Gestión de jornada laboral cómo optimizarla

Desde hace mucho se evalúa la gestión de la jornada laboral para determinar cuán eficiente ha sido el desarrollo de un equipo de trabajo. El tiempo es un factor que está siempre presente en la mente de todo trabajador, de igual manera que del empleador.  Cuando se usa adecuadamente el tiempo, significa una mejora en la productividad de la empresa sin necesidad de contratar más personal. A lo largo de la historia, el concepto de productividad ha evolucionado, pasando de la instauración de largas y exhaustivas jornadas laborales. Ahora, se valora en primer lugar el grado de eficiencia para aprovechar los recursos en un tiempo determinado. 

La buena gestión del tiempo laboral necesita  un cambio sumamente importante en el enfoque que se le da a las actividades para cumplir los objetivos de la empresa. Es decir, estar muy ocupado no es necesariamente ser efectivo. Por eso, uno de los objetivos de las empresas es optimizar el tiempo que emplea su personal. No obstante, no hay que confundir una buena gestión de la jornada laboral con el hecho de trabajar más de la horas establecidas.

El tiempo de la jornada laboral

La jornada laboral es el tiempo durante el cual el trabajador está a disposición de la empresa, esta suele ser pactada en un contrato. El horario de los trabajadores puede tomar demasiadas formas. Hay que diferenciar lo que es una jornada laboral a un horario de trabajo. Se puede decir que la jornada de trabajo  es el número de horas que el trabajador presta sus servicios, mientras que el horario establece las horas de entrada y de salida de su sitio de trabajo.

Hoy en día se asume que la jornada laboral consiste en 8 horas diarias de trabajo. Sin embargo, lo que hoy nos parece algo muy normal, se originó como resultado de una larga lucha por los derechos del trabajador. Durante la revolución industrial, la producción acelerada de grandes fábricas transformó totalmente la vida laboral de las personas, imponiendo unas largas jornadas laborales. Las condiciones de trabajo eran casi tan iguales como lo era la esclavitud.

Lo más normal es que la jornada de trabajo dure 40 horas semanales, con un total de 8 horas diarias. Dependiendo de cuál sea el país, la jornada laboral puede estar en 35 horas semanales o incluso pudiendo alcanzar 48 horas a la semana.

Jornadas de trabajo

Existen distintos tipos de jornadas laborales, entre ellos están los siguientes:

Cuando no hay interrupciones en las horas de la jornada laboral, se considera una jornada continua. Pero hay que tener en cuenta que si excede de las seis horas, entonces se debe conceder al menos un cuarto de hora para descansar.

La jornada interrumpida, también conocida como jornada partida, se distribuye de forma que deja libre una hora o más, usualmente coincidiendo con el almuerzo.

En el caso de que la jornada tenga distintos horarios como mañana, tarde o noche, será reconocida por turnos. La hora de entrada y salida del trabajo varía en función de las necesidades de la empresa.

Existen muchos trabajos donde la jornada laboral se puede ver acortada motivado a circunstancias personales físicas del trabajador. Como por ejemplo: trabajos con riesgo para la salud, trabajo en el interior de minas, trabajos en cámaras frigoríficas, etc.

La jornada en días festivos, consiste cuando se trabaja en días libres y usualmente son muy bien pagadas.

La jornada con horas extras es cuando las horas efectivas de trabajo superan la duración máxima de la Jornada Laboral establecida.

En la jornada laboral por horas, la empresa se encarga de contratar a una persona que trabaje por horas. Estas, no necesariamente deben ser seguidas , sin ningún inconveniente, pueden estar alternadas. Su disposición y organización depende tanto del empleado, como de quien lo contrata.

Con la llegada de la pandemia se popularizó una jornada laboral muy poco empleada, el teletrabajo. Básicamente, es trabajar cuando se tenga un horario de disponibilidad y a distancia. Usualmente, el empleado y la empresa pactan un ritmo de trabajo que es flexible para ambas partes, generando productividad a la empresa.

El empleado tiene como derecho a un descanso mínimo a la semana de día y medio ininterrumpido. Puede ser la tarde del sábado, o la mañana del lunes, y otras veces el día completo del domingo. Para los menores de edad es de dos días, como mínimo. Independientemente de cuál sea su horario (las horas de entrada y de salida) , el salario base del trabajador radica en la suma y el pago de las horas que han sido trabajadas.

Esto aplica en España, sin embargo, sirve de referencia para comprender que para optimizar el trabajo es necesario el descanso.

Gestión de la jornada laboral

La gestión de la jornada laboral es de total importancia para el desempeño óptimo de una empresa. Es fundamental para la correcta planificación de procesos y las tareas, siendo un concepto primordial en la vida privada o en el sitio de trabajo. Pero definitivamente, hace referencia a la forma en que se proyecta y planifica cuánto tiempo se dedica a actividades específicas.

