, huellas digitales y la firma de cada empleado. Esto permite gestionar los datos de todo el personal de manera sencilla y unificada.

La identificación de los empleados

Usualmente dentro de una empresa, la identidad estaba asociada a la emisión de credenciales y carnets. Sin embargo, con los avances tecnológicos, este tema se ha extendido y ahora existen una variedad de sistemas de identidad. Las credenciales integran tecnologías para el control electrónico además de ser un apoyo visual para la identificación.

En la actualidad existen sistemas de identificación que gestionan los accesos físicos a espacios de trabajo así como los ingresos virtuales, desde un Smartphone. Protegen las transacciones de los trabajadores en el sistema a través del análisis de comportamiento y la detección de fraudes.

El registro del personal tiene una importante función técnica para llevar a cabo las políticas del personal. Sirve de fuente de información necesaria para determinar la situación actual del trabajador y la toma de decisiones con respecto a:

• Promoción o ascenso.
• Otorgar derechos.
• Compensación por años de servicios.
• Movimiento de rotación o reubicación.

Las empresas necesitan elaborar una estrategia de gestión de recursos humanos, para potenciar el talento de la organización. Además, de implementar y desarrollar nuevas ideas de desarrollo y crecimiento.

¿Cómo identificar al personal y optimizar cada proceso de recursos humanos?

Forman parte de la gestión de recursos humanos todas las labores enfocadas en la gestión de empleados que permitan responder cómo identificar al personal. Si se lleva a cabo una adecuada administración de recursos humanos, la empresa podrá incrementar sus beneficios y productividad, bajar costos y ser más competitiva.

Un buen departamento de Recursos Humanos no solo identifica las necesidades de la empresa. También, toma en cuenta las necesidades de los empleados de manera individual y conjunta. Dentro de sus objetivos deben estar: reclutamiento, selección del personal, revisión del rendimiento y la implementación de políticas para mejorar el bienestar del trabajador.

Cuando una empresa alcanza un tamaño considerable con respecto a la cantidad de empleados, la gestión del personal obliga a destinar mayor cantidad de recursos. En la administración del personal se deben considerar diferentes aspectos desde la formación hasta la evaluación de desempeño del trabajador.

¿Cómo registrar el acceso del personal?

El control de acceso del personal es uno de los elementos más destacados en cualquier protocolo de seguridad en las empresas. Identificar a los trabajadores y mantener el control horario es más sencillo con un sistema de acceso de personal digital. Existen diferentes software de gestión de empleados que permiten administrar cualquier aspecto relacionado con la plantilla y crear un mejor entorno de trabajo.

Un sistema de acceso de personal ayuda a evitar intrusiones en el espacio de trabajo. Mantiene el control horario de la nómina y ayuda a organizar mejor los recursos humanos y materiales de la empresa. Lo más importante es el registro de entrada y salida del personal.

A pesar del auge del teletrabajo y la creciente difusión de las medidas de flexibilidad laboral, muchas empresas siguen precisando un buen control de acceso. Esto también ha crecido en el campo digital.

La tecnología puede ser de gran utilidad para simplificar el sistema de acceso sin afectar su eficacia. Con un método de acceso de personal debidamente integrado en la estructura digital de la empresa, los controles serán más precisos.

Sistema de identificación de personal según su conexión

Estos sistemas hacen referencia a las características de la conexión y el procesamiento de información que facilitan el registro personal de trabajadores.

Autónomo

La vigilancia de la empresa solicita la identificación del personal. Por lo general, el empleado utiliza una tarjeta de identificación personal para acceder al espacio empresarial.  

Conectado a la red

Son los sistemas más versátiles porque permiten su combinación con un software de control horario, contribuyendo a una administración más eficiente de los datos generados. Independientemente del método de validación de identidad empleado, dichos sistemas recogen los datos de los empleados y los almacenan en el servidor correspondiente. Aumentan los niveles de seguridad y cohesión interna.

