La planificación de vacaciones laborales de los empleados no es tarea fácil, sin embargo, con un sistema de control de horario, es posible. Un gestor de vacaciones va a reducir los conflictos, ya que los empleados sabrán en todo momento cuánto tiempo de vacaciones le corresponde y cuándo.
¿Quién no ha esperado con ansias e ilusión las vacaciones? Para todos las personas que trabajan es uno de los momentos más esperados del año. Disfrutarlas requiere una planificación que puede lograrse desde un gestor automatizado.
Esto facilita la tarea de hacerlo por cada uno de los empleados de una compañía. Se trata de sistemas que son de mucha utilidad, pues es una tarea que suele ser engorrosa y tediosa, especialmente en compañías con plantillas grandes.
Al automatizar la planificación de los días de vacaciones, en la empresa se mantendrá un ambiente tranquilo donde la productividad va a mantenerse. Lo que se traduce en una optimización del tiempo, especialmente al departamento de Recursos Humanos que es el encargado de llevar esa tarea a cabo.
La planificación de las vacaciones laborales en el registro de la jornada
Uno de los grandes incentivos de trabajar son las vacaciones, para muchos son los días más esperados del año. Pero para poderlas disfrutar se deben planificar desde el departamento de Recursos Humanos, que debe recibir con suficiente tiempo la solicitud del empleado.
Algunas empresas tienen por costumbre imponer a cada empleado cuando serán sus días de disfrute, dado que es esta quien realiza la planificación. En algunos países se exige que la información se suministre con varias semanas de anticipación.
En otros casos, es el empleado quien hace la petición de sus vacaciones. Pero al igual que en el caso anterior, dicha solicitud debe ser enviada con tiempo, de modo que la empresa pueda evaluar su factibilidad.
Los gestores empresariales más completos incluyen módulos para este fin en específico, que a su vez se integra con el registro de la jornada. De esta manera, cuando el departamento de Capital Humano deba realizar la planificación, podrá observar datos importantes sobre su jornada.
Los sistemas de control de asistencia permiten visualizar la totalidad de horas que ha cumplido el trabajador, de forma diaria, semanal o mensual. Asimismo, arrojan reportes con el promedio de horas trabajadas, el tiempo efectivo, e información de relevancia. Dentro de esta data que aportan, se encuentran la cantidad de días de vacaciones que acumula el empleado, que facilitan su cálculo.
En este módulo el sistema tiene la capacidad de crear y gestionar los turnos que cumplen los trabajadores, si es el caso. Lo mismo con las vacaciones, podrá organizarlas y gestionarlas para informar con tiempo a los empleados. Otra de sus funciones es la generación de informes para facilitar las tareas relacionadas con la obtención de estadísticas.
Por qué usar un gestor automatizado en la planificación de las vacaciones
Cuando una empresa tiene un número pequeño de empleados, utilizar tablas de cálculo como las de Excel no será tan complicado. Pero, para las compañías con plantillas de trabajadores numerosas, hacerlo de forma manual puede resultar un trabajo pesado y casi imposible de realizar.
La solución implica realizar una inversión en un software de gestión empresarial que incluya un módulo para la planificación de las vacaciones. La tecnología que se ha desarrollado en los años más recientes permiten la adquisición de este tipo de sistemas. Se puede utilizar en las compañías con grandes cantidades de empleados, e incluso para las más pequeñas.
Aunque no lo parezca, la gestión de vacaciones es una tarea complicada, y un error puede resultar costoso. Por eso es tan importante contar con las herramientas adecuadas, más allá de ser un gasto, es una inversión inteligente.
Si un empleado quiere solicitar sus vacaciones, podrá informar al departamento de Recursos Humanos (RRHH), que verificará en el sistema la factibilidad de ello. Por ejemplo, podrán observar de cuántos días de vacaciones dispone el empleado, así como la cantidad que podrá usar.
Asimismo, desde el sistema se puede observar la cantidad de personas que están de permiso al mismo tiempo. Además, el software permite organizarlas de modo que no afecte el funcionamiento de la organización por falta de personal. De esta manera se reduce el margen de error que suele tener el mismo proceso realizado de forma manual.
Al automatizar dicha planificación, se genera una sensación de confianza en los empleados al ver cómo se maneja con transparencia, reduciendo el factor humano.
Cómo se hace el cálculo
Hacer un cálculo incorrecto implica que se generen conflictos entre compañeros de trabajo e incluso una baja productividad, debido al descontento. Otra consecuencia directa de un mal cálculo, es que solapen las vacaciones de varios empleados al mismo tiempo, duplicidad en las solicitudes. Incluso se puede dar el caso de procesos y peticiones en proceso demasiado largos que se genera por la mala gestión.