Antes de la nueva era tecnológica existían varias maneras de gestionar la jornada laboral. Unos métodos eran rudimentarios y casi inexistentes, como lo era la hoja de papel, que no suministra información útil para la empresa. También, se usaba Excel, funcional por unos años, pero en desuso actualmente por la llegada de la automatización.

Hoy en día la gestión se lleva a cabo con dos métodos muy populares, el primero es el control biométrico. Lo utilizan aquellas empresas en las que los trabajadores están presentes en las oficinas.

Registro de jornada en la nube

El segundo método es el favorito hoy en día, la gestión de la jornada a través de la nube.   Una gestión automatizada,  rápida y en tiempo real. Todos los datos, archivos o programas quedan almacenados en unos servidores a los que se puede acceder de forma remota a través de internet. 

Cada vez son más las personas que prefieren el teletrabajo, los nuevos tiempos en los que estamos precisan del control de presencia en lo que es la nube. En el pasado quedó el tradicional reloj de fichar para registrar el inicio y fin de una jornada laboral. Obviamente, el registro horario de la jornada es un aspecto importante, si es sencillo, automatizado y fiable, aumentará la productividad.

Por lo tanto, el control de presencia laboral en la nube cubre estas necesidades. Ahora, es posible fichar las horas en el teléfono móvil desde cualquier parte del mundo. Una opción ideal para los teletrabajadores y empleados que trabajen de modo itinerante. Para las empresas es mejor dejar de perder el tiempo en papeleo, los registros en papel pueden perderse o extraviarse muy fácilmente. Además, de que prevalecen los cálculos basados en errores. 

Ventajas del control de la jornada laboral

La automatización ha permitido mejorar el control de las horas trabajadas y la creación de informes de forma rápida y eficiente. Entre las ventajas más resaltantes se encuentran:

  • Visualizar fichas profesionales en vivo.
  • Planificar el tiempo basado en las funciones individuales o en equipos.
  • Crear un calendario de trabajo con una visión diaria/semanal/mensual/anual.
  • Facilitar el control de las horas de entrada y salida de cada trabajador.

Beneficios de un control eficiente de la jornada

Los beneficios de una óptima gestión son muchos, pero los más representativos son:

  • Incremento en la productividad para la empresa.
  • Disminución del estrés laboral.
  • Mayores oportunidades de avance para la empresa.
  • Mejor ambiente de trabajo.

Corregir la gestión del tiempo en el trabajo permite incrementar la productividad y alcanzar los objetivos deseados por la empresa. La automatización de la gestión de recursos humanos, genera un enfoque directo en la creación de estrategias más efectivas.

Desventajas de una mala gestión de la jornada laboral

La mala gestión de recursos humanos perjudica a toda la empresa. Porque al no contarse con una buena organización y planificación del trabajo, los objetivos no se cumplen. Por eso, entre las desventajas de la mala gestión de la jornada se encuentra:

  • Disminución de la productividad.
  • Insatisfacción e incluso pérdida de clientes para la empresa.
  • Mayor estrés laboral.
  • Perdida de dinero para la empresa.
  • Incumplimiento de los objetivos trazados.
  • Aumento de horas extraordinarias.

Cuando se piensa en mejorar la gestión laboral es que las cosas no se están haciendo bien  y puede llevar a situaciones más graves. Un trabajador que no puede administrar su tiempo tiene el poder de crear conflictos en la oficina que podrían descontrolarse totalmente.

Los plazos vencidos, las pérdidas monetarias , las relaciones estresantes, complicadas y la pérdida de trabajo son todos  resultados de la mala gestión laboral. Además, representa las pocas habilidades de recursos humanos para gestionar la planificación del trabajo.

En tiempos de crisis como los que vivimos actualmente se escucha mucho la frase: Hay que trabajar más para salir de la situación. Sin embargo, esa no es la clave para tener éxito

Uno de los principales problemas es la escasa productividad personal, no es la falta de horas laborales, sino la pérdida de tiempo dentro del horario. Esta escasa eficacia se da cuando la organización de las tareas a desarrollar es obsoleta o inadecuada. Ese es el verdadero problema.

En resumen, para optimizar la correcta gestión de la jornada laboral existen en el mercado muchas soluciones, principalmente online. Al momento de seleccionar alguna se debe tener en cuenta sus beneficios para la empresa. El principal factor a considerar es que se aloje en la nube, para disponer de su uso desde cualquier dispositivo con acceso a internet. Así es posible realizar un control de asistencia al personal situado en diferentes ubicaciones.

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