Sistema de identificación según la identidad

Tarjetas personales

El empleado recibe una tarjeta de uso personal e intransferible que le permite acceder a los espacios que está autorizado. Pueden existir varias tarjetas dentro de una misma empresa, con datos personales del trabajador o simplemente contener una banda magnética.

Contraseñas y claves de acceso

El empleado introduce una contraseña para ingresar a las instalaciones. Es el sistema de identificación más sencillo aunque uno de los menos fiables. Se recomienda cambiar la clave de acceso regularmente para evitar ingresos de personal no autorizado.

Reconocimiento facial

A través de un lector biométrico instalado en los lugares de acceso de la empresa, se valida la identidad de los trabajadores. Esto ocurre debido al reconocimiento de sus rasgos faciales. Es efectivo y seguro, ya que no es tan fácil de hackear.

Control biométrico

Permite la entrada y salida de los trabajadores al reconocer determinadas características biométricas. El método más usual de este tipo de sistemas es el de lectura de huella digital

Ventajas de los sistemas de identificación del personal

Las empresas están en constante búsqueda de sistemas que respondan ante la duda de cómo identificar al personal. Además, esperan que los beneficios sean múltiples. A continuación se mencionan aspectos que le permiten a las empresas sacarle provecho a los sistemas de identificación:

• Identificar. La mayoría de los sistemas de identidad ejercen una identificación rápida y precisa del trabajador.
• Administrar. Una base de datos única con toda la información de su personal.
• Implementar. Un sistema de identificación que esté interconectado permite que todas las puertas y vías de acceso a la empresa sigan los mismos horarios.
• Sectorizar las entradas. Los sistemas de identificación permiten concretar las secciones de la institución en las que puede entrar un empleado.
• Registrar horarios. La implementación de un sistema de control horario es compatible con el control de acceso de personal.
• Integrar sistemas de seguridad. La mayor integración entre los diferentes sistemas de identificación promueve un entorno más seguro tanto para la empresa como para los trabajadores. Controla e identifica el flujo de personas dentro de las instalaciones.
• Brindar a los empleados una experiencia de autenticación innovadora y tecnológica. Les permite a los empleados una identificación que los acredita como miembros de una organización, obteniendo una imagen más profesional.

Es un mecanismo importante para que la clientela se sienta atendida por profesionales. En el caso de los carnets de identificación, los clientes pueden reconocer al personal que le atiende a través de sus datos personales.

¿Por qué tener un sistema de identificación?

Los sistemas de identificación aumentan la seguridad dentro de una empresa. Facilita el trabajo del personal de seguridad para distinguir entre un empleado y un visitante. Adicionalmente, minimiza el riesgo de suplantación y robo.

El identificador personalizable sirve para identificar al personal que hace vida en la organización. A su vez, otorga valor a la marca, integridad y seguridad para la empresa, los trabajadores y clientes.

Sumado a esto, la empresa puede conocer y controlar la asistencia y los activos bajo la responsabilidad del empleado. Los aspectos mencionados generan una cultura de autocontrol que promueva la responsabilidad entre trabajadores.

Los sistemas de identificación también mejoran las relaciones entre el empleado y el cliente al darle identidad a la marca empresarial. Lo que beneficia al crear entendimiento y responsabilidad.

En resumen, ¿cómo identificar al personal de una empresa? Con el apoyo de los avances tecnológicos esta interrogante es muy fácil de responder. En la actualidad, existen sistemas automatizados que registran las entradas y salidas de los trabajadores a las sedes empresariales. Además, almacenan datos relevantes requeridos al momento de generar el historial del empleado.

Con el uso de carnets, tarjeta con banda magnética, contraseñas electrónicas, reconocimiento facial o captación de huellas digitales, los sistemas de identificación registran los datos. Así, se logra la evaluación y control del personal. Incluso existen sistemas de reconocimiento de vehículos, que pueden identificar al conductor y autorizar o no su entrada.

Con el avance e incorporación de nuevas tecnologías, las empresas han sumado formas de manejar de identidad y control de ingreso tanto físico como digital. Esto con el fin de mejorar la seguridad y organización empresarial.

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