Al tener un control de las horas trabajadas por el personal en un registro organizado, se puede conocer el comportamiento general de la plantilla. Existen diversos métodos para ello. Sistematizar el control de asistencia ayuda a organizar la empresa de una forma sencilla. Asimismo, se pueden manejar diferentes ambientes de trabajo, para una gestión más eficiente.
Durante la jornada laboral de cada empleado ocurren situaciones que deben ser registradas por el trabajador. Los sistemas de gestión empresarial que integran módulos para el control de horario e incidencias durante la jornada permiten llevar seguimiento de todo esto. La finalidad es que dentro de la empresa pueda existir un ambiente laboral armónico, lo que aumenta los niveles de productividad.
El control de horas trabajadas por el personal en el registro de la jornada
Un sistema de control de horario permite tener un expediente con el tiempo de trabajo de cada empleado. En él se registra entrada, salida, pausas e incidencias de todo tipo, con lo que se hace una relación de lo trabajado y el salario. Es decir, que es gracias a este tipo de gestor de horas que se puede contabilizar la jornada laboral.
En algunos países, es obligatorio tener este registro almacenado por algunos años, de modo que exista un historial en caso de ser necesario. Todo lo recabado por el sistema es vital para la compañía, pues aporta detalles importantes relacionados al desempeño del personal.
Asimismo, contribuye con los informes y estadísticas con las que se determina cuáles son los objetivos que se ha alcanzado a nivel empresarial. Solo de esta forma se puede saber cuáles han sido las fortalezas y debilidades en determinado periodo de tiempo.
La principal función del sistema para el control de horarios es gestionar a la plantilla, para manejarla de forma sencilla y sin errores. La información proporcionada con el registro de la jornada es usada para calcular los salarios, las horas extras, así como prevenir situaciones negativas.
La jornada laboral se puede medir de manera cualitativa a través de la información que cada trabajador ingresa en la plataforma de control de horario. Para muchos países, realizar este control de forma sistemática es obligatorio por la ley, con el objetivo de evitar fraudes. Es por ello que digitalizar el sistema es la mejor opción, ya que incluyen los parámetros estandarizados por la ley para su cumplimiento.
En algunos países no tienen como normativa la obligación de registrar diariamente la jornada. Aun así, es recomendable que cada ponga en funcionamiento este tipo de sistemas para el manejo de la jornada del personal que labora.
¿Qué es el control de horas?
Es la forma de darle seguimiento a un empleado, sus horas extras, inasistencias, incidencias, es decir, todo lo que sucede durante su jornada laboral. Se toman todos los aspectos posibles que estarán debidamente identificados al firmar el contrato. Con esta información el departamento de Recursos Humanos podrá realizar el cálculo de las remuneraciones de forma exacta.
La data que resulta del control de asistencia se puede promediar temas relacionados con la puntualidad y el ausentismo de la plantilla. Con estas cifras se pueden tomar acciones que permitan revertir esta situación en pro de mejorar la productividad de la empresa.
¿Quién lleva control de horas?
El área o departamento de Capital Humano es en la empresa quien debe gestionar todos los temas relacionados con la jornada. Es decir, pagos, incidencias, horas extras, registro de jornada, planificación de vacaciones, bajas de empleados, contratación de personal.
En la actualidad se han desarrollado sistemas informáticos que permiten llevar todo este control mediante un software centralizado. Este sistema de gestión empresarial conecta a toda la empresa mediante ordenadores o dispositivos móviles. Desde allí cada empleado podrá registrar todo lo sucedido, desde la hora que entre, si realiza horas extras, los proyectos en los que actualmente trabaja. Asimismo, Recursos Humanos es quien maneja este sistema para poder administrar efectivamente todo el capital humano de dicha empresa.
Este tipo de sistemas fueron creados para facilitar el trabajo del departamento de Recursos Humanos, pues resulta muy engorroso hacerlo de forma manual. Por lo que se hizo necesario hacer un medio que integrara todas las funciones necesarias para tal fin.
Importancia del control de horario
Como se ha explicado anteriormente, el control de horario es el que permite ejecutar los cálculos de las retribuciones. Su función es registrar las distintas acciones de los empleados en la jornada, hora de entrada y salidas, los descansos, etcétera.
Asimismo, es importante para medir los niveles de productividad tanto diarios como de determinados periodos de tiempo al saber la totalidad del personal presente. El empresario debe tener conocimiento pleno de cuando sus empleados han entrado o salido de la compañía, el tiempo que han estado allí. Especialmente el tiempo efectivo de trabajo, que es uno de los datos que va a aportar información sobre la productividad.
¿Invade la privacidad?