La falta de comunicación y las constantes fallas, son producto de los errores organizativos que se evitan con la planificación adecuada de vacaciones. Lo que esto quiere decir es que hacerla de forma correcta es esencial para evitar este tipo de conflictos que afectan la productividad. Especialmente en la época de verano o vacaciones escolares, pues es cuando la mayoría querrá unos días libres.
A continuación, algunos consejos para mejorar la gestión de vacaciones y su planificación:
- Mantener a la plantilla informada sobre los días libres que le corresponden a cada uno.
- Tener en cuenta los feriados nacionales y locales que son obligatorios, para ello se debe mantener a simple vista el calendario laboral correspondiente
- Llevar un registro de los días pendientes y consumidos y facilitar dicho registro al trabajador en caso de solicitarlo.
- Exigir que la solicitud de vacaciones se realice con un tiempo prudencial de antelación. Pedirlas con mucha o poca anticipación afectará al proceso de planificación.
- Mantener un canal de diálogo abierto entre el departamento de recursos humanos y los empleados. Esto se puede llevar a cabo con un módulo de mensajería dentro del aplicativo de gestión empresarial.
- Establecer y definir los roles dentro del departamento de Capital Humano encargado de esta gestión para una adecuada cadena de aprobación
¿Qué ofrece un gestor para la planificación de las vacaciones laborales?
Un buen software para la planificación de las vacaciones debe ofrecer soluciones a problemas específicos. Dentro de estas soluciones, se pueden contar las siguientes:
- Automatizar procedimientos, eliminando el uso de plantillas de Excel o parecidos, simplificando el proceso de solicitud y aprobación.
- Mejor visualización de permisos, ausencias, vacaciones y bajas, lo que permite conocer con certeza cuántos empleados se encuentran en funciones.
- Fácil acceso para empleados remotos y presenciales para verificar sus días libres y hábiles.
- La herramienta debe permitir la optimización del tiempo usado en esta tarea, por ejemplo eliminando la acción de introducción manual de los datos.
- Transparencia durante todo el proceso, desde la solicitud, hasta la aprobación.
- Visualización de los días trabajados, de asueto y vacaciones, además del cálculo automático de los días libres que aún le quedan al empleado.
- Planificación ordenada de cada etapa que requiera el proceso, evitando ir en contra del tiempo.
- La inclusión de un módulo de mensajería que permita notificar los días festivos, o eventos especiales, entre otros.
- Generación, almacenamiento y descarga de informes periódicos para el estudio de estadísticas, comportamiento general de la empresa y desempeño de la plantilla.
Organizar las vacaciones de la plantilla de trabajo
Mantener a la plantilla de trabajo contenta no es una tarea fácil, por lo que el descanso vacacional es fundamental para mejorar el ambiente laboral. Más allá de ser una exigencia legal a nivel mundial, ayuda a reponer energía y a recuperar el entusiasmo de ir a diario al trabajo.
Para ello es importante tener en cuenta cuáles son las necesidades del equipo de trabajo, dando turnos para el descanso. De esta forma, todos estarán contentos sin afectar la productividad de la compañía. En este sentido, se debe identificar cuáles son los periodos de mayor actividad de la empresa, de modo que se encuentre la mayor cantidad de personal laborando.
Asimismo, a la hora de otorgar vacaciones a varios empleados al mismo tiempo, es valioso que se establezcan prioridades. Por lo que el empleado con mayor antigüedad, o con hijos, serán los primeros beneficiados. Este tipo de acciones deberá estar respaldadas con las leyes locales, así como los convenios colectivos y contratos de trabajo.
Al usar trabajadores nuevos, es necesario prevenir situaciones por anticipado, en este caso, el período vacacional. Es decir, realizar estas contrataciones en la época donde la mayor cantidad de empleados se encuentra de asueto, de modo que no queden espacios vacíos. De esta forma, durante la época de vacaciones se debe equilibrar la asignación de tareas, de manera que el flujo de trabajo no se vea afectado.
En resumen, la planificación de las vacaciones laborales a través de un sistema automatizado es hablar de una inversión inteligente a largo plazo. Permite que la empresa mantenga una alta productividad, que sus empleados se encuentren en un ambiente laboral a gusto. Además de eliminar la necesidad de realizar procesos manuales que resultan engorrosos, dentro de un sistema integrado en el registro de la jornada laboral.
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