El control de horario en algunos casos podría ser tomado como una invasión a la privacidad, pues se trata de un tema delicado. Sin embargo, es la empresa quien debe saber cómo afrontar esta situación, de modo que no interfiera en las actividades diarias de la plantilla. Estos sistemas aportan datos esenciales para que la empresa pueda tener una idea detallada de cómo es el desempeño y cómo afecta a la productividad.
Es importante que se destaque la necesidad y utilidad del gestor de horarios, pues con un uso adecuado se puede realizar un trabajo más eficaz. Si es integrado a los módulos de los proyectos en marcha, cada equipo sabrá con qué personal cuenta para llevar determinada tarea. Por otro lado, con la información suministrada por el sistema se pueden diseñar planes de trabajo que contribuyan con el rendimiento del personal.
Otro punto que se debe resaltar es que el control de horarios es la única manera de garantizar que no se excedan los límites de la jornada. Es decir, que ni la empresa explote al trabajador, o que este indique más horas de las que realmente trabajó. De esta forma se garantizan los derechos del trabajador y el empresario por partes iguales.
¿Cómo llevar el control de horas trabajadas por el personal?
Actualmente, son muchos los sistemas que existen para esta gestión, por lo que es ideal tener una idea clara:
- Softwares informáticos: Se instalan en los ordenadores o dispositivos móviles de la empresa para que cada empleado registre su jornada desde su puesto de trabajo. Se trata de un sistema moderno, y su movilidad lo hace ideal para las empresas con teletrabajadores. Lo usual es que su almacenamiento ocurra en los servidores de la empresa, o la nube, y puede ser guardado el tiempo necesario
- Sistemas biométricos: Si bien son los más costosos, también son los más seguros del mercado. Utilizan información única del trabajador, como la huella digital, reconocimiento facial o por voz. De esta manera se puede garantizar que el trabajador que registra la jornada es quién dice ser. Sus características lo hacen la mejor opción para compañías que manejan una gran cantidad de personal o con diferentes turnos. La mayoría de ellos, son para empleados con trabajo presencial, por lo que no es efectivo con trabajadores remotos.
- Registro en papel: Ha quedado de último en la lista porque ha quedado en desuso. Es la opción más obsoleta e insegura, ya que puede ser fácilmente modificable por cualquier persona que lo quiera hacer. Es la principal razón por la que ha quedado relegado a pequeñas empresas o trabajos como la construcción, donde no tienen herramientas digitales.
Ventajas del control de las horas trabajadas por el personal
Todo lo expuesto anteriormente se puede traducir en numerosas ventajas, algunas de estas son:
- Automatizar las tareas manuales que son engorrosas y suelen tomar demasiado tiempo, esto ayuda a emplear este tiempo en otras tareas necesarias.
- Reducir el ausentismo laboral al conocer las cifras de entradas, salidas y cantidad de trabajadores en sus respectivos puestos.
- Registrar las horas extras que realiza cada empleado, de forma que se pueda calcular la remuneración que va a recibir.
- Conocer el tiempo empleado por cada persona en completar determinadas tareas, facilitando así una mejor gestión en los equipos de trabajo
- Mejorar la productividad al conocer las horas picos de entradas y salidas, estableciendo planes de acción. Asimismo, se pueden establecer objetivos comunes para todos los trabajadores.
- Determinar las horas en las que se requiere una mayor cantidad de trabajadores.
- Disminuir las prácticas poco éticas o fraudes que puedan tratar de cometerse.
- Aumentar la autoestima del trabajador al sentirse notado, aumenta su productividad y lo incentiva a ser más eficaz.
Características comunes de los sistemas de control de horas
A pesar de existir diferencias entre cada método o sistema utilizado, todos cuentan con puntos específicos para su funcionamiento. El método debe registrar nombre, apellido y hora de entrada y salida del empleado.
Asimismo, es importante que cuente con una forma de identificación del usuario que registra la jornada. En algunos casos es la huella dactilar, otros una firma digital, o la IP del dispositivo desde donde registra.
La capacidad de almacenar la información por un determinado período de tiempo es fundamental, pues en algunos países es obligatorio conservarla. Pero estos datos deben ser almacenados de forma segura, y la información no debe ser divulgada. El motivo es que en muchas ocasiones se utilizan datos privados de los trabajadores.
En resumen, el control de las horas trabajadas por el personal es necesario para una gestión empresarial exitosa. Permite conocer la cantidad de empleados y su flujo de entradas y salidas, así como las retribuciones que esto genera. Por otro lado, aunque el registro de la jornada no sea obligatorio en todos los países, el hacerlo incentiva la productividad. Evita que desde la empresa se abuse del tiempo del empleado, mientras que no permite vulneración de los datos ingresados.